Étape n°1 : Créer un compte Clockify

Rendez-vous sur le site web de Clockify, créez un compte et inscrivez-vous.

Étape n°2 : Créer un client

Avant de pouvoir créer un projet dans lequel vous enregistrez le temps, vous devez créer un client dans Clockify. Dans Clockify, naviguez jusqu'au menu « Clients » et cliquez sur « Add » en haut à droite.

À un stade ultérieur, Billit reliera le projet sur lequel vous travaillez à votre client dans Billit sur la base du numéro d’entreprise/numéro de TVA. Il est donc indispensable que le numéro d'entreprise apparaisse au nom de votre client dans Clockify. Pour cela, vous pouvez désigner votre client d'une des trois façons suivantes :

• Numéro de TVA du client, par exemple : « BE0563846944 »

• Nom + numéro de TVA, par exemple : « Billit BE0563846944 »

• Numéro de TVA + Nom, par exemple « BE0563846944 Billit »

Veillez à ce que le numéro de TVA/numéro d'entreprise soit toujours séparé des autres mots dans la dénomination.

Étape n°3 : Créer un projet

Une fois que vous aurez créé un client, vous pourrez créer un projet dans lequel vous enregistrerez les heures de travail pour ce client. Naviguez dans le menu Projects et cliquez sur « Create New Project ».

Complétez les informations suivantes :

• Project Name : le nom de votre projet (vous pouvez le choisir vous-même)

• Customer: Sélectionnez votre client

• Privacy: Définissez si votre projet est privé ou public.

Étape n°4 : Créer un produit

Nous allons maintenant paramétrer le prix horaire de votre travail dans Billit en tant que produit. Le prix figurant sur votre facture sera calculé sur la base de ce produit, à savoir 1 heure de travail. Vous pouvez saisir différents tarifs horaires pour différents types de tâches. Saisissez toujours une référence de produit. Vous pouvez les choisir vous-même, mais assurez-vous toujours qu'elles sont différentes les unes des autres. Vous devrez ensuite saisir la référence de produit du tarif horaire que vous souhaitez utiliser pour un projet particulier dans Clockify en tant que balise (tag).

Dans Toggl, naviguez jusqu'au menu « Tags » et cliquez sur « Add ». Donnez comme nom à la balise la référence de produit de votre prix horaire issue de Billit.

Étape n°1 : Créer un compte Zapier

Rendez-vous sur le site Zapier, créez un compte et connectez-vous. Comme vous n'avez besoin que d'un seul déclencheur et d'une seule action pour cette intégration, vous pouvez utiliser le compte gratuit.

Étape n°2 : Créer un Zap

Un « Zap » est un flux de travail comportant au minimum un déclencheur dans un outil et une action dans un autre (ou le même) outil. Dans le cas de ce guide, il s'agit du flux de travail où l’enregistrement du temps dans Clockify sert de déclencheur pour la création d'une facture et son établissement dans Billit sur la base de l’enregistrement du temps, en combinaison avec le tarif horaire lié à la balise/la référence de produit dans Clockify.

Après vous être connecté, cliquez sur « Make a Zap » dans le coin supérieur gauche et donnez un nom à votre Zap.

Étape n°3 : Créer un Trigger (déclencheur)

Dans le Zap que vous venez de créer, vous pouvez maintenant paramétrer un déclencheur. Dans ce cas, il s'agit de la saisie d’un enregistrement de temps dans Clockify. Tapez Clockify dans le champ de recherche et cliquez sur l'icône Clockify.

Dans le menu déroulant de l'écran suivant, sélectionnez « New Time Entry » comme « Trigger Event » (événement déclencheur). Cliquez ensuite sur « Continue ».

Sur l'écran suivant, vous devrez vous connecter à Clockify dans Zapier pour que Zapier donne l'autorisation de consulter les données de votre compte Clockify. Cliquez sur « Log in with Clockify ». Cette commande ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez saisir la clé API de votre compte Clockify. Vous trouverez cette clé dans votre compte Clockify. Pour ce faire, cliquez sur la boule portant vos initiales dans le coin supérieur droit de Clockify. Faites défiler la page de votre profil et copiez la clé API.

Une fois revenu dans Zapier, vous pourrez sélectionner votre espace de travail (workspace). Cliquez ensuite sur « Continue ».

Après cela, Zapier vous proposera de tester votre Trigger. Si vous n'avez pas encore de données dans Clockify, vous devrez d'abord saisir une « Time Entry ». Autrement, Zapier n'aura pas de données pour effectuer votre test.

Après avoir saisi votre enregistrement de temps dans Clockify, revenez dans Zapier et effectuez le test. Après le test, cliquez sur « Continue ».

Étape n°4 : Paramétrer une action

Tapez « Billit » dans la barre de recherche et cliquez sur l'icône Billit. Sélectionnez ensuite « Update or add Invoice » dans le menu déroulant sous « Action Event » et cliquez sur « Continue ».

Typ 'Billit' in de zoekbalk en klik op het Billit-icoontje. Daarna selecteer je in het dropdownmenu bij 'Action Event' 'Update or add Invoice' en klik je op 'Continue'.

Tout comme vous avez dû vous connecter à Clockify lorsque vous avez créé votre Trigger, vous pouvez maintenant vous connecter à Billit. Si vous gérez plusieurs entreprises avec votre login, vous pouvez sélectionner l’entreprise adéquate sur le deuxième écran. Cliquez ensuite sur « Continue ».

Sur l'écran suivant, sélectionnez les données de Clockify que cette action utilise. Effectuez chaque fois la sélection dans le menu déroulant (utilisez la fonction de recherche si nécessaire).

• Customer VAT : Sélectionnez ici votre « Project Client Name », soit le nom que vous avez donné au client dans Clockify.

• Product : Nous avons défini le produit en tant que balise (tag). Sélectionnez donc « Tags » à cet endroit.

• Quantity : La quantité est bien entendu le temps enregistré ou saisi dans Clockify, sélectionnez 'Duration Hours' ou 'Duration Minutes'. Veuillez utiliser le format suivant dans le champs Quantity: H{Duration Hours}M{Duration Minutes}END

Ensuite, Zapier vous demandera à nouveau d'effectuer un test. Lorsque vous effectuerez celui-ci, une facture sera créée dans Billit. N'oubliez pas de la supprimer dans Billit après avoir effectué ce test. Une fois le test terminé, vous pourrez activer le Zap.