Saisie rapide

Approbation des frais

Lorsque plusieurs personnes au sein de votre entreprise doivent approuver une dépense, vous pouvez également activer l’option « Approuver les frais ». Après avoir activé cette option, les utilisateurs désignés recevront un e-mail leur demandant d’approuver cette facture (y compris un lien pour visualiser la facture). L’utilisateur peut également retrouver les factures qu’il doit approuver dans le sous-menu « Approuver » du menu « Dépenses ».En plus d’approuver ou de rejeter cette facture, ces personnes peuvent également ajouter une remarque qui sera saisie dans le champ « Remarques (informations internes) ».

Veuillez noter que seuls les utilisateurs enregistrés peuvent approuver une facture. Chaque utilisateur créé coûte 5 € par mois.

Pour activer l’option « Approuver les frais », rendez-vous dans le menu « Paramètres ». Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez la section « Approbations ». Ici, vous pouvez activer l'option « Approuver les frais ».

Approbations

Vous verrez maintenant trois options supplémentaires.

1. Avec la fonction « Mémoriser l'approbateur », vous pouvez indiquer par qui et à quelle fréquence une dépense doit être approuvée.

Dernier souvenir (default): Billit se souvient toujours des utilisateurs sélectionnés que vous avez indiqués lors de l'importation du dernier numéro (de n'importe quel fournisseur).

Se souvenir par fournisseur: Billit se souvient toujours des utilisateurs que vous avez sélectionnés lorsque vous avez importé la dernière version pour ce fournisseur.

Jamais: Billit ne se souvient d'aucune préférence. Si cette option est activée, vous devez indiquer quels utilisateurs doivent approuver la publication à chaque importation.

2. Enfin, vous pouvez également indiquer si une facture doit être bloquée dans la Saisie rapide si aucun approbateur n'est indiqué. Il peut être utile de se rappeler de toujours indiquer un utilisateur qui doit approuver la question.

Après avoir activé cette option, une ligne supplémentaire apparaîtra par utilisateur de votre entreprise lors de la saisie d’une facture via la « Saisie rapide ». Cochez la case pour permettre à l’utilisateur d’approuver la dépense.

Approbations

 

Une fois l’option activée, vous verrez apparaître une colonne supplémentaire intitulée « Approuvé » dans l’aperçu de vos dépenses. Il y sera indiqué si la facture doit encore être approuvée (sablier), a été approuvée (coche verte) ou n’a pas été approuvée (croix rouge).

 

3. Avec la dernière option, vous pouvez indiquer que les factures ne peuvent être exportées qu'après avoir été approuvées. Avez-vous un lien avec votre comptable ? Il recevra alors un message lui indiquant que toutes les factures n'ont pas été exportées. Pas de connexion avec votre comptable ? Les factures non approuvées ne seront alors pas incluses dans la liste que vous pouvez envoyer/exporter via le menu « Comptabilité ». Les factures non approuvées peuvent toujours être téléchargées en tant qu'UBL lorsque cette option est cochée.

Approbations

Avez-vous créé un utilisateur pour approuver une version, mais ne l'a-t-il pas encore fait ? Vous pouvez alors envoyer un rappel à cet utilisateur. Pour ce faire, cliquez sur « Envoyer un rappel » à côté du nom de l'utilisateur dans la cadre « Approbations » sous la facture. Dans la dernière colonne, vous trouverez la date et l'heure de l'envoi du dernier rappel.

Approbation

Via le menu « Rapports > Listes > Liste des factures à approuver », vous pouvez obtenir un aperçu Excel de toutes les factures que vous devez approuver. Le rapport sera vide si aucune action n'est requise.