Liez Billit à votre logiciel de comptabilité avec Billmail

Créez un lien avec votre logiciel de comptabilité :

Liez Billit à Admisol

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Grâce à ce lien, vous pouvez lier Billit à Admisol. Avec le lien, vous pouvez importer les dossiers de vos clients qui utilisent Billit dans votre logiciel de comptabilité à intervalles fixes (ou quand vous le souhaitez). Les factures UBL sont lues correctement par Admisol et peuvent donc être facilement traitées.

Sur cette page :

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Exporter des factures numériques de Billit vers Winbooks On Web Connect

1Créez un compte comptable gratuit

2Configurez l'intégration

3Comment utiliser l'intégration?

4FAQ

1.Créez un compte comptable gratuit

1.Créez un compte comptable gratuit

Le compte comptable gratuit vous aidera à soutenir vos clients entrepreneurs en ligne en tant que comptable/expert-comptable. Pendant que nous aiderons vos clients entrepreneurs dans le cadre de leur facturation, vous les suivrez digitalement grâce à un portail clients très pratique. À la fin du trimestre, vous pourrez importer sans difficulté des fichiers complets dans votre propre logiciel de comptabilité sous la forme de factures UBL exemptes d’erreurs et faciles à traiter.

Créer un compte comptable gratuit

2. Création du lien

2. Création du lien

Créez un dossier pour chaque entrepreneur en cliquant sur « Ajouter » dans le menu « Dossiers ». Vous pouvez aussi créer plusieurs dossiers en même temps en exportant un fichier Excel, en saisissant les données du dossier sur chaque ligne (vous pouvez éventuellement copier ces données à partir d'une exportation de votre logiciel de comptabilité) et en important ensuite le document Excel modifié à l'aide du bouton « Importer ».

Importation de dossiers

Vos entrepreneurs ont déjà un compte Billit ? Dans ce cas, Billit les détectera lui-même grâce au numéro d'entreprise (même si vous ajoutez plusieurs dossiers à partir d'un fichier Excel) et vous demandera si vous souhaitez lier ces comptes d'entrepreneurs à votre compte comptable. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de lier des comptes d'entrepreneur à votre compte comptable ici.

Les nouveaux comptes créés par l'importation du fichier Excel ou avec le bouton « Ajouter » doivent d'abord être activés. Pour cela, cliquez sur « Envoyer les données de connexion » dans le menu « Dossiers ».

Envoi du login

Les entrepreneurs recevront une invitation par e-mail avec un login pour leur compte d'entrepreneur et un « dedicated account manager ». Ils pourront essayer le compte d'entrepreneur gratuitement pendant quatre semaines. Au terme de cette période d'essai, ils devront choisir une formule tarifaire. Pendant cette période d'essai, ils seront également contactés par un collaborateur de Billit chargé de les aider à démarrer et seront invités à un atelier de présentation de Billit.

Outre vos propres dossiers, vous pouvez aussi importer les données clients et fournisseurs d'un dossier de votre logiciel de comptabilité via un fichier Excel. Pour ce faire, vous devez d'abord ouvrir le dossier en mode entrepreneur. Pour cela, cliquez sur le menu « Dossiers », puis sur « Ouvrir dossier » sur la ligne du dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des données clients et fournisseurs.

Le dossier s’ouvrira tel que le voit l'entrepreneur lorsqu'il ouvre Billit. À partir de là, vous pourrez suivre les instructions concernant l'importation de clients/fournisseurs et l’importation de produits pour entrepreneurs.

Le lien avec Admisol se fait au moyen du lien Billmail Allez dans le sous-menu « Intégrations » qui apparaît lorsque vous cliquez sur un dossier dans le menu « Dossiers » et cliquez sur « Disponible » dans la tuile Billmail.

Tuile Billmail

Sur l'écran suivant, saisissez les adresses e-mail des boîtes aux lettres par le biais desquelles Admisol importe les différents types de documents. Chaque dossier Admisol possède en effet une adresse e-mail unique basée sur le numéro de TVA du dossier et qui se présente comme suit : BE-1234.567.890@doc.admisol.be. Pour envoyer des documents vers un journal autre que le livre d’achat, il faut encore ajouter le code du journal après le numéro de TVA, précédé d'un trait d'union, par exemple : BE-1234.567.89-codejournal@doc.admisol.be. Vous trouverez un exemple de champs complétés dans la capture d'écran ci-dessous. Vous trouverez de plus amples explications sur l'importation via des boîtes aux lettres électroniques dans Admisol sur le site internet d'Admisol.

Dans le champ « De », saisissez l'adresse e-mail avec laquelle vous voulez envoyer les documents. Attention ! L'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez les documents doit être l’adresse e-mail d'un utilisateur Admisol existant. Cliquez ensuite sur « Ajouter ».

boîtes aux lettres

Dans le menu « Dossiers », cliquez sur un dossier, puis sur le sous-menu « Intégrations » qui apparaît. En haut de cet écran, vous verrez un encadré intitulé « Paramètres par défaut du dossier ». À cet endroit, vous pouvez définir si et à quelle fréquence les documents peuvent être transmis de Billit vers votre logiciel de comptabilité.

Fréquence d'exportation

Le menu déroulant vous proposera les choix suivants :

1) Jamais : Les documents ne sont jamais transmis automatiquement au logiciel de comptabilité. En revanche, vous pouvez toujours importer les documents vous-même via le sous-menu « Exporter » du dossier.

2) Dernier mois (recommandé) : Tous les dossiers du dernier mois complet sont transmis.

3) Après 10 minutes : Tous les documents sont envoyés au logiciel de comptabilité 10 minutes après leur création.

Dans le menu déroulant, vous pouvez aussi choisir de ne transmettre les documents qu'après accord de l'entrepreneur. Dans ce cas, les documents ne seront pas transmis automatiquement, mais vous recevrez une notification lorsque l'entrepreneur voudra envoyer les documents. Vous pouvez toutefois transmettre les documents à tout moment au logiciel de comptabilité via le sous-menu « Exporter » dans le dossier.

Vous pouvez aussi définir que les factures dans Billit ne peuvent plus être modifiées après avoir été exportées vers le logiciel de comptabilité.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

Le compte comptable permet de définir l’identité visuelle de votre portail et de celui des entrepreneurs qui vous sont liés.

Rendez-vous pour ce faire dans l’encadré « Identité visuelle » du menu « Paramètres ».

Identité visuelle compte comptable

Votre URL hôte unique doit être approuvée par Billit. Cette approbation doit être demandée à support@billit.be. N'hésitez pas à définir votre identité visuelle en attendant cette approbation.

Les paramètres que vous pouvez définir sont les suivants :

- URL hôte : Si vous utilisez un nom d'hôte propre à afficher pour vos entrepreneurs, vous pouvez l’indiquer ici. Celui-ci doit être conçu selon le modèle de my.billit.be (par exemple my.nomdevotrebureaudecomptabilité.be). Vous souhaitez plus d'informations sur l'utilisation d’un nom d'hôte propre ? Contactez l’assistance.

- Couleur principale : définissez ici la couleur principale du portail. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur de navigation : Vous définissez à cet endroit la couleur des menus sélectionnés. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur des boutons : Vous définissez à cet endroit la couleur des boutons. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Titre de connexion : Vous définissez ici le titre qui sera affiché sur l'écran de connexion. Chez nous, c'est « Bienvenue ».

- Logo : Vous pouvez placer à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera à gauche sous la barre de menu.

Favicon : Vous définissez à cet endroit l'icône qui s’affichera dans l'onglet sous lequel le portail sera consulté.

Image de connexion : Vous pouvez télécharger à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera sur l'écran de connexion.

Après avoir saisi ou modifié les paramètres, cliquez sur « Sauvegarder » en bas pour sauvegarder les paramètres.

3. Comment utiliser le lien ?

3. Comment utiliser le lien ?

Si vous avez choisi « Dernier mois » ou « 10 minutes » lors du paramétrage du lien, vous n’aurez plus besoin d’exporter/importer les documents vous-même. Billit les exportera pour vous aux moments choisis que vous trouverez en haut du sous-menu « Intégrations » du dossier. Vous pouvez néanmoins toujours initialiser une exportation manuelle.

Ouvrez le dossier en cliquant sur le nom du dossier dans le menu « Dossiers » et cliquez ensuite sur le sous-menu « Exporter ». Vous pouvez spécifier à cet endroit les documents que vous souhaitez exporter. Cliquez ensuite sur « Exporter » pour exporter les documents vers votre logiciel de comptabilité.

Les factures entrantes peuvent avoir 2 formats dans Admisol, selon la façon dont le fournisseur les crée. Vous avez d'une part des factures au format .pdf classique (voir « comptabilisation à partir de scans »), et d'autre part des factures au format UBL. Ces dernières ressemblent à un document .pdf classique, mais contiennent un fichier crypté (.xml) contenant toutes les données de la facture. Admisol utilise ce fichier pour reconnaître automatiquement les données figurant sur la facture. Attention ! Les données sont traitées automatiquement dans une proposition de comptabilisation, mais la comptabilisation et ses ajustements doivent toujours être effectués manuellement !

N'oubliez pas non plus de ne pas interrompre le flux numérique afin qu'aucune information du document ne soit perdue. Si vous recevez par exemple une facture de votre fournisseur au format .pdf, vous ne devez pas l'imprimer avant de l'importer, mais simplement l'importer directement de votre ordinateur ou l’envoyer par courrier électronique dans l'application. De cette manière, les informations relatives à la comptabilisation pourront être traitées et affichées automatiquement.

Lorsque la facture arrive dans Admisol (par votre entremise ou via le fournisseur), elle apparaît dans le journal sélectionné (le plus souvent « Factures entrantes »). Le nombre de nouvelles pages entrantes est indiqué à cet endroit dans un cercle rouge. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir qu'il reste 10 pages à comptabiliser dans le premier journal.

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Pour visualiser les nouvelles factures entrantes, cliquez sur le signe plus vert dans l'aperçu des Factures entrantes.

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En cas d'importation d'une facture UBL dans Admisol, vous constaterez que le scan ou le .pdf apparaît cette fois à côté des données de la comptabilisation. La seule différence par rapport à une facture .pdf classique réside dans le fait que le fichier UBL contient les données de la facture, ce qui signifie qu'elle peut être traitée de façon presque entièrement automatique pour en faire une proposition de comptabilisation. Attention ! Les données sont traitées automatiquement dans une proposition de comptabilisation, mais la comptabilisation et ses ajustements doivent toujours être effectués manuellement ! L'exemple ci-dessous suppose que vous n'avez jamais saisi le fournisseur dans Admisol.

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Si le fournisseur n'est pas encore connu, il peut être créé automatiquement en cliquant sur « Ajouter nouveau fournisseur sur la base de l’UBL », après quoi vous verrez l'écran suivant. Admisol récupérera de cette façon toutes les données du fournisseur dans le fichier UBL et les saisira à l’endroit adéquat dans la fiche du fournisseur. Cliquez ensuite sur Sauvegarder pour enregistrer le fournisseur.

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Une fois le fournisseur connu dans Admisol, Admisol complétera automatiquement les données de facturation restantes du document UBL à l’endroit adéquat dans la comptabilisation. Cette façon de travailler réduit par ailleurs considérablement le risque d'erreurs par rapport à une nouvelle saisie des données sur des factures .pdf, puisque Admisol recopie littéralement les données UBL. Dans ce cas également, Admisol se souviendra des actions antérieures et continuera à avertir l'utilisateur si les montants diffèrent, ont déjà été comptabilisés ou si le même fichier .pdf a déjà été utilisé pour une autre comptabilisation.

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Pour comptabiliser et enregistrer la facture, il suffit de cliquer sur la disquette.

Vous avez besoin d'informations complémentaires ou vous avez des questions ? N'hésitez pas à contacter le service d'assistance d'Admisol en cliquant sur le point d'interrogation dans l'application.

Source : https://www.admisol.be/befr/manual/index.html?h10087.htm

 

(!) Il existe des limites à la transmission de documents avec Admisol. Cliquez ici pour de plus amples informations.

4. FAQ

4. FAQ

Le tableau de bord ne montre que les entrepreneurs ayant de nouveaux documents à traiter dans leur saisie rapide ou ayant de nouveaux documents prêts à être exportés.

Cliquez sur un dossier dans le menu « Dossiers ». Le sous-menu « Saisie rapide » permet de consulter la saisie rapide de votre entrepreneur et éventuellement de traiter vous-même les documents. Dans le sous-menu « Détails », cliquez sur « Ouvrir dossier » dans l’encadré « Informations sur le compte ». Vous accéderez alors à la plateforme de votre entrepreneur, telle qu'il peut la voir lui aussi.

Bien sûr. Il vous suffit pour cela de procéder comme la première fois que vous avez exporté les documents, mais avant d'exporter, cliquez sur « Afficher les options » et cochez « Déjà exportés inclus ».