Liez Billit à Octopus

Créez un lien avec votre logiciel de comptabilité :

Liez Billit à Octopus

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Grâce à ce lien, vous pourrez importer facilement, directement et, si vous le souhaitez, automatiquement, des factures UBL à traiter de Billit dans Octopus. Les factures de vente peuvent également être importées immédiatement sous forme d’écritures dans Octopus. Une fois le lien établi, vous pourrez importer facilement les données des clients et des fournisseurs de vos dossiers Octopus dans le dossier Billit correspondant.

Sur cette page :

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Exporter des factures numériques de Billit vers Winbooks On Web Connect

1Créez un compte comptable gratuit

2Configurez l'intégration

3Comment utiliser l'intégration?

4FAQ

1.Créez un compte comptable gratuit

1.Créez un compte comptable gratuit

Le compte comptable gratuit vous aidera à soutenir vos clients entrepreneurs en ligne en tant que comptable/expert-comptable. Pendant que nous aiderons vos clients entrepreneurs dans le cadre de leur facturation, vous les suivrez digitalement grâce à un portail clients très pratique. À la fin du trimestre, vous pourrez importer sans difficulté des fichiers complets dans votre propre logiciel de comptabilité sous la forme de factures UBL exemptes d’erreurs et faciles à traiter.

Créer un compte comptable gratuit

2. Création du lien

2. Création du lien

Créez un dossier pour chaque entrepreneur en cliquant sur « Ajouter » dans le menu « Dossiers ». Vous pouvez aussi créer plusieurs dossiers en même temps en exportant un fichier Excel, en saisissant les données du dossier sur chaque ligne (vous pouvez éventuellement copier ces données à partir d'une exportation de votre logiciel de comptabilité) et en important ensuite le document Excel modifié à l'aide du bouton « Importer ». Il n'est malheureusement pas encore possible d'importer des dossiers à partir de ce logiciel de comptabilité.

Importation de dossiers

Vos entrepreneurs ont déjà un compte Billit ? Dans ce cas, Billit les détectera lui-même grâce au numéro d'entreprise (même si vous ajoutez plusieurs dossiers à partir d'un fichier Excel) et vous demandera si vous souhaitez lier ces comptes d'entrepreneurs à votre compte comptable. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de lier des comptes d'entrepreneur à votre compte comptable ici.

Les nouveaux comptes créés par l'importation du fichier Excel ou avec le bouton « Ajouter » doivent d'abord être activés. Pour cela, cliquez sur « Envoyer les données de connexion » dans le menu « Dossiers ».

Envoi du login

Les entrepreneurs recevront une invitation par e-mail avec un login pour leur compte d'entrepreneur et un « dedicated account manager ». Ils pourront essayer le compte d'entrepreneur gratuitement pendant quatre semaines. Au terme de cette période d'essai, ils devront choisir une formule tarifaire. Pendant cette période d'essai, ils seront également contactés par un représentant de Billit chargé de les aider à démarrer et seront invités à un atelier de présentation de Billit.

Une fois vos dossiers créés ou importés, vous pourrez les lier aux dossiers dans Octopus. Cela vous permettra non seulement d'importer des factures des dossiers Billit (automatiquement si vous le souhaitez) dans Octopus, mais aussi de transférer les données des clients et des fournisseurs de vos dossiers Octopus vers vos dossiers Billit.

Ce paramétrage doit être effectué pour chaque dossier. Pour cela, allez dans le menu « Dossiers » et cliquez sur le nom du dossier que vous voulez lier. Cliquez ensuite sur le sous-menu « Intégrations » sous le dossier qui s'ouvre. Faites défiler jusqu'à la tuile Octopus et cliquez sur « Disponible » et « Lier » à l'écran suivant après avoir entré vos données de connexion Octopus.

Importation de dossiers

Sur l'écran suivant, liez le dossier Billit au dossier approprié dans Octopus. Vous pouvez également y indiquer les comptes standard au grand livre. Si vous ne choisissez pas de grand livre pour vos factures d'achat et de vente, le grand livre standard est utilisé. Attention : même si vous utilisez l'option DMS d'Octopus, vous devrez toujours remplir les comptes du grand livre. Cliquez ensuite sur « Sauvegarder ». Après avoir sauvegardé, vous pouvez cliquer sur « Afficher la communication ». Dans le journal, vous pourrez voir les données des clients et des fournisseurs transférées d'Octopus.

Paramètres des dossiers Octopus

Dans le menu « Dossiers », cliquez sur un dossier, puis sur le sous-menu « Intégrations » qui apparaît. En haut de cet écran, vous verrez un encadré intitulé « Paramètres par défaut du dossier ». À cet endroit, vous pouvez définir si et à quelle fréquence les documents peuvent être transmis de Billit vers votre logiciel de comptabilité.

Fréquence d'exportation

Le menu déroulant vous proposera les choix suivants :

1) Jamais : Les documents ne sont jamais transmis automatiquement au logiciel de comptabilité. En revanche, vous pouvez toujours importer les documents vous-même via le sous-menu « Exporter » du dossier.

2) Dernier mois (recommandé) : Tous les dossiers du dernier mois complet sont transmis.

3) Après 10 minutes : Tous les documents sont envoyés au logiciel de comptabilité 10 minutes après leur création.

Dans le menu déroulant, vous pouvez aussi choisir de ne transmettre les documents qu'après approbation de l'entrepreneur. Dans ce cas, les documents ne seront pas transmis automatiquement, mais vous recevrez une notification lorsque l'entrepreneur voudra envoyer les documents. Vous pouvez toutefois transmettre les documents à tout moment au logiciel de comptabilité via le sous-menu « Exporter » dans le dossier.

Vous pouvez aussi définir que les factures dans Billit ne peuvent plus être modifiées après avoir été exportées vers le logiciel de comptabilité.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

Le compte comptable permet de définir l’identité visuelle de votre portail et de celui des entrepreneurs qui vous sont liés.

Rendez-vous pour ce faire dans l’encadré « Identité visuelle » du menu « Paramètres ».

Identité visuelle compte comptable

Votre URL hôte unique doit être approuvée par Billit. Cette approbation doit être demandée à support@billit.be. N'hésitez pas à définir votre identité visuelle en attendant cette approbation.

Les paramètres que vous pouvez définir sont les suivants :

- URL hôte : Si vous utilisez un nom d'hôte propre à afficher pour vos entrepreneurs, vous pouvez l’indiquer ici. Celui-ci doit être conçu selon le modèle de my.billit.be (par exemple my.nomdevotrebureaudecomptabilité.be). Vous souhaitez plus d'informations sur l'utilisation d’un nom d'hôte propre ? Contactez l’assistance.

- Couleur principale : définissez ici la couleur principale du portail. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur de navigation : Vous définissez à cet endroit la couleur des menus sélectionnés. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur des boutons : Vous définissez à cet endroit la couleur des boutons. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Titre de connexion : Vous définissez ici le titre qui sera affiché sur l'écran de connexion. Chez nous, c'est « Bienvenue ».

- Logo : Vous pouvez placer à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera à gauche sous la barre de menu.

Favicon : Vous définissez à cet endroit l'icône qui s’affichera dans l'onglet sous lequel le portail sera consulté.

Image de connexion : Vous pouvez télécharger à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera sur l'écran de connexion.

Après avoir saisi ou modifié les paramètres, cliquez sur « Sauvegarder » en bas pour sauvegarder les paramètres.

3. Comment utiliser le lien ?

3. Comment utiliser le lien ?

Si vous avez choisi « Dernier mois » ou « 10 minutes » lors du paramétrage du lien, vous n’aurez plus besoin d’exporter/importer les documents vous-même. Billit les exportera pour vous aux moments choisis que vous trouverez en haut du sous-menu « Intégrations » du dossier. Vous pouvez néanmoins toujours initialiser une exportation manuelle.

Ouvrez le dossier en cliquant sur le nom du dossier dans le menu « Dossiers » et cliquez ensuite sur le sous-menu « Exporter ». Vous pouvez spécifier à cet endroit les documents que vous souhaitez exporter. Cliquez ensuite sur « Exporter » pour exporter les documents vers votre logiciel de comptabilité.

Factures de vente

Les factures de vente sont traitées et comptabilisées automatiquement sur le compte au grand livre que vous avez saisi dans la ligne de facture ou de commande. Si vous ne le faites pas, Billit prendra par défaut le compte au grand livre paramétré dans l'écran de lien Octopus sous le menu Paramètres > Intégrations > Octopus.

Si le client de la facture de vente n'existe pas encore dans Octopus, ce client sera créé immédiatement durant ce processus.

Factures d’achat

Les factures d'achat sont - tout comme les factures de vente - automatiquement comptabilisées dans le compte du grand livre sélectionné. Si vous n'en choisissez pas, le compte standard du grand livre est utilisé. Vous devrez toujours en indiquer un, même si les factures ne sont pas comptabilisées directement. Vous pouvez trouver le compte général standard dans les paramètres de votre intégration Octopus.

Si le client de la facture d'achat n'existe pas encore dans Octopus, il sera créé ici immédiatement.

Les factures d'achat sont chargées automatiquement dans le Document Import Viewer d’Octopus. Pour cela, vous devez disposer du système DMS d'Octopus. L'option DMS est cochée par défaut dans Billit. Pour des informations complémentaires sur le prix et l'activation, veuillez contacter le service clients d'Octopus par e-mail à info@octopus.be.

4. FAQ

4. FAQ

Le tableau de bord ne montre que les entrepreneurs ayant de nouveaux documents à traiter dans leur saisie rapide ou ayant de nouveaux documents prêts à être exportés.

Cliquez sur un dossier dans le menu « Dossiers ». Le sous-menu « Saisie rapide » permet de consulter la saisie rapide de votre entrepreneur et éventuellement de traiter vous-même les documents. Dans le sous-menu « Détails », cliquez sur « Ouvrir dossier » dans l’encadré « Informations sur le compte ». Vous accéderez alors à la plateforme de votre entrepreneur, telle qu'il peut la voir lui aussi.

Bien sûr. Il vous suffit pour cela de procéder comme la première fois que vous avez exporté les documents, mais avant d'exporter, cliquez sur « Afficher les options » et cochez « Déjà exportés inclus ».

1. Vérifiez si le fournisseur existe
2. Après avoir créé le fournisseur, il est préférable d’effectuer une synchronisation pour avoir la certitude de le trouver.
3. Vérifiez si le bouton « liaison automatique lors de la réalisation des écritures » est activé.
4. Il est souvent impossible de charger deux fois le même document. Si deux documents sont prêts dans le visualiseur d'importation de documents, il est préférable de passer de l'un à l'autre. En règle générale, Octopus parviendra à recharger le document dans ce cas.

Ce message d'erreur s’affiche lorsque l'option Webservices n'est pas activée dans Octopus. Ouvrez le fichier dans Octopus, cliquez sur Commander > cochez Accès au service Web. Attention, cette option peut entraîner un coût supplémentaire, veuillez contacter Octopus.

Définissez un compte au grand livre par défaut sur le fournisseur. Il semble qu’Octopus n’apprenne pas cela automatiquement lors de l'importation d'UBL.

Cela n'est malheureusement pas encore possible, mais nous étudions la possibilité de le faire à l'avenir en collaboration avec le fournisseur du logiciel Octopus.

Pour lier un fichier à Billit, il faut lui donner accès au service web. Vous pouvez trouver ce paramètre dans Octopus sous gestion > utilisateurs > droits > accès au service web.