Liez Billit à Venice

Créez un lien avec votre logiciel de comptabilité :

Liez Billit à Venice

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Liez Billit à Venice

Grâce à ce lien, vous pouvez lier Billit avec Venice. Avec le lien, vous pouvez importer les dossiers de vos clients qui utilisent Billit dans votre logiciel de comptabilité à intervalles fixes (ou quand vous le souhaitez). Les factures UBL sont lues correctement par Venice et peuvent donc être facilement traitées dans un logiciel de comptabilité. Si vos entrepreneurs ont lié leurs comptes bancaires à Billit via Billbank ou KBC/CBC, vous pourrez également faire exporter les fichiers CODA de leurs dossiers.

Attention : si vous travaillez avec Venice via un serveur Firebird, il n'est malheureusement pas possible de synchroniser Venice avec Billit. L'exportation de Billit vers Venice est cependant supportée.

Sur cette page :

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Exporter des factures numériques de Billit vers Winbooks On Web Connect

1Créez un compte comptable gratuit

2Configurez l'intégration

3Comment utiliser l'intégration?

4FAQ

1.Créez un compte comptable gratuit

1.Créez un compte comptable gratuit

Le compte comptable gratuit vous aidera à soutenir vos clients entrepreneurs en ligne en tant que comptable/expert-comptable. Pendant que nous aiderons vos clients entrepreneurs dans le cadre de leur facturation, vous les suivrez digitalement grâce à un portail clients très pratique. À la fin du trimestre, vous pourrez importer sans difficulté des fichiers complets dans votre propre logiciel de comptabilité sous la forme de factures UBL exemptes d’erreurs et faciles à traiter.

Créer un compte comptable gratuit

2. Création du lien

2. Création du lien

Pour lier Billit à votre logiciel de comptabilité, vous devez installer l'outil Billsync. Cet outil fera en sorte que les documents arriveront au bon endroit sur votre ordinateur/serveur.

Programmer une installation Billsync

Allez dans le sous-menu « Intégrations » sous le menu « Paramètres » et cliquez sur « Disponible » sur la tuile Billsync.

Winbooks classic

Sur l'écran suivant, suivez les étapes ci-après pour installer l'outil Billsync.

1. Demandez votre lien de téléchargement Billsync et la clé API correspondante à notre service d'assistance

2. Ouvrez le fichier téléchargé et suivez les étapes d'installation.

3. Après l'installation, vous pourrez lier l'outil Billsync à votre compte. Double-cliquez sur la nouvelle icône sur votre bureau.

4. L’écran de configuration apparaît. Cliquez sur l'onglet « Configuration », puis sur « Ouvrir configuration ».

Billsync

4.1 Sur cet écran, sélectionnez le dossier dans lequel BillSync pourra placer les fichiers (factures, documents et éventuellement fichiers CODA). S'il s'agit d'un dossier réseau, vous devrez peut-être saisir des données d'authentification.

4.2 Cliquez ensuite sur « Saisir token API » et entrez la clé API. Attention : il ne s'agit pas du token API que vous trouverez dans vos paramètres utilisateur, mais de l'API Billsync reçue avec le lien de téléchargement de Billsync (Voir étape n°1).

5. Retournez à l'onglet « Statut ». Vérifiez si la connexion est active.

Billsync

6. Rechargez la page une fois que BillSync a été lié avec succès.

Créez un dossier pour chaque entrepreneur en cliquant sur « Ajouter » dans le menu « Dossiers ». Vous pouvez aussi créer plusieurs dossiers en même temps en exportant un fichier Excel, en saisissant les données du dossier sur chaque ligne (vous pouvez éventuellement copier ces données à partir d'une exportation de votre logiciel de comptabilité) et en important ensuite le document Excel modifié à l'aide du bouton « Importer ». Il n'est malheureusement pas encore possible d'importer des dossiers à partir de ce logiciel de comptabilité.

Importation de dossiers

Vos entrepreneurs ont déjà un compte Billit ? Dans ce cas, Billit les détectera lui-même grâce au numéro d'entreprise (même si vous ajoutez plusieurs dossiers à partir d'un fichier Excel) et vous demandera si vous souhaitez lier ces comptes d'entrepreneurs à votre compte comptable. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de lier des comptes d'entrepreneur à votre compte comptable ici.

Les nouveaux comptes créés par l'importation du fichier Excel ou avec le bouton « Ajouter » doivent d'abord être activés. Pour cela, cliquez sur « Envoyer les données de connexion » dans le menu « Dossiers ».

Envoi du login

Les entrepreneurs recevront une invitation par e-mail avec un login pour leur compte d'entrepreneur et un « dedicated account manager ». Ils pourront essayer le compte d'entrepreneur gratuitement pendant quatre semaines. Au terme de cette période d'essai, ils devront choisir une formule tarifaire. Pendant cette période d'essai, ils seront également contactés par un collaborateur de Billit chargé de les aider à démarrer et seront invités à un atelier de présentation de Billit.

Outre vos propres dossiers, vous pouvez aussi importer les données clients et fournisseurs d'un dossier de votre logiciel de comptabilité dans Billit via un fichier Excel. Pour ce faire, vous devez d'abord ouvrir le dossier en mode entrepreneur. Pour cela, cliquez sur le menu « Dossiers », puis sur « Ouvrir dossier » sur la ligne du dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des données clients et fournisseurs.

Le dossier s’ouvrira tel que le voit l'entrepreneur lorsqu'il ouvre Billit. À partir de là, vous pourrez suivre les instructions concernant l'importation de clients/fournisseurs et l’importation de produits pour entrepreneurs.

Les endroits où seront importés les fichiers exportés et les fichiers CODA (uniquement lorsqu'ils sont importés sur le compte entrepreneur via Billbank ou CBC) seront définis sur la base du dossier que vous aurez paramétré lors de la configuration de l'outil Billsync. Si vous voulez apporter une modification, cliquez sur la tuile Billsync dans le sous-menu « Intégrations » du dossier. L'écran de configuration du lien Billsync s'ouvrira alors.

Dans le menu « Dossiers », cliquez sur un dossier, puis sur le sous-menu « Intégrations » qui apparaît. En haut de cet écran, vous verrez un encadré intitulé « Paramètres par défaut du dossier ». À cet endroit, vous pouvez définir si et à quelle fréquence les documents peuvent être transmis de Billit vers votre logiciel de comptabilité.

Fréquence d'exportation

Le menu déroulant vous proposera les choix suivants :

1) Jamais : Les documents ne sont jamais transmis automatiquement au logiciel de comptabilité. En revanche, vous pouvez toujours importer les documents vous-même via le sous-menu « Exporter » du dossier.

2) Dernier mois (recommandé) : Tous les dossiers du dernier mois complet sont transmis.

3) Après 10 minutes : Tous les documents sont envoyés au logiciel de comptabilité 10 minutes après leur création.

Dans le menu déroulant, vous pouvez aussi choisir de ne transmettre les documents qu'après accord de l'entrepreneur. Dans ce cas, les documents ne seront pas transmis automatiquement, mais vous recevrez une notification lorsque l'entrepreneur voudra envoyer les documents. Vous pouvez toutefois transmettre les documents à tout moment au logiciel de comptabilité via le sous-menu « Exporter » dans le dossier.

Vous pouvez aussi définir que les factures dans Billit ne peuvent plus être modifiées après avoir été exportées vers le logiciel de comptabilité.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

Le dossier pour l'envoi de fichiers CODA via Billsync a été paramétré lors de la configuration de l'outil. Les fichiers CODA seront désormais exportés automatiquement vers le dossier que vous aurez défini. Dans ce dossier, un dossier dans lequel les fichiers CODA pourront être consultés par votre logiciel de comptabilité sera créé par entrepreneur/dossier. Vous trouverez comment télécharger vos fichiers CODA dans Venice à partir de l'emplacement paramétré sur cette page d'assistance de Venice.

Le compte comptable permet de définir l’identité visuelle de votre portail et de celui des entrepreneurs qui vous sont liés.

Rendez-vous pour ce faire dans l’encadré « Identité visuelle » du menu « Paramètres ».

Identité visuelle compte comptable

Votre URL hôte unique doit être approuvée par Billit. Cette approbation doit être demandée à support@billit.be. N'hésitez pas à définir votre identité visuelle en attendant cette approbation.

Les paramètres que vous pouvez définir sont les suivants :

- URL hôte : Si vous utilisez un nom d'hôte propre à afficher pour vos entrepreneurs, vous pouvez l’indiquer ici. Celui-ci doit être conçu selon le modèle de my.billit.be (par exemple my.nomdevotrebureaudecomptabilité.be). Vous souhaitez plus d'informations sur l'utilisation d’un nom d'hôte propre ? Contactez l’assistance.

- Couleur principale : définissez ici la couleur principale du portail. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur de navigation : Vous définissez à cet endroit la couleur des menus sélectionnés. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur des boutons : Vous définissez à cet endroit la couleur des boutons. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Titre de connexion : Vous définissez ici le titre qui sera affiché sur l'écran de connexion. Chez nous, c'est « Bienvenue ».

- Logo : Vous pouvez placer à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera à gauche sous la barre de menu.

Favicon : Vous définissez à cet endroit l'icône qui s’affichera dans l'onglet sous lequel le portail sera consulté.

Image de connexion : Vous pouvez télécharger à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera sur l'écran de connexion.

Après avoir saisi ou modifié les paramètres, cliquez sur « Sauvegarder » en bas pour sauvegarder les paramètres.

3. Comment utiliser le lien ?

3. Comment utiliser le lien ?

Si vous avez choisi « Dernier mois » ou « 10 minutes » lors du paramétrage du lien, vous n’aurez plus besoin d’exporter/importer les documents vous-même. Billit les exportera pour vous aux moments choisis que vous trouverez en haut du sous-menu « Intégrations » du dossier. Vous pouvez néanmoins toujours initialiser une exportation manuelle.

Ouvrez le dossier en cliquant sur le nom du dossier dans le menu « Dossiers » et cliquez ensuite sur le sous-menu « Exporter ». Vous pouvez spécifier à cet endroit les documents que vous souhaitez exporter. Cliquez ensuite sur « Exporter » pour exporter les documents vers votre logiciel de comptabilité.

Factures d’achat

1. Les factures entrantes que vous recevez numériquement de Billit sont enregistrées dans un dossier fixe par dossier (voir paramètres Billsync).

2. Créez un nouveau dossier de travail.

Pour ce faire, lancez le module « Accepter les documents électroniques » (Menu principal Venice -> onglet Démarrer -> groupe Explorer -> Documents électroniques). Dans le module « Accepter les documents électroniques », sélectionnez « Nouveau dossier de travail » (onglet Démarrer -> groupe Documents électroniques). Sur l'écran « Nouveau dossier de travail », saisissez le chemin d'accès au dossier où se trouvent les documents électroniques à traiter, puis cliquez sur le bouton « Créer ». La liste d'état d’avancement indique l'état d'avancement de l’intégration des documents électroniques dans la fiche de travail ainsi que les éventuelles erreurs.

Dossier de travail Venice

3. Définir comment et où le document électronique doit être traité ultérieurement.

Dans la fiche de travail « Accepter les documents électroniques », vous verrez non seulement la fiche de travail proprement dite, mais aussi une représentation du document électronique. Cela vous permettra de décider rapidement ce que doit devenir le document électronique. Pour commencer, vous déterminerez s’il peut être traité (acceptation ou rejet (Ctrl+F12)) et ensuite, vous spécifierez la manière dont cela doit être fait (Comptabilité (Ctrl+F11), Facturation (Ctrl+F10) ou Application externe/autre (Ctrl+F8)).

Accepter Venice

Vous pouvez, par ailleurs, configurer pour chaque fournisseur dans la fiche de celui-ci (onglet Document) si vous voulez traiter ses documents électroniques par défaut dans Venice Comptabilité ou dans Venice Gestion des achats.

Document Venice

4. Vous traitez les documents électroniques dans le module « Achats » (Comptabilité) ou « Factures d'achat » (Facturation)

Tous les documents électroniques que vous avez acceptés et qui sont destinés à la comptabilité sont présentés dans la boîte de dialogue « Importer des documents électroniques » dans le module « Achats ». De la même manière, les documents acceptés destinés à la facturation sont présentés dans la boîte de dialogue « Importer des documents électroniques » dans le module « Factures d'achat ». Vous cochez ensuite les documents électroniques que vous souhaitez traiter et sélectionnez « Traiter ».

venice ubl

Grâce au format électronique des documents, Venice présente automatiquement le maximum d'informations sur le document proprement dit. Lors du processus de comptabilisation, vous traitez les factures d'achat beaucoup plus rapidement et plus efficacement et réduisez la marge d'erreur à un minimum absolu.

Plus le format électronique est adapté, plus Venice est en mesure d’assurer un traitement entièrement automatique. Pour les documents en UBL, l'en-tête de votre fenêtre de dialogue sera complété entièrement par Venice. Si vous utilisez ensuite Ctrl+G ou le bouton « Aller aux détails » dans la fiche de travail avec les lignes de détail, Venice Comptabilité utilisera immédiatement la proposition de comptabilisation correcte, ou vous pointerez le(s) bon(s) de commande ou la(les) livraison(s) correspondante(s) dans « Venice Gestion des achats ». Après la comptabilisation effective du document dans le système de comptabilité ou de facturation, la référence au document électronique disparaîtra de la fiche de travail « Accepter les documents électroniques ».

5. Consultation

Après enregistrement, vous pourrez toujours consulter le document électronique sur lequel se base un document Venice (à condition, bien sûr, de ne pas supprimer le fichier physique). Le chemin d'accès au document électronique sera conservé dans le chemin d'accès de l'image du document, de sorte que, en fonction du paramètre défini dans « configuration achats »/« configuration factures d'achat », le document électronique s’affichera dans un volet supplémentaire ou vous verrez une représentation du document électronique en double-cliquant sur l'image.

Vous trouverez de plus amples informations sur la page de support de Venice.

Factures de vente

1. Pour importer des factures de vente dans Venice, vous devez activer l'option « Importer » par dossier. Vous pouvez le faire en accédant au dossier concerné (données de base -> « Paramétrage » -> « Paramètres » -> « Options » -> cocher « Importer »).

Vous trouverez de plus amples informations sur la page de support de Venice.

2. Importation de factures de vente

Vous pouvez importer des factures de vente au format UBL via « Ventes » -> « Autres » -> « UBL »

Fichiers CODA

Le dossier pour l'envoi de fichiers CODA via Billsync a été paramétré lors de la configuration de l'outil. Les fichiers CODA seront désormais exportés automatiquement vers le dossier que vous aurez défini. Dans ce dossier, un dossier dans lequel les fichiers CODA pourront être consultés par votre logiciel de comptabilité sera créé par entrepreneur/dossier. Cette page de support de Venice vous montre comment charger les fichiers CODA dans Venice à partir de l'emplacement paramétré.

4. FAQ

4. FAQ

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.