Envoyez et recevez des factures de façon sécurisée avec Peppol

Peppol, pour Pan-European Public Procurement Online, est un réseau fermé qui permet d'envoyer en toute sécurité des documents commerciaux numériques tels que des factures. Peppol a été financé conjointement par la Commission européenne et 18 instances publiques afin de simplifier le processus purchase-to-pay entre instances publiques et fournisseurs. Bien que codéveloppé par la Commission européenne, le réseau Peppol est un réseau international également utilisé en dehors de l'Europe et en passe de devenir la nouvelle norme en matière d'envoi de factures.

Peppol est un réseau composé de Points d'accès agréés entre lesquels sont envoyés des fichiers numériques comme des factures. La connexion à un tel Point d'accès se fait par des « fournisseurs de services ». Elle peut être établie soit au moyen du logiciel de facturation de ce fournisseur de services, soit en liant votre propre logiciel au Point d'accès. Pour vous enregistrer, vous devez utiliser un identifiant unique et vous identifier une seule fois. En Belgique, votre identifiant est votre numéro d'entreprise ou votre numéro GLN.

Le réseau Peppol permet d'envoyer uniquement des factures numériques, également appelées « factures électroniques ». Contrairement aux factures au format PDF, celles-ci sont des fichiers XML entièrement numériques (c'est-à-dire des fichiers numériques en texte brut) conçus selon la norme UBL(Universal Business Language,une norme internationale applicable aux documents commerciaux). Les fichiers peuvent ainsi être lus correctement par des logiciels de facturation du monde entier et traités de manière largement automatisée.

Peppol étant un réseau fermé et sécurisé, vous pouvez échanger des données financières sensibles en toute sécurité. L'identité de toutes les personnes connectées au réseau est en outre vérifiée. Vous avez ainsi toujours la certitude que les factures de votre destinataire sont authentiques et vous pouvez éviter la fraude à la facture.

Peppol vous permet aussi d'automatiser votre processus de facturation. Les factures que vous envoyez via le réseau étant entièrement numériques, vous pouvez les traiter automatiquement dans un logiciel de facturation. Les factures électroniques conformes à la norme UBL sont lues automatiquement sans erreur, ce qui évite de devoir saisir les données une deuxième fois. De quoi éviter toute erreur humaine lors du traitement. Grâce à un lien avec votre compte bancaire, les paiements et les factures sont rapprochés automatiquement et vous disposez d’une meilleure vue d’ensemble de la situation financière de votre entreprise. Peppol est également rapide : votre destinataire reçoit votre facture dans les 10 minutes après l'envoi. Combiné au traitement automatique, cela vous fait gagner un temps précieux.

Les pouvoirs publics imposent de plus en plus l'utilisation de Peppol pour l'envoi de factures électroniques dans le cadre de la lutte contre la fraude à la facture. En Belgique, par exemple, c'est le cas pour ceux qui facturent aux autorités flamandes et fédérales . Peppol est aussi de plus en plus utilisé dans les autres pays d’Europe et le reste du monde pour envoyer des factures aux pouvoirs publics (B2G) et même entre entreprises (B2B).