Liez Billit à VERO Count

Créez un lien avec votre logiciel de comptabilité :

Liez Billit à VERO Count

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Grâce à ce lien, vous pourrez importer facilement, directement et, si vous le souhaitez, automatiquement, des factures UBL (ou .txt pour les factures de vente) à traiter dans VERO Count à partir de Billit. Si vos entrepreneurs ont lié leurs comptes bancaires à Billit via Billbank ou KBC/CBC, vous pourrez également faire importer les fichiers CODA de leurs dossiers dans VERO Count. Les factures UBL et/ou .txt que Billit importera seront lues correctement par VERO Count et pourront être traitées facilement dans VERO Count.

Attention : si vous travaillez avec VERO Count via un serveur Firebird, il n'est malheureusement pas possible de synchroniser VERO Count avec Billit. L'exportation de Billit vers VERO Count est cependant supportée.

Sur cette page :

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Exporter des factures numériques de Billit vers Winbooks On Web Connect

1Créez un compte comptable gratuit

2Configurez l'intégration

3Comment utiliser l'intégration?

4FAQ

1.Créez un compte comptable gratuit

1.Créez un compte comptable gratuit

Le compte comptable gratuit vous aidera à soutenir vos clients entrepreneurs en ligne en tant que comptable/expert-comptable. Pendant que nous aiderons vos clients entrepreneurs dans le cadre de leur facturation, vous les suivrez digitalement grâce à un portail clients très pratique. À la fin du trimestre, vous pourrez importer sans difficulté des fichiers complets dans votre propre logiciel de comptabilité sous la forme de factures UBL exemptes d’erreurs et faciles à traiter.

Créer un compte comptable gratuit

2. Création du lien

2. Création du lien

Pour lier Billit à Wings, vous devez installer l'outil Billsync. Cet outil fera en sorte que les documents arriveront au bon endroit sur votre ordinateur/serveur.

Programmer une installation Billsync

Allez dans le sous-menu « Intégrations » sous le menu « Paramètres » et cliquez sur « Disponible » sur la tuile Billsync.

Winbooks classic

Sur l'écran suivant, suivez les étapes ci-après pour installer l'outil Billsync.

1. Demandez votre lien de téléchargement Billsync et la clé API correspondante à notre service d'assistance

2. Ouvrez le fichier téléchargé et suivez les étapes d'installation.

3. Après l'installation, vous pourrez lier l'outil Billsync à votre compte. Double-cliquez sur la nouvelle icône sur votre bureau.

4. L’écran de configuration apparaît. Cliquez sur l'onglet « Configuration », puis sur « Ouvrir configuration ».

Billsync

4.1 Sur cet écran, sélectionnez le dossier dans lequel BillSync pourra placer les fichiers (factures, documents et éventuellement fichiers CODA). S'il s'agit d'un dossier réseau, vous devrez peut-être saisir des données d'authentification.

4.2 Cliquez ensuite sur « Saisir token API » et entrez la clé API. Attention : il ne s'agit pas du token API que vous trouverez dans vos paramètres utilisateur, mais de l'API Billsync reçue avec le lien de téléchargement de Billsync (Voir étape n°1).

4.3 Cliquez sur l'onglet « Wings » et saisissez les données du « Rooth Path ». Il s'agit de l'emplacement où Wings est installé sur votre ordinateur. Si vous souhaitez pouvoir importer les documents automatiquement, cochez la case « Automatic Import in Wings ».

Billsync

5. Retournez à l'onglet « Statut ». Vérifiez si la connexion est active et cliquez sur « Sauvegarder ».

Billsync

6. Rechargez la page une fois que BillSync a été lié avec succès.

Créez un dossier pour chaque entrepreneur en cliquant sur « Ajouter » dans le menu « Dossiers ». Vous pouvez aussi créer plusieurs dossiers en même temps en exportant un fichier Excel, en saisissant les données du dossier sur chaque ligne (vous pouvez éventuellement copier ces données à partir d'une exportation de votre logiciel de comptabilité) et en important ensuite le document Excel modifié à l'aide du bouton « Importer ».

Importation de dossiers

Vos entrepreneurs ont déjà un compte Billit ? Dans ce cas, Billit les détectera lui-même grâce au numéro d'entreprise (même si vous ajoutez plusieurs dossiers à partir d'un fichier Excel) et vous demandera si vous souhaitez lier ces comptes d'entrepreneurs à votre compte comptable. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de lier des comptes d'entrepreneur à votre compte comptable ici.

Les nouveaux comptes créés par l'importation du fichier Excel ou avec le bouton « Ajouter » doivent d'abord être activés. Pour cela, cliquez sur « Envoyer les données de connexion » dans le menu « Dossiers ».

Envoi du login

Les entrepreneurs recevront une invitation par e-mail avec un login pour leur compte d'entrepreneur et un « dedicated account manager ». Ils pourront essayer le compte d'entrepreneur gratuitement pendant quatre semaines. Au terme de cette période d'essai, ils devront choisir une formule tarifaire. Pendant cette période d'essai, ils seront également contactés par un collaborateur de Billit chargé de les aider à démarrer et seront invités à un atelier de présentation de Billit.

 

Une fois que vous aurez importé les dossiers dans Billit, vous devrez encore ajouter le numéro de dossier Wings à la fiche d’entreprise. Pour ce faire, cliquez sur le menu « Dossier » de votre compte comptable et cliquez sur le crayon sur la ligne du dossier pour lequel vous voulez ajouter le numéro de fichier.

Numéro de dossier Wings

À la page suivante, saisissez le numéro de dossier Wings dans le champ « numéro de client ».

Numéro de dossier Wings

Outre vos propres dossiers, vous pouvez aussi importer les données clients et fournisseurs d'un dossier de votre logiciel de comptabilité via un fichier Excel. Pour ce faire, vous devez d'abord ouvrir le dossier en mode entrepreneur. Pour cela, cliquez sur le menu « Dossiers », puis sur la ligne du dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des données clients et fournisseurs et sur le prochain écran sur « Ouvrez la plateforme d'entrepreneurs »

Le dossier s’ouvrira tel que le voit l'entrepreneur lorsqu'il ouvre Billit. À partir de là, vous pourrez suivre les instructions concernant l'importation de clients/fournisseurs et l’importation de produits pour entrepreneurs.

Dans le menu « Dossiers », cliquez sur un dossier, puis sur le sous-menu « Intégrations » qui apparaît. En haut de cet écran, vous verrez un encadré intitulé « Paramètres par défaut du dossier ». À cet endroit, vous pouvez définir si et à quelle fréquence les documents peuvent être transmis de Billit vers votre logiciel de comptabilité.

Fréquence d'exportation

Le menu déroulant vous proposera les choix suivants :

1) Jamais : Les documents ne sont jamais transmis automatiquement au logiciel de comptabilité. En revanche, vous pouvez toujours importer les documents vous-même via le sous-menu « Exporter » du dossier.

2) Dernier mois (recommandé) : Tous les dossiers du dernier mois complet sont transmis.

3) Après 10 minutes : Tous les documents sont envoyés au logiciel de comptabilité 10 minutes après leur création.

Dans le menu déroulant, vous pouvez aussi choisir de ne transmettre les documents qu'après accord de l'entrepreneur. Dans ce cas, les documents ne seront pas transmis automatiquement, mais vous recevrez une notification lorsque l'entrepreneur voudra envoyer les documents. Vous pouvez toutefois transmettre les documents à tout moment au logiciel de comptabilité via le sous-menu « Exporter » dans le dossier.

Vous pouvez aussi définir que les factures dans Billit ne peuvent plus être modifiées après avoir été exportées vers le logiciel de comptabilité.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

Les fichiers CODA seront exportés automatiquement vers votre serveur et disponibles dans le dossier « Financial Transactions » que vous trouverez dans le dossier de chaque entrepreneur. Attention, l'envoi des fichiers CODA ne sera possible que si l'entrepreneur a lié son compte bancaire à Billit par l'intermédiaire de KBC/CBC ou Billbank.

Le compte comptable permet de définir l’identité visuelle de votre portail et de celui des entrepreneurs qui vous sont liés.

Rendez-vous pour ce faire dans l’encadré « Identité visuelle » du menu « Paramètres ».

Identité visuelle compte comptable

Votre URL hôte unique doit être approuvée par Billit. Cette approbation doit être demandée à support@billit.be. N'hésitez pas à définir votre identité visuelle en attendant cette approbation.

Les paramètres que vous pouvez définir sont les suivants :

- URL hôte : Si vous utilisez un nom d'hôte propre à afficher pour vos entrepreneurs, vous pouvez l’indiquer ici. Celui-ci doit être conçu selon le modèle de my.billit.be (par exemple my.nomdevotrebureaudecomptabilité.be). Vous souhaitez plus d'informations sur l'utilisation d’un nom d'hôte propre ? Contactez l’assistance.

- Couleur principale : définissez ici la couleur principale du portail. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur de navigation : Vous définissez à cet endroit la couleur des menus sélectionnés. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur des boutons : Vous définissez à cet endroit la couleur des boutons. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Titre de connexion : Vous définissez ici le titre qui sera affiché sur l'écran de connexion. Chez nous, c'est « Bienvenue ».

- Logo : Vous pouvez placer à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera à gauche sous la barre de menu.

- Favicon : Vous définissez à cet endroit l'icône qui s’affichera dans l'onglet sous lequel le portail sera consulté.

- Image de connexion : Vous pouvez télécharger à cet endroit une image, par exemple un logo, qui s’affichera sur l'écran de connexion.

Après avoir saisi ou modifié les paramètres, cliquez sur « Sauvegarder » en bas pour sauvegarder les paramètres.

3. Comment utiliser le lien ?

3. Comment utiliser le lien ?

Si vous avez choisi « Dernier mois » ou « 10 minutes » lors du paramétrage du lien, vous n’aurez plus besoin d’exporter/importer les documents vous-même. Billit les exportera pour vous aux moments choisis que vous trouverez en haut du sous-menu « Intégrations » du dossier. Vous pouvez néanmoins toujours initialiser une exportation manuelle.

Ouvrez le dossier en cliquant sur le nom du dossier dans le menu « Dossiers » et cliquez ensuite sur le sous-menu « Exporter ». Vous pouvez spécifier à cet endroit les documents que vous souhaitez exporter. Cliquez ensuite sur « Exporter » pour exporter les documents vers votre logiciel de comptabilité.

Lancez une nouvelle importation à partir du Journal des achats (vous pouvez également le faire à partir du Journal des ventes si vous avez choisi d'importer les factures de vente sous la forme de fichiers UBL lors du paramétrage du lien).

/media/1488/veroimportstart.png

/media/1489/veroimportstartdetails.png

Sélectionnez les fichiers UBL à traiter.

/media/1491/veroimportstartdetailse-fff.png

Spécifiez les paramètres ci-dessous comme demandé et cliquez sur la coche verte.

/media/1492/veroimportstartdetailse-fffsettings.png

Pour importer des fichiers .txt (uniquement possible pour les factures de vente), vous devez utiliser le module « Importation de factures de vente et de clients externes ». Si, lors de l'installation du lien, le choix a été fait d'importer les factures de vente sous la forme de fichiers .txt (format « Vero » sur l'écran de configuration Billsync), Billit convertira automatiquement les factures UBL au format .txt dans la classification utilisée par VERO Count. Via le point de menu « ? /Vero-Manuals/F/ » dans VERO Count, vous trouverez le manuel « MAN-F-Transfer.PDF » qui décrit comment importer les fichiers.

4. FAQ

4. FAQ

Le tableau de bord ne montre que les entrepreneurs ayant de nouveaux documents à traiter dans leur saisie rapide ou ayant de nouveaux documents prêts à être exportés.

Cliquez sur un dossier dans le menu « Dossiers ». Le sous-menu « Saisie rapide » permet de consulter la saisie rapide de votre entrepreneur et éventuellement de traiter vous-même les documents. Dans le sous-menu « Détails », cliquez sur « Ouvrir dossier » dans l’encadré « Informations sur le compte ». Vous accéderez alors à la plateforme de votre entrepreneur, telle qu'il peut la voir lui aussi.

Bien sûr. Il vous suffit pour cela de procéder comme la première fois que vous avez exporté les documents, mais avant d'exporter, cliquez sur « Afficher les options » et cochez « Déjà exportés inclus ».