Saisie Rapide

Comment importer des factures d'achat et d'autres documents dans Billit ?

 

La saisie rapide est la boîte aux lettres numérique de Billit. Avec elle, vous pouvez importer toutes sortes de documents et les convertir en documents numériques au format UBL grâce à l'OCR (Optical Character Recognition – reconnaissance optique de caractères). Après numérisation par l’OCR, il vous suffit de vérifier les documents importés et de les compléter le cas échéant pour pouvoir les traiter définitivement. Les documents UBL sont lus sans erreur par Billit et ne doivent pas être contrôlés. Vous pouvez donc également paramétrer pour que les factures UBL soient envoyées directement dans le menu « Ventes » ou « Achats ».

 

Numérisation, reconnaissance et importation de documents et de factures par la saisie rapide

Charger des fichiers à partir de votre ordinateur

Vous pouvez charger un document en le faisant glisser dans la case gris-bleu ou en cliquant sur le bouton « Ajouter pièce jointe » et en sélectionnant un document sur votre ordinateur. Le fichier arrivera automatiquement dans l'onglet que vous aurez ouvert en bas (« À traiter », « Approuver » ou « Séparateur »). L'onglet « Approuver » ne sera visible que si vous l’avez sélectionné dans vos paramètres.

Envoi de fichiers par e-mail

Vous pouvez également envoyer vos fichiers par e-mail à une des adresses électroniques uniques ou demander à vos fournisseurs de les envoyer directement par e-mail. Toutes vos factures d’achat arriveront ainsi automatiquement dans votre saisie rapide. Ces adresses e-mail sont propres à votre entreprise et consistent en des combinaisons de lettres complexes afin d’éviter que des e-mails indésirables n’arrivent dans votre saisie rapide. Vous pouvez aussi créer une nouvelle adresse avec un nom plus simple pour vos clients (par exemple facturation@votreentreprise.be) et, à partir de cette adresse, faire envoyer vos factures manuellement ou automatiquement à l'adresse e-mail de la saisie rapide. Le mode de transfert automatique des e-mails dépendra du service de courrier électronique que vous utilisez. Si un e-mail de la saisie rapide ne comporte pas de pièce jointe (et donc pas de facture), il sera transféré à l'adresse e-mail figurant sur la fiche d’entreprise afin que l'e-mail ne s’égare pas.

Avec l'adresse e-mail « Ne pas diviser les fichiers», les fichiers composés de plusieurs pages ne seront pas divisés lors de l'importation. Il s'agit de l'adresse e-mail la plus appropriée pour l'envoi des factures par les fournisseurs. Vous pouvez toujours diviser un fichier ultérieurement sur l'onglet « À traiter » en le cochant dans la case située en haut à gauche et en cliquant sur le bouton « Diviser ». Les fichiers de plus de trois pages que vous divisez seront d'abord envoyés vers l'onglet « Séparateur ».

Veuillez noter que les fichiers de plus de 99 pages seront TOUJOURS envoyés vers l'onglet « Séparateur », même si vous les avez envoyés via l'adresse électronique « Ne pas diviser les fichiers ».

Avec l'adresse e-mail «Diviser les fichiers», les fichiers composés de plusieurs pages seront divisés et aboutiront dans l'onglet « Séparateur », où vous pourrez choisir de les traiter de manière divisée (chaque page constitue un fichier distinct) et/ou de les regrouper en fichiers de plusieurs pages. Cette fonction est particulièrement utile si vous souhaitez importer un grand nombre de factures/pages dans un seul fichier (par exemple lorsque vous importez un grand nombre de factures au moyen de votre scanner). Vous pouvez aussi fusionner des pages pour constituer un seul fichier ultérieurement en indiquant dans l'onglet « À traiter » les pages qui font partie d’un ensemble à l'aide de la case à cocher et en cliquant sur le bouton « Fusionner ».

Récupérer automatiquement des fichiers dans votre boîte de réception

Billit peut également récupérer des factures dans votre boîte de réception. Cet article d'aide vous expliquera comment procéder pour détecter des pièces jointes dans votre boîte de réception.

Importer des fichiers avec l’application Billit

Vous pouvez aussi importer facilement des fichiers avec l’application Billit. Ce système est conçu pour numériser et sauvegarder les reçus lors de vos déplacements, mais vous pouvez aussi l’utiliser pour importer une facture.

Reçus… : L'application Billit enregistre toutes les photos en tant que factures et les transmet à la « Saisie rapide ». Vous pouvez toutefois aussi indiquer que votre image est un reçu. Choisissez pour cela une catégorie, saisissez le prix et le fichier sera traité automatiquement et ajouté au menu « Achats ». Les reçus sont enregistrés groupés en tant que facture* d'un fournisseur, avec pour nom la catégorie à laquelle le reçu appartient (par exemple cadeau d'affaires, restaurant, ...). Étant donné qu'un reçu ne doit pas comporter de numéro de TVA, votre comptable verra la différence avec une facture ordinaire lors de la comptabilisation. Vous pouvez bien entendu aussi lier des transactions à ces dépenses (par exemple un relevé Mastercard sur lequel figure le paiement du reçu).

Factures… : Si vous enregistrez un document dans l'application Billit, vous pouvez soit choisir « Facture » comme catégorie, soit ne rien sélectionner et enregistrer l'image immédiatement. Le fichier sera alors classé sous « À traiter » dans la Saisie rapide.

*Veuillez noter que si votre comptable possède un compte Billit, il pourra demander l’importation des reçus via la Saisie rapide. Il pourra aussi demander le regroupement des reçus lors de l'exportation en fonction de la méthode de paiement plutôt que de la catégorie. Cette opération n’aura aucune incidence sur la façon dont les reçus seront affichés dans votre liste de dépenses. Veuillez noter que le regroupement par méthode de paiement n'est possible que si votre comptable est lié via Billsync.

Une fois que vous aurez importé un fichier dans la « Saisie rapide », vous pourrez le traiter. Cela signifie que vous vérifierez et compléterez les informations que l'OCR aura extraites du fichier. Les fichiers importés via l'adresse électronique « Ne pas diviser les fichiers » prendront place immédiatement sous l'onglet « À traiter » où vous pourrez cliquer dessus pour les traiter. Les fichiers envoyés à l'adresse e-mail « Diviser les fichiers » aboutiront sous l'onglet « Séparateur ». Les fichiers de plus deux pages que vous divisez sous l’onglet « À traiter » seront eux aussi d'abord renvoyés sous l'onglet « Séparateur ». Les fichiers que vous chargerez via le bouton « Ajouter pièce jointe » ou en les faisant glisser dans l’encadré gris-bleu figureront sous l'onglet ouvert plus bas. Attention : l’onglet « Approuver » ne sera visible que si vous l’avez sélectionné dans vos paramètres.

Grouper, diviser et/ou approuver

Selon votre méthode d'importation, vos fichiers éventuellement divisés se trouveront sous un des trois onglets suivants :

L’onglet« Séparateur » :c'est ici que vous trouverez les fichiers envoyés via l'adresse e-mail « Diviser les fichiers », les fichiers de plus de trois pages que vous aurez divisés sous l'onglet « À traiter » et tous les fichiers de plus de 99 pages que vous aurez importés. Le séparateur a deux fonctions. Si vous cochez « Traiter en tant que fichiers séparés » (ou si vous appuyez sur la touche CTRL), toutes les pages que vous cocherez apparaîtront en tant que fichiers à traiter séparément sous l'onglet « Traiter ». Si vous sélectionnez « Groupement rapide » (ou si vous appuyez sur la touche SHIFT), les fichiers que vous sélectionnerez et cocherez seront envoyés sous la forme d’un seul fichier vers l'onglet « À traiter ».

Numérisation, reconnaissance et importation de documents et de factures par la saisie rapide

L’onglet« Approuver » :si vous avez sélectionné cette option dans l’encadré « Saisie rapide » du menu « Paramètres » ,vous pourrez approuver les documents à cet endroit avant de les traiter. Une fois l'option activée, les fichiers arriveront ici après avoir été divisés ou importés. Pour approuver un fichier, cochez la case en haut à gauche et cliquez sur « Approuver ». Il sera dans ce cas classé sous l'onglet « À traiter ». Vous pouvez éventuellement diviser un fichier ou fusionner plusieurs pages dans un premier temps.

Attention : cette approbation concerne l'importation d'un document dans Billit et est distincte du flux d'approbation des dépenses qui sert à approuver une dépense définie, et dans lequel vous pouvez aussi définir l'utilisateur qui doit donner son approbation (pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter cet article d'aide). L'approbation lors de l'importation dans la Saisie rapide ne peut pas être attribuée à un utilisateur précis.

L’onglet« À traiter » :vous sélectionnez à cet endroit un fichier à traiter en le cochant. Vous pouvez aussi diviser un fichier en le cochant dans la case en haut gauche et en cliquant sur « Diviser » ou fusionner plusieurs pages d'un fichier en le cochant dans la case en haut à gauche et en cliquant sur « Fusionner ».

Numérisation, reconnaissance et importation de documents et de factures par la saisie rapide

Traiter

Si vous avez coché un fichier sous l'onglet « À traiter », vous pouvez vérifier les informations reconnues par l'OCR. Vous pouvez écraser le texte ou cliquer avec votre curseur dans le champ que vous souhaitez corriger. Lorsque vous déplacerez votre curseur sur la facture, le pointeur de votre souris se transformera en main. Cliquez sur le texte et il sera complété dans la case que vous aurez sélectionnée. Après avoir vérifié ou complété toutes les informations, cliquez sur « Sauvegarder » Votre facture apparaîtra ainsi sous la rubrique « Achats » (ou « Ventes » si vous avez indiqué qu'il s'agissait d'une recette). Billit pourra maintenant la lier automatiquement à une transaction ou vous pourrez le faire manuellement.

Numérisation, reconnaissance et importation de documents et de factures par la saisie rapide

Les factures UBL arrivent par défaut dans la Saisie rapide, mais comme il s'agit de fichiers xml structurés, ce n'est pas vraiment nécessaire. Vous pouvez donc aussi les rediriger automatiquement vers le menu « Ventes » ou « Achats » en paramétrant cette option dans le menu « Paramètres » dans l’encadré « Saisie rapide » lorsque l’option « Traitement automatique de l’UBL dans Saisie rapide » est cochée.

Comme indiqué précédemment, l’OCR est auto-apprenant. Si vous devrez indiquer ou corriger un grand nombre d’informations concernant un nouveau fournisseur la première fois, l’OCR complétera beaucoup plus d'informations de manière autonome la fois suivante. Il est important de se rappeler que l'OCR n'est jamais précis à 100 %. Il est donc essentiel de vérifier systématiquement les informations préremplies.

Traitement des factures de vente

Vous pouvez aussi importer des anciennes factures de vente via « Saisie rapide ». Il s'agira par exemple de factures que vous aurez créées avant d'utiliser Billit et qui relèvent encore du trimestre ou de l'exercice fiscal en cours. N’oubliez pas d’indiquer en haut qu’il s’agit d’une recette et non d’une dépense. Si vous avez indiqué votre IBAN sur votre fiche d’entreprise, Billit reconnaîtra dans la plupart des cas qu’il s’agit d’une facture de vente. Après les avoir sauvegardées, ces factures seront classées dans les « Ventes ».

Traitement des reçus

Vous avez envoyé un reçu à la Saisie rapide, ou votre comptable a configuré pour que les reçus soient toujours importés via la Saisie rapide ? Dans ce cas, sélectionnez « Facture » comme type, mais indiquez la catégorie à laquelle le reçu appartient comme nom de fournisseur. Si vous avez déjà utilisé une catégorie lorsque vous avez envoyé des factures via l'application, cette catégorie figurera déjà dans le menu déroulant des fournisseurs. Si vous souhaitez une nouvelle catégorie, vous devrez d'abord la créer. (Cela signifie que le nom du fournisseur est la catégorie, et qu'il n'y a pas de numéro de TVA. Les reçus avec un fournisseur et un numéro de TVA sont répertoriés en tant que factures et ne participent pas à l'exportation).

Traitement de documents

Vous pouvez aussi importer des documents ordinaires. Si vous sélectionnez cette option, vos fichiers ne seront pas convertis au format UBL, mais sauvegardés dans le menu « Documents ». Cette fonction sera utile pour stocker les documents que vous voulez partager avec votre comptable et qui ne doivent pas être convertis au format UBL (un contrat de location par exemple).

Si vous essayez d'enregistrer un document et ne complétez pas tous les champs obligatoires, vous recevrez un message d'erreur. Vous pourrez aussi recevoir un de ces avertissements :

Double saisie… : Si Billit soupçonne qu’un document a été chargé deux fois, cet avertissement s’affichera dans l’encadré situé sous la facture. Vérifiez ce message, mais n’hésitez pas à cliquer sur « Sauvegarder » s’il est incorrect.

Le numéro IBAN ne correspond pas… : Si Billit soupçonne que quelqu’un a ajouté un IBAN incorrect à la facture afin de percevoir indûment l’argent du paiement sur le numéro de compte, cet avertissement apparaîtra dans l’encadré situé sous la facture. Billit affichera ce message si l’IBAN de la fiche du fournisseur n’est pas identique à l’IBAN de la facture.

Montant plus élevé qu'attendu… : Si, sur la base de données historiques, Billit soupçonne que la facture est sensiblement plus élevée que par le passé, cet avertissement apparaîtra dans l’encadré sous la facture.

Entreprise incorrecte… : Cet avertissement apparaîtra si le numéro de TVA de l’entreprise ne figure pas sur la facture.