Qu’est-ce qu’UBL ?

Universal Business Language (UBL)

Billit est, depuis février 2015, l’un des premiers logiciels de facturation en Belgique à permettre aux entrepreneurs d’envoyer et de traiter automatiquement des factures UBL.

UBL signifie Universal Business Language. Il s’agit d’un format standard lancé par le secteur comme solution pour faciliter le traitement des factures. Un fichier UBL est une facture sous la forme d’un fichier XML. Ce fichier XML comprend toutes les informations figurant dans une facture PDF normale, mais dans un format structuré et fixe. Les outils qui supportent UBL peuvent importer ces documents et charger ainsi automatiquement toutes les informations de facturation, telles que le montant, la date et la TVA. Avec UBL, vous ne devez donc plus retranscrire les reçus et les factures !

Les autorités imposent la facturation électronique dans le cadre de la directive européenne 2014/55/UE. Le gouvernement flamand demande des factures électroniques à ses fournisseurs pour toutes ses commandes depuis le 01/01/2017. Cette obligation constitue une opportunité pour votre entreprise. Saisissez-la pour numériser l’ensemble de votre processus de facturation et pour franchir une étape importante vers une numérisation plus poussée.

Comment fonctionne UBL ?

Comme indiqué ci-dessus, un fichier UBL est en réalité un document XML. L’image de la facture est enregistrée dans ce fichier XML, mais toutes les données textuelles sont également dotées d’étiquettes sous la forme d’un code XML. Ce codage permet aux programmes informatiques de rapidement reconnaître chaque partie d’une facture et de l’utiliser de manière adéquate. Car même si l’homme le maîtrise facilement, les ordinateurs ne comprennent pas bien le langage naturel. Ce problème peut donc être résolu en divisant l’ensemble du document avec des codes XML selon le protocole UBL.

wat is ubl

Quels en sont les avantages ?

L’émetteur et le destinataire des factures UBL bénéficient de plusieurs avantages

En tant que destinataire, vous ne devez rien faire de spécial pour profiter d’UBL. Il vous suffit de disposer d’un progiciel de comptabilité qui supporte UBL. Il peut s’agir d’un logiciel de comptabilité, mais aussi de Billit. Voici les avantages pour le destinataire :

Plus de tâches manuelles pour traiter les factures. Les données de facturation sont automatiquement tirées du XML
Erreurs humaines réduites au minimum. Personne ne doit retranscrire les factures, ce qui permet d’éviter les erreurs d’encodage.
Traitement moins cher des factures, gain de temps et donc d’argent.

En tant qu’émetteur vous devez vous assurer d’utiliser un programme qui supporte UBL. Il n’est en effet pas si simple de créer soi-même un fichier UBL. Si vous facturez par exemple via Billit, UBL est automatiquement disponible. Pour l’émetteur, les avantages sont légèrement moins importants que pour le destinataire :

Plus grande satisfaction des clients, qui peuvent traiter vos factures plus facilement.
Traitement et paiement plus rapides de vos factures. Les factures UBL sont payées en moyenne 16 jours plus tôt que les factures ordinaires.

Billit est à la pointe de l’automatisation. Nous pensons que le traitement manuel des reçus et factures doit être une tâche du passé. C’est pourquoi nous supportons tant la réception que l’envoi de documents UBL dans Billit. Comme Billit dispose de son propre système de numérisation et de reconnaissance, nous pouvons convertir et exporter au format UBL des documents enregistrés en tant qu’images ou que PDF vers un logiciel de comptabilité ou d’autres systèmes. Nous pouvons même convertir des photos de tickets de caisse en fichiers UBL !

UBL.be