Liez Billit à Adsolut

Créez un lien avec votre logiciel de comptabilité :

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Grâce à ce lien, vous pourrez importer facilement, directement et, si vous le souhaitez, automatiquement, des factures UBL à traiter de Billit dans Adsolut Si vos entrepreneurs ont lié leurs comptes bancaires à Billit via Billbank ou KBC/CBC, vous pourrez également faire importer les fichiers CODA de leurs dossiers dans Adsolut. Les factures UBL que Billit importera seront lues correctement par Adsolut et pourront être importées sans difficulté dans Adsolut sous la forme d'une proposition de comptabilisation. La création de vos dossiers dans Billit se fera en quelques clics sur la base des données historiques d’Adsolut. Vous pourrez ainsi importer non seulement dans Billit les données du dossier proprement dites, mais aussi toutes les données relatives aux clients et aux fournisseurs du dossier Adsolut.

Attention : si vous travaillez avec Adsolut via un serveur Firebird, il n'est malheureusement pas possible de synchroniser Adsolut avec Billit. L'exportation de Billit vers Adsolut est cependant supportée.

Sur cette page :

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Exporter des factures numériques de Billit vers Winbooks On Web Connect

1Créez un compte comptable gratuit

2Configurez l'intégration

3Comment utiliser l'intégration?

4FAQ

1.Créez un compte comptable gratuit

1.Créez un compte comptable gratuit

Le compte comptable gratuit vous aidera à soutenir vos clients entrepreneurs en ligne en tant que comptable/expert-comptable. Pendant que nous aiderons vos clients entrepreneurs dans le cadre de leur facturation, vous les suivrez digitalement grâce à un portail clients très pratique. À la fin du trimestre, vous pourrez importer sans difficulté des fichiers complets dans votre propre logiciel de comptabilité sous la forme de factures UBL exemptes d’erreurs et faciles à traiter.

Créer un compte comptable gratuit

2. Création du lien

2. Création du lien

Pour lier Billit à Adsolut, vous devez installer l'outil Billsync. Cet outil fera en sorte que les documents arriveront au bon endroit sur votre ordinateur/serveur.

Programmer une installation Billsync

Allez dans le sous-menu « Intégrations » sous le menu « Paramètres » et cliquez sur « Disponible » sur la tuile Billsync.

Sur l'écran suivant, suivez les étapes ci-après pour installer l'outil Billsync.

1. Demandez votre lien de téléchargement Billsync et la clé API correspondante à notre service d'assistance

2. Ouvrez le fichier téléchargé et suivez les étapes d'installation.

3. Après l'installation, vous pourrez lier l'outil Billsync à votre compte. Double-cliquez sur la nouvelle icône sur votre bureau.

4. L’écran de configuration apparaît. Cliquez sur l'onglet « Configuration », puis sur « Ouvrir configuration ».

Billsync

4.1 Sur cet écran, sélectionnez le dossier dans lequel BillSync pourra placer les fichiers (factures, documents et éventuellement fichiers CODA). S'il s'agit d'un dossier réseau, vous devrez peut-être saisir des données d'authentification. Vous trouverez ce dossier (créé par Adsolut) en cliquant sur « Gestion du système/Configuration » dans Adsolut. Sur l'écran suivant, vous trouverez le dossier à côté du code EFFFPATH.

Billsync

4.2 Cliquez ensuite sur « Saisir token API » et entrez la clé API. Attention : il ne s'agit pas du token API que vous trouverez dans vos paramètres utilisateur, mais de l'API Billsync reçue avec le lien de téléchargement de Billsync (Voir étape n°1).

4.3 Cliquez sur l'onglet « Adsolut » et saisissez les données. Demandez ces informations à votre partenaire/gestionnaire IT.

Billsync

5. Retournez à l'onglet « Statut ». Vérifiez si la connexion est active et cliquez sur « Sauvegarder ».

Billsync

6. Rechargez la page une fois que BillSync a été lié avec succès.

Grâce au lien, vous pourrez importer facilement des dossiers (y compris les données clients et fournisseurs de ces dossiers) à partir d’Adsolut dans Billit en utilisant le bouton « Ajouter à partir du logiciel de comptabilité » dans le menu « Dossiers ». Sur l'écran suivant, sélectionnez les dossiers trouvés dans Adsolut que vous souhaitez importer et cliquez sur « Importer ». Si vous ne voyez pas tous les dossiers Adsolut lors de l'importation, vérifiez que vous avez saisi correctement toutes les informations dans l'onglet « Adsolut » lors de la configuration de Billsync (ou cliquez sur le raccourci Billsync sur votre bureau). Vous pourrez vérifier que vous l’avez fait correctement en cliquant sur le bouton de test dans l'onglet Adsolut de l'outil de configuration Billsync. Dans l’encadré en dessous, vous trouverez un aperçu de tous les dossiers disponibles dans Adsolut.

Importation de dossiers

Vos entrepreneurs ont déjà un compte Billit ? Dans ce cas, Billit les détectera lui-même grâce au numéro d'entreprise et vous demandera si vous souhaitez lier ces comptes d'entrepreneurs à votre compte comptable. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de lier des comptes d'entrepreneur à votre compte comptable ici.

Les nouveaux comptes créés par l'importation à partir d’Adsolut doivent d'abord être activés. Pour cela, cliquez sur « Envoyer les données de connexion » dans le menu « Dossiers ».

Envoi du login

Les entrepreneurs recevront une invitation par e-mail avec un login pour leur compte d'entrepreneur et un « dedicated account manager ». Ils pourront essayer le compte d'entrepreneur gratuitement pendant quatre semaines. Au terme de cette période d'essai, ils devront choisir une formule tarifaire. Pendant cette période d'essai, ils seront également contactés par un représentant de Billit chargé de les aider à démarrer et seront invités à un atelier de présentation de Billit.

La structure de dossiers qu'Adsolut propose pour le traitement des factures électroniques UBL est basée sur le code unique qu'Adsolut attribue aux dossiers. Pour que les dossiers dans Billit soient liés aux dossiers dans Adsolut, vous devez récupérer le code unique dans Adsolut et le sauvegarder dans Billit.

Pour récupérer ce code, cliquez sur « Ouvrir dossier » dans Adsolut. Dans la fenêtre qui s'ouvre, une liste avec le code unique par dossier apparaît.

Ce code doit maintenant être saisi pour chaque dossier dans Billit. Ouvrez le dossier souhaité dans la liste de dossiers du menu « Dossiers » et cliquez sur la tuile Billsync dans le sous-menu « Intégrations » du dossier.

Dans la fenêtre « Configurer lien Billsync », saisissez le code d'Adsolut (pour chaque dossier), suivi de « \achats » et « \ventes ».

Dans le menu « Dossiers », cliquez sur un dossier, puis sur le sous-menu « Intégrations » qui apparaît. En haut de cet écran, vous verrez un encadré intitulé « Paramètres par défaut du dossier ». À cet endroit, vous pouvez définir si et à quelle fréquence les documents peuvent être transmis de Billit vers votre logiciel de comptabilité.

Fréquence d'exportation

Le menu déroulant vous proposera les choix suivants :

1) Jamais : Les documents ne sont jamais transmis automatiquement au logiciel de comptabilité. En revanche, vous pouvez toujours importer les documents vous-même via le sous-menu « Exporter » du dossier.

2) Dernier mois (recommandé) : Tous les dossiers du dernier mois complet sont transmis.

3) Après 10 minutes : Tous les documents sont envoyés au logiciel de comptabilité 10 minutes après leur création.

Dans le menu déroulant, vous pouvez aussi choisir de ne transmettre les documents qu'après approbation de l'entrepreneur. Dans ce cas, les documents ne seront pas transmis automatiquement, mais vous recevrez une notification lorsque l'entrepreneur voudra envoyer les documents. Vous pouvez toutefois transmettre les documents à tout moment au logiciel de comptabilité via le sous-menu « Exporter » dans le dossier.

Vous pouvez aussi définir que les factures dans Billit ne peuvent plus être modifiées après avoir été exportées vers le logiciel de comptabilité.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

Les fichiers CODA seront exportés automatiquement vers votre serveur et disponibles dans le dossier « Financial Transactions » que vous trouverez dans le dossier de chaque entrepreneur. Attention, l'envoi des fichiers CODA ne sera possible que si l'entrepreneur a lié son compte bancaire à Billit par l'intermédiaire de KBC/CBC ou Billbank.

Pour s'assurer qu'Adsolut lit les fichiers CODA, vous devez définir la localisation du 'CODAPATH' (c'est le dossier sur votre ordaniteur où Adsolut cherchera les fichiers CODA). Pour ce faire, cliquez sur l'onglet "Gestion du système" puis sur l'onglet "Paramètres". Si vous tapez "CODA" dans le champ de recherche, vous verrez le code et les paramètres de CODAPATH. Double-cliquez sur l'emplacement. Si le code n'est pas visible, vous pouvez également le créer vous-même.

Dans l'écran suivant, vous pouvez modifier l'emplacement où Adsolut va rechercher les fichiers CODA. Saisissez le nom du dossier dans lequel vous avez indiqué, lors de l'installation de Billsync, que les fichiers CODA devaient être placés. Vous pouvez toujours les trouver par dossier dans l'écran des paramètres de Billsync. (Allez dans le dossier -> Intégrations -> cliquez sur la tuile Billsync pour voir tous les emplacements définis).

Une fois que vous avez défini ces paramètres, allez dans le menu "Comptabilité", puis dans le sous-menu "Finances" et cliquez sur "Lire CODA" ou sur la touche F6 de votre clavier pour importer les fichiers CODA à partir de l'emplacement défini.

Le compte comptable permet de définir l’identité visuelle de votre portail et de celui des entrepreneurs qui vous sont liés.

Rendez-vous pour ce faire dans l’encadré « Identité visuelle » du menu « Paramètres ».

Identité visuelle compte comptable

Votre URL hôte unique doit être approuvée par Billit. Cette approbation doit être demandée à support@billit.be. N'hésitez pas à définir votre identité visuelle en attendant cette approbation.

Les paramètres que vous pouvez définir sont les suivants :

- URL hôte : Si vous utilisez un nom d'hôte propre à afficher pour vos entrepreneurs, vous pouvez l’indiquer ici. Celui-ci doit être conçu selon le modèle de my.billit.be (par exemple my.nomdevotrebureaudecomptabilité.be). Vous souhaitez plus d'informations sur l'utilisation d’un nom d'hôte propre ? Contactez l’assistance.

- Couleur principale : définissez ici la couleur principale du portail. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur de navigation : Vous définissez à cet endroit la couleur des menus sélectionnés. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur des boutons : Vous définissez à cet endroit la couleur des boutons. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Titre de connexion : Vous définissez ici le titre qui sera affiché sur l'écran de connexion. Chez nous, c'est « Bienvenue ».

- Logo : Vous pouvez placer à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera à gauche sous la barre de menu.

- Favicon : Vous définissez à cet endroit l'icône qui s’affichera dans l'onglet sous lequel le portail sera consulté.

- Image de connexion : Vous pouvez télécharger à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera sur l'écran de connexion.

Après avoir saisi ou modifié les paramètres, cliquez sur « Sauvegarder » en bas pour sauvegarder les paramètres.

3. Comment utiliser le lien ?

3. Comment utiliser le lien ?

Si vous avez choisi « Dernier mois » ou « 10 minutes » lors du paramétrage du lien, vous n’aurez plus besoin d’exporter/importer les documents vous-même. Billit les exportera pour vous aux moments choisis que vous trouverez en haut du sous-menu « Intégrations » du dossier. Vous pouvez néanmoins toujours initialiser une exportation manuelle.

Ouvrez le dossier en cliquant sur le nom du dossier dans le menu « Dossiers » et cliquez ensuite sur le sous-menu « Exporter ». Vous pouvez spécifier à cet endroit les documents que vous souhaitez exporter. Cliquez ensuite sur « Exporter » pour exporter les documents vers votre logiciel de comptabilité.

Traitement d'un seul document

Ouvrez le dossier et cliquez sur « Achats » ou « Ventes ».

Si vous cliquez sur le bouton « Comptabiliser » (F3), Adsolut traitera les fichiers UBL dans le journal sélectionné. Un double-clic sur un fichier UBL permet de lire le fichier et de le préparer en vue d’un contrôle.

Vous pouvez traiter la proposition de comptabilisation à l’écran suivant.

Traitement de plusieurs documents

Si vous voulez traiter plusieurs factures, rendez-vous dans le menu « Importer » et cliquez sur « Importer des factures UBL ».

4. FAQ

4. FAQ

Le tableau de bord ne montre que les entrepreneurs ayant de nouveaux documents à traiter dans leur saisie rapide ou ayant de nouveaux documents prêts à être exportés.

Cliquez sur un dossier dans le menu « Dossiers ». Le sous-menu « Saisie rapide » permet de consulter la saisie rapide de votre entrepreneur et éventuellement de traiter vous-même les documents. Dans le sous-menu « Détails », cliquez sur « Ouvrir dossier » dans l’encadré « Informations sur le compte ». Vous accéderez alors à la plateforme de votre entrepreneur, telle qu'il peut la voir lui aussi.

Bien sûr. Il vous suffit pour cela de procéder comme la première fois que vous avez exporté les documents, mais avant d'exporter, cliquez sur « Afficher les options » et cochez « Déjà exportés inclus ».