Lier Billit avec Winbooks On Web ou Winbooks Connect

Relier votre logiciel de comptabilité :

Connectez Billit à Winbooks

Relier votre logiciel de comptabilité :

Connectez Billit à Winbooks

Reliez sans effort les fichiers Billit de vos clients à Winbooks a partir de votre compte comptable gratuit et importez vos fichiers à dates fixes (ou quand vous le souhaitez) dans votre logiciel de comptabilité. Les factures UBL que Billit importe sont correctement lues par Winbooks et peuvent être facilement traitées dans Winbooks. Si les comptes bancaires de vos clients entrepreneurs sont reliés à Billit via Billbank ou KBC, vous pourrez aussi faire importer les fichiers CODA dans Winbooks. Les factures UBL importées par Billit seront lues correctement par Winbooks et pourront y être traitées facilement.

Attention : si vous travaillez avec Winbooks via un serveur Firebird, il n'est malheureusement pas possible de synchroniser Winbooks avec Billit. L'exportation de Billit vers Winbooks est cependant supportée.

Sur cette page :

Sur cette page :

Exporter des factures numériques de Billit vers Winbooks On Web Connect

1Créez un compte comptable gratuit

2Configurez l'intégration

3Comment utiliser l'intégration?

4FAQ

1.Créez un compte comptable gratuit

1.Créez un compte comptable gratuit

Le compte comptable gratuit vous aidera à soutenir vos clients entrepreneurs en ligne en tant que comptable/expert-comptable. Pendant que nous aiderons vos clients entrepreneurs dans le cadre de leur facturation, vous les suivrez digitalement grâce à un portail clients très pratique. À la fin du trimestre, vous pourrez importer sans difficulté des fichiers complets dans votre propre logiciel de comptabilité sous la forme de factures UBL exemptes d’erreurs et faciles à traiter.

Créer un compte comptable gratuit

2. Configurez l'intégration

2. Configurez l'intégration

Pour connecter Billit à Winbooks, vous devez installer l'outil Billsync. Cet outil permet d'assurer que les documents se retrouvent au bon endroit sur votre ordinateur/serveur.

Allez dans le sous-menu "Intégrations" sous le menu "Paramètres" et cliquez sur le bouton "Disponible" de la tuile Billsync.

Winbooks classic

Sur l'écran suivant, suivez les étapes ci-dessous pour installer l'outil Billsync.

1. Demandez votre lien de téléchargement Billsync et la clé API correspondante à notre support

2. Ouvrez le fichier téléchargé et suivez les étapes d'installation.

3. Après l'installation, vous pouvez connecter l'outil Billsync à votre compte. Double-cliquez sur la nouvelle icône sur votre bureau.

4. Vous verrez l'écran de configuration. Cliquez sur l'onglet "Configuratie" et ensuite sur le bouton "Open configuratie".

Billsync

4.1 Sur cet écran, vous pouvez saisir le dossier dans lequel BillSync peut placer les fichiers. S'il s'agit d'un dossier de réseau, vous devrez peut-être saisir certaines informations d'authentification. Puisque vous disposez du module Virtual Invoice pour importer des UBL dans Winbooks, il est préférable de choisir le dossier dans lequel Virtual Invoice cherche. Pour l'instant, choisissez le dossier général ; plus tard, nous configurerons les dossiers par fichier.

4.2 Cliquez ensuite sur "Geef API token in" et entrez la clé API. Attention : il ne s'agit pas de la clé API que vous trouverez dans vos paramètres utilisateur, mais de l'API Billsync séparée que vous avez reçue avec le lien de téléchargement de Billsync. (Voir étape 1)

5. Retournez à l'onglet "Status". Vérifiez que la connexion est active.

Billsync

6. Rechargez la page dans Billit une fois que BillSync s'est connecté avec succès.

Grâce au lien, vous pourrez importer facilement des dossiers (y compris les données clients et fournisseurs de ces dossiers) à partir de Winbooks dans Billit en utilisant le bouton « Ajouter à partir du logiciel de comptabilité » dans le menu « Dossiers ». Sur l'écran suivant, sélectionnez les dossiers trouvés dans Winbooks que vous souhaitez importer et cliquez sur « Importer ». Si vous ne voyez pas tous les dossiers Winbooks lors de l'importation, vérifiez que vous avez saisi correctement toutes les informations dans l'onglet « Winbooks » lors de la configuration de Billsync (ou cliquez sur le raccourci Billsync sur votre bureau). Vous pourrez vérifier que vous l’avez fait correctement en cliquant sur le bouton de test dans l'onglet Winbooks de l'outil de configuration Billsync. Dans l’encadré en dessous, vous trouverez un aperçu de tous les dossiers disponibles dans Winbooks.

Importation de dossiers

Vos entrepreneurs ont déjà un compte Billit ? Dans ce cas, Billit les détectera lui-même grâce au numéro d'entreprise et vous demandera si vous souhaitez lier ces comptes d'entrepreneurs à votre compte comptable. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de lier des comptes d'entrepreneur à votre compte comptable ici.

Les nouveaux comptes créés par l'importation à partir d’Winbooks doivent d'abord être activés. Pour cela, cliquez sur « Envoyer les données de connexion » dans le menu « Dossiers ».

Envoi du login

Les entrepreneurs recevront une invitation par e-mail avec un login pour leur compte d'entrepreneur et un « dedicated account manager ». Ils pourront essayer le compte d'entrepreneur gratuitement pendant quatre semaines. Au terme de cette période d'essai, ils devront choisir une formule tarifaire. Pendant cette période d'essai, ils seront également contactés par un représentant de Billit chargé de les aider à démarrer et seront invités à un atelier de présentation de Billit.

Les emplacements où sont placés les fichiers exportés et les fichiers CODA (uniquement lorsque ceux-ci sont importés sur le compte de l'entrepreneur via Billbank ou KBC) sont définis en fonction du dossier que vous avez créé lors de la configuration. Pour importer les documents dans Winbooks, vous devez utiliser le module Virtual Invoice de Winbooks. Vous pouvez choisir d'importer les factures dans le dossier général (que vous avez configuré lors de l'installation de Billsync) et d'ouvrir manuellement les documents dans Winbooks, mais vous pouvez également configurer les emplacements d'importation par fichier afin que vos documents soient automatiquement prêts dans Winbooks.

Pour ce faire, allez d'abord au fichier en cliquant sur le nom du fichier dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le menu "Fichiers". Allez ensuite dans le sous-menu "Intégrations" de ce fichier et cliquez sur la tuile Billsync. Sur l'écran suivant, vous saisissez les emplacements d'importation pour ce fichier. Il suffit d'entrer le dossier général par fichier. Winbooks reconnaît lui-même s'il s'agit d'une facture d'achat ou de vente, il n'est donc pas nécessaire de créer des dossiers séparés pour chaque type de document, bien qu'il puisse être utile de créer des sous-dossiers pour chaque type de document dans ce dossier afin de garder la vue d'ensemble.

Emplacement d'importation

Dans le menu "Fichiers", cliquez sur un fichier, puis sur le sous-menu "Intégrations" qui apparaît. En haut de cet écran, vous voyez une case "Paramètres par défault du fichier". Vous pouvez définir ici si et à quelle fréquence les documents doivent être transmis de Billit à votre logiciel de comptabilité.

fréquence d'exportation

Dans le menu déroulant, vous pouvez choisir entre les paramètres suivants :

1) Jamais: Les documents ne sont jamais transmis automatiquement au logiciel de comptabilité. Vous pouvez toujours importer les documents vous-même via le sous-menu "Exporter" du fichier.

2) Mois dernier (recommandé): Tous les dossiers du dernier mois complet sont transmis.

3) Après 10 minutes: Tous les documents sont transmis au logiciel de comptabilité 10 minutes après leur création.

Dans le menu déroulant, vous pouvez également choisir de ne transmettre les documents qu'après approbation de l'entrepreneur. Les documents ne seront pas transmis automatiquement, mais vous recevrez une notification lorsque l'entrepreneur voudra envoyer les documents. Vous pouvez toujours transmettre les documents au logiciel de comptabilité vous-mêmes via le sous-menu "Exporter" du fichier.

En outre, vous pouvez également définir que les factures dans Billit ne peuvent plus être modifiées après avoir été exportées vers le logiciel de comptabilité.

Cliquez sur "Sauvegarder".

Le dossier d'envoi des fichiers CODA via Billsync a été défini lors de la configuration de l'outil. Les fichiers CODA seront désormais automatiquement exportés vers le dossier que vous y aurez créé. Dans ce dossier sera créé un dossier par entrepreneur/fichier dans lequel les fichiers CODA pourront être récupérés par votre logiciel de comptabilité. Dans ce manuel de Winbooks , vous trouverez comment configurer le dossier à partir duquel Winbooks peut récupérer les fichiers CODA.

Avec le compte comptable, vous pouvez définir vous-même l’identité visuelle de votre propre portail et celui des entrepreneurs qui sont connectés a votre compte.

Pour ce faire, naviguez dans la case "Identité visuelle" du menu "Paramètres".

Identité visuelle du compte comptable

Les paramètres que vous pouvez définir sont les suivants :

- Host-URL: Si vous utilisez votre propre nom d'hôte pour afficher à vos entrepreneurs, vous pouvez le saisir ici. Il faut s'inspirer de mon.billit.be (par exemple, mon.nomdevotrebureaudecomptabilité.be). Plus d'informations sur l'utilisation de votre propre nom d'hôte ? Contactez le support.

- Couleur principale : ici, vous définissez la couleur principale du portail. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur de navigation : Vous définissez ici la couleur des menus sélectionnés. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Couleur des boutons : Ici, vous définissez la couleur des boutons. Cliquez sur l'icône à côté du champ de saisie pour utiliser le sélecteur de couleurs.

- Titre de connexion : Définissez le titre qui sera affiché sur l'écran de connexion. Avec nous, c'est "Bienvenue".

- Logo : Vous pouvez saisir ici une image, par exemple un logo, qui sera affichée à gauche sous la barre de menu.

- Favicon : Vous définissez ici l'icône qui sera affichée dans l'onglet sur lequel le portail est consulté.

- Image de connexion : vous pouvez télécharger ici une image, par exemple un logo, qui sera affichée sur l'écran de connexion.

Après avoir saisi ou modifié les paramètres, cliquez sur "Sauvegarder" en bas pour enregistrer les paramètres.

3. Comment utiliser l'intégration ?

3. Comment utiliser l'intégration ?

Si vous avez sélectionné "Le mois dernier" ou "10 minutes" lors de la configuration de l'intégration, vous ne devez plus exporter/importer les documents vous-même, Billit exporte pour vous aux heures sélectionnées que vous pouvez trouver en haut du sous-menu "Intégrations" du fichier. Néanmoins, vous pouvez toujours initialiser une exportation manuelle.

Ouvrez le fichier en cliquant sur le nom du fichier dans le menu "Fichiers" et ensuite sur le sous-menu "Exporter". Vous pouvez définir ici les documents que vous souhaitez exporter. Cliquez ensuite sur "Exporter" pour exporter les documents vers votre logiciel de comptabilité.

Le traitement des factures UBL dans Winbooks se fait via le module Virtual Invoice de Winbooks. Si vous avez configuré l'emplacement d'importation par fichier (voir 2.3), Winbooks préparera les documents pour le traitement. Si vous n'avez configuré que le dossier général, vous devrez importer les documents dans Winbooks. La façon de procéder est décrite sur cette page d'aide de Winbooks.

Vous trouverez une explication générale du module Virtual Invoice dans le manuel Winbooks.

4. FAQ

4. FAQ

Sur le tableau de bord, vous ne verrez que les entrepreneurs qui ont de nouveaux documents dans la saisie rapide à traiter ou qui ont de nouveaux documents prêts pour l'exportation.

Cliquez sur un fichier dans le menu "Dossiers". Le sous-menu "Saisie rapide" vous permet de visualiser la saisie rapide de votre entrepreneur et éventuellement de traiter vous-même les documents. Dans le sous-menu "Détail", vous cliquez sur "Ouvrir dossier" dans le cadre "Informations sur le compte". Vous allez maintenant entrer dans la plateforme entrepreneuriale de votre entrepreneur telle qu'il peut la voir.

Certainement. Vous procédez comme la première fois que vous avez exporté les documents, mais avant d'exporter, cliquez sur "Options" et cochez "Déjà exportés inclus".