Liez Billit à Exact Live

Créez un lien avec votre logiciel de comptabilité :

Créez un lien entre Billit et Exact Online

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Grâce à ce lien, vous pourrez importer facilement, directement et, si vous le souhaitez, automatiquement, des factures UBL à traiter de Billit dans Exact Online. Les factures UBL que vous importerez de Billit dans votre logiciel de comptabilité pourront également être importées directement sous forme d’écritures dans Exact et si vos entrepreneurs ont lié leurs comptes bancaires par l'intermédiaire de Billbank ou de CBC, vous pourrez également faire envoyer leurs fichiers CODA au départ de Billit à la boîte aux lettres digitale d'Exact Online. La création de vos dossiers dans Billit se fera en quelques clics sur la base des données historiques d’Exact Online. Vous pourrez ainsi importer non seulement dans Billit les données du dossier proprement dites, mais aussi toutes les données relatives aux clients et aux fournisseurs du dossier Exact Online.

Sur cette page :

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Exporter des factures numériques de Billit vers Winbooks On Web Connect

1Créez un compte comptable gratuit

2Configurez l'intégration

3Comment utiliser l'intégration?

4FAQ

1.Créez un compte comptable gratuit

1.Créez un compte comptable gratuit

Le compte comptable gratuit vous aidera à soutenir vos clients entrepreneurs en ligne en tant que comptable/expert-comptable. Pendant que nous aiderons vos clients entrepreneurs dans le cadre de leur facturation, vous les suivrez digitalement grâce à un portail clients très pratique. À la fin du trimestre, vous pourrez importer sans difficulté des fichiers complets dans votre propre logiciel de comptabilité sous la forme de factures UBL exemptes d’erreurs et faciles à traiter.

Créer un compte comptable gratuit

2. Création du lien

2. Création du lien

Dans votre compte comptable, allez dans le sous-menu « Intégrations » sous le menu « Paramètres » et cliquez sur « Disponible » dans la tuile Exact Online. Sur l'écran suivant, cliquez sur « Lier ». Vous serez ensuite connecté à Exact Online et invité à vous connecter avec votre compte Exact Online. Veuillez noter que pour établir le lien, vous devrez disposer de droits d'administrateur dans Exact. Établissez donc toujours le lien initial avec un compte administrateur d'Exact.

Exact Online

Grâce au lien API, vous pouvez facilement importer des dossiers (y compris les données clients et fournisseurs de ces dossiers) à partir d'Exact Online en utilisant le bouton « Ajouter à partir du logiciel de comptabilité » dans le menu « Dossiers ». Sur l'écran suivant, sélectionnez les dossiers trouvés dans Exact Online que vous souhaitez importer et cliquez sur « Importer ». Si des dossiers Exact sont manquants dans cet aperçu, vous devrez peut-être modifier les autorisations de l'appli dans Exact. Accédez pour cela au centre de sécurité dans Exact, cliquez sur « Autorisations de mes apps », puis cliquez sur « Billit ». Vous pourrez alors gérer les différentes administrations pouvant être transférées dans cette application et ainsi devenir disponibles en vue d’une importation dans Billit. Vous trouverez plus d'informations dans le manuel d'Exact Online.

Importation de dossiers

Vos entrepreneurs possèdent déjà un compte Billit ? Dans ce cas, Billit les détectera lui-même grâce au numéro d'entreprise et vous demandera si vous souhaitez lier ces comptes d'entrepreneurs à votre compte comptable. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de lier des comptes d'entrepreneur à votre compte comptable ici.

Les nouveaux comptes créés par l'importation à partir d'Exact Online doivent d'abord être activés. Pour cela, cliquez sur « Envoyer les données de connexion » dans le menu « Dossiers ».

Envoi du login

Les entrepreneurs recevront une invitation par e-mail avec un login pour leur compte d'entrepreneur et un « dedicated account manager ». Ils pourront essayer le compte d'entrepreneur gratuitement pendant quatre semaines. Au terme de cette période d'essai, ils devront choisir une formule tarifaire. Pendant cette période d'essai, ils seront également contactés par un représentant de Billit chargé de les aider à démarrer et seront invités à un atelier de présentation de Billit.

Cliquez sur un dossier dans le menu « Dossiers ». Dans les sous-menus qui s'ouvrent, cliquez sur le sous-menu « Intégrations » puis sur « Installé » dans la tuile Exact Online.

Importation de dossiers

Sur cet écran, vous pouvez spécifier l'endroit où les factures d'achat et de vente peuvent être envoyées dans Exact et le compte par défaut qui doit être inclus (au cas où aucun autre compte au grand livre ne serait défini à un autre niveau). Si vous choisissez d'enregistrer dans le journal, Billit n'enverra plus de factures UBL à traiter, mais créera automatiquement des écritures dans Exact sur la base des comptes au grand livre prédéfinis. Sur cet écran, vous pouvez également cocher la case permettant aux fichiers CODA d’être envoyés à la boîte aux lettres digitale d'Exact Online (uniquement lorsque l'entrepreneur est lié à la banque par l'intermédiaire de Billbank ou de CBC).

Exact Online attribuera automatiquement un numéro par ordre croissant à vos écritures. Vous pourrez toutefois aussi, sur cet écran, configurer l'utilisation des numéros de factures de Billit. Attention : Si cette option est active, Billit écrasera les écritures existantes si le numéro existe déjà !

Destinations d'importation Exact

Informations utiles pour le choix de la destination d'importation : Comme vous le savez, plusieurs types d'abonnements sont disponibles dans Exact Online Accountancy. En fonction de votre méthode de travail et du niveau d'efficacité recherché, vous pourrez choisir un de ces « Types d'administration » pour chaque administration. Exact Online fait une distinction entre les factures envoyées via la boîte aux lettres digitale et les écritures d'achat ou de vente qui sont immédiatement comptabilisées dans le journal d'Exact via l'API. Les destinations d'importation doivent être choisies en fonction de votre formule d'abonnement.

Si vous souhaitez utiliser la boîte aux lettres digitale d'Exact Online, vous avez trois possibilités :

Exact Online Standard Company : Cela permet de transmettre les factures UBL de Billit à la boîte aux lettres digitale d'Exact Online et de les enregistrer ensuite manuellement.

Exact Online No Hands Company : Dans ce type d'administration, votre client dispose d'un utilisateur ayant un droit de regard (« Mon Bureau »). Cela comprend également 10 propositions de comptabilisation par mois. Cela signifie qu'Exact Online fera une proposition de comptabilisation à partir de l'UBL fournie par Billit, que vous pourrez ensuite traiter automatiquement ou après vérification. Grâce à l'apprentissage automatique, les propositions de comptabilisation sont faites sur la base des écritures présentes dans le dossier. Outre cette fonctionnalité, d'autres fonctionnalités sont également disponibles dans ce type d'administration. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site web d'Exact.

Exact Online No Hands Unlimited Company : En plus de l’utilisateur ayant un droit de regard (« Mon Bureau »), ce type d'administration comprend 500 factures par trimestre. Comme pour la No Hands Company, Exact Online fera une proposition de comptabilisation à partir de l'UBL fournie par Billit, que vous pourrez ensuite traiter automatiquement ou après vérification. Grâce à l'apprentissage automatique, les propositions de comptabilisation sont faites sur la base des écritures présentes dans le dossier. Outre cette fonctionnalité, d'autres fonctionnalités sont également disponibles dans ce type d'administration. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site web d'Exact.

Une deuxième option consiste à fournir des écritures d’achat ou de vente dans le journal d’Exact via API. Si vous travaillez de cette manière, Billit fournira une écriture terminée dans le journal d'Exact Online. Dans ce scénario, une Standard Company dans Exact Online suffit, car Exact n'a pas besoin de procéder à un enrichissement supplémentaire des écritures. La technologie de Billit effectue en effet la comptabilisation sur la base de comptes prédéfinis. Cela implique toutefois que certaines fonctionnalités d'Exact Online ne sont pas disponibles. Pour plus d'informations ou pour toute question à ce sujet, nous vous invitons à consulter le site web d'Exact.

Dans le menu « Dossiers », cliquez sur un dossier, puis sur le sous-menu « Intégrations » qui apparaît. En haut de cet écran, vous verrez un encadré intitulé « Paramètres par défaut du dossier ». À cet endroit, vous pouvez définir si et à quelle fréquence les documents peuvent être transmis de Billit à Exact Online.

Fréquence d'exportation

Le menu déroulant vous proposera les choix suivants :

1) Jamais : Les documents ne sont jamais transmis automatiquement au logiciel de comptabilité. En revanche, vous pouvez toujours importer les documents vous-même via le sous-menu « Exporter » du dossier.

2) Dernier mois (recommandé) : Tous les dossiers du dernier mois complet sont transmis.

3) Après 10 minutes : Tous les documents sont envoyés au logiciel de comptabilité 10 minutes après leur création.

Dans le menu déroulant, vous pouvez aussi choisir de ne transmettre les documents qu'après approbation de l'entrepreneur. Dans ce cas, les documents ne seront pas transmis automatiquement, mais vous recevrez une notification lorsque l'entrepreneur voudra envoyer les documents. Vous pouvez toutefois transmettre les documents à tout moment au logiciel de comptabilité via le sous-menu « Exporter » dans le dossier.

Vous pouvez aussi définir que les factures dans Billit ne peuvent plus être modifiées après avoir été exportées vers le logiciel de comptabilité.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

Dans les paramètres d'importation du dossier, vous pouvez activer l'envoi des fichiers CODA vers la boîte aux lettres digitale d'Exact Online (voir étape n°2). Si vous utilisez déjà le lien avec Exact, vous pouvez aussi suivre ce manuel pour envoyer également les fichiers CODA à Exact. L'envoi des fichiers CODA de l'entrepreneur n'est possible que lorsque celui-ci lie sa banque à Billit via Billbank ou CBC.

Le compte comptable permet de définir l’identité visuelle de votre portail et de celui des entrepreneurs qui vous sont liés.

Rendez-vous pour ce faire dans l’encadré « Identité visuelle » du menu « Paramètres ».

Identité visuelle compte comptable

Votre URL hôte unique doit être approuvée par Billit. Cette approbation doit être demandée à support@billit.be. N'hésitez pas à définir votre identité visuelle en attendant cette approbation.

Les paramètres que vous pouvez définir sont les suivants :

• URL hôte : Si vous utilisez un nom d'hôte propre à afficher pour vos entrepreneurs, vous pouvez l’indiquer ici. Celui-ci doit être conçu selon le modèle de my.billit.be (par exemple my.nomdevotrebureaudecomptabilité.be). Vous souhaitez plus d'informations sur l'utilisation d’un nom d'hôte propre ? Contactez l’assistance.

• Couleur principale : définissez ici la couleur principale du portail. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

• Couleur de navigation : Vous définissez à cet endroit la couleur des menus sélectionnés. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

• Couleur des boutons : Vous définissez à cet endroit la couleur des boutons. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

•Titre de connexion : Vous définissez ici le titre qui sera affiché sur l'écran de connexion. Chez nous, c'est « Bienvenue ».

• Logo : Vous pouvez placer à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera à gauche sous la barre de menu.

• Favicon : Vous définissez à cet endroit l'icône qui s’affichera dans l'onglet sous lequel le portail sera consulté.

• Image de connexion : Vous pouvez télécharger à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera sur l'écran de connexion.

Après avoir saisi ou modifié les paramètres, cliquez sur « Sauvegarder » en bas pour sauvegarder les paramètres.

3. Comment utiliser le lien ?

3. Comment utiliser le lien ?

Si vous avez choisi « Dernier mois » ou « 10 minutes » lors du paramétrage du lien, vous n’aurez plus besoin d’exporter/importer les documents vous-même. Billit les exportera pour vous aux moments choisis que vous trouverez en haut du sous-menu « Intégrations » du dossier. Vous pouvez néanmoins toujours initialiser une exportation manuelle.

Ouvrez le dossier en cliquant sur le nom du dossier dans le menu « Dossiers » et cliquez ensuite sur le sous-menu « Exporter ». Vous pouvez spécifier à cet endroit les documents que vous souhaitez exporter. Cliquez ensuite sur « Exporter » pour exporter les documents vers votre logiciel de comptabilité.

Selon que vous choisissez d'importer sous forme d’écriture ou d’UBL dans la boîte aux lettres digitale, les documents arriveront dans le menu « Comptabilité » > « Écritures » > « Traitement » pour être traités ou vous recevrez une notification via l'onglet « Activités » > « Boîte aux lettres digitale ». Les fichiers CODA aboutissent de toute façon dans la boîte aux lettres digitale du dossier adéquat.

Lorsqu'une facture est comptabilisée dans Exact, Billit récupère le numéro d'écriture et le place à côté de la facture dans le registre des achats et des ventes de Billit. Lorsque vous cliquez sur le numéro d'écriture, vous êtes redirigé vers l’écriture dans Exact.

Les comptables/experts-comptables qui disposent du module « Analyse des coûts » dans Exact Online peuvent aussi ajouter des centres et des sources de coûts à une facture avant de l'exporter dans Exact Online. Ces données seront ensuite intégrées dans la proposition de comptabilisation lorsque la facture sera importée dans Exact Online. Les centres et sources de coûts sont synchronisés tous les nuits dans Billit à partir d’Exact Online.

Pour ajouter le centre et la source de coûts, ouvrez la facture dans le menu « Recettes » ou « Dépenses ». Une fois les centres et sources de coûts importés à partir d'Exact Online (la synchronisation a lieu chaque nuit), ils sont disponibles au bas de la facture en vue de leur attribution à celle-ci.

 

L'option permettant d'attribuer des centres et des sources de coûts à une facture n'est disponible par défaut qu'à partir du compte comptable, mais peut aussi être activée dans le compte entrepreneur en activant l'option « Comptes au grand livre » dans le menu « Paramètres ».

Vous trouverez de plus amples informations sur l'utilisation du module « Analyse des coûts » sur le site internet d'Exact Online.

4. FAQ

4. FAQ

Le tableau de bord ne montre que les entrepreneurs ayant de nouveaux documents à traiter dans leur saisie rapide ou ayant de nouveaux documents prêts à être exportés.

Cliquez sur un dossier dans le menu « Dossiers ». Le sous-menu « Saisie rapide » permet de consulter la saisie rapide de votre entrepreneur et éventuellement de traiter vous-même les documents. Dans le sous-menu « Détails », cliquez sur « Ouvrir dossier » dans l’encadré « Informations sur le compte ». Vous accéderez alors à la plateforme de votre entrepreneur, telle qu'il peut la voir lui aussi.

Bien sûr. Il vous suffit pour cela de procéder comme la première fois que vous avez exporté les documents, mais avant d'exporter, cliquez sur « Afficher les options » et cochez « Déjà exportés inclus ».

Les comptes au grand livre modifiés dans Exact sont synchronisés dans Billit toutes les nuits. Il peut donc s'écouler une journée avant que Billit ne dispose des données modifiées.

Vous pouvez modifier le statut de factures en « (non)exportées ». Pour exporter, allez dans le livre de vente ou d’achat et sélectionnez les factures auxquelles vous souhaitez attribuer un autre statut. Faites ensuite défiler vers le bas, cliquez sur « Options supplémentaires » et sur « Modifier statut en exporté ». Vous obtiendrez ensuite un aperçu actualisé dans l'écran d'exportation.