Politique de confidentialité

Version 1

La présente politique de confidentialité (ci-après : la « Politique de confidentialité ») explique comment Billit collecte et traite vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez le Site internet de Billit, accessible via www.billit.be (ci-après : le « Site internet ») et les services qui y sont offerts (ci-après : les « Services »).

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires lorsque vous utilisez le Site internet. Des données à caractère personnel vous concernant seront de ce fait collectées et traitées. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter notre politique en matière de cookies sur Politique en matière de cookies

​À partir du 25 mai 2018, vous verrez dans votre compte un commentaire sur le Contrat de Traitement de données​ (CTD) de Billit. Billit: que faisons-nous avec quoi, quels droits avez-vous, quelles mesures de sécurité prenons-nous, etc.? Afin de se conformer au GDPR, chaque gestionnaire de données (dans ce cas vous) doit avoir un CTD ​avec son processeur de données (dans ce cas Billit). En acceptant notre CTD , vous faites donc un pas de plus vers la réalisation du GDPR.​

1. Généralités

DISPOSITION

EXPLICATION

1.1. Vos données à caractère personnel seront collectées et traitées par Billit BVBA, Lindelaan 5A, 8550 Zwevegem, Belgique, enregistrée à la BCE sous le numéro 0563.846.944 (ci-après : « Billit », « nous », « notre »). Vous pouvez nous joindre par courriel adressé à dpo@billit.be.

Il s’agit de l’entité responsable du traitement de vos données à caractère personnel en vertu de la présente Politique de confidentialité.

1.2. Tout terme ou concept commençant par une majuscule doit être entendu de la manière définie dans la présente Politique de confidentialité. Le cas échéant, compte tenu du contexte, les mots au singulier englobent également leur pluriel et vice versa.

Afin de nous assurer que nous comprenons ce texte de la même manière, il est important que nous interprétions certains concepts de la même manière.

1.3. Lorsqu’il est fait référence à certaines dispositions législatives et mesures d’exécution connexes, cette référence est également réputée inclure toute modification, tout remplacement ou toute annulation à venir de ces dispositions législatives et mesures.

Les lois sont régulièrement révisées et nous souhaitons nous assurer que la présente Politique de confidentialité demeure conforme à ces changements. 

1.4. Billit se réserve le droit de modifier, de compléter ou de remplacer occasionnellement la présente Politique de confidentialité. De tels changements, ajouts ou remplacements vous seront notifiés via le Site internet. Si vous n’êtes pas d’accord avec ces modifications, ajouts ou remplacements, nous vous prions de bien vouloir envoyer un courriel à l’adresse indiquée à l’article 1.1. 

En l’absence d’avis de votre part dans les trois (3) jours ouvrables suivant la notification des changements, ajouts ou remplacements par l’entremise du Site internet, vous serez réputé(e) avoir accepté tous ces changements, ajouts ou remplacements.

Les changements apportés à la législation ou l’évolution des conditions du marché peuvent nécessiter la modification occasionnelle de la présente Politique de confidentialité dans le but de préserver sa cohérence. 

Vous pouvez dans ce cas prendre connaissance de ces modifications et, si possible, les accepter.

2. CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS

DISPOSITION

EXPLICATION

2.1. Vous nous communiquez des données à caractère personnel lorsque vous vous inscrivez en tant qu’utilisateur sur le Site internet ou en tant qu’utilisateur du Site internet et que vous utilisez les Services. Les données à caractère personnel que nous pouvons ainsi collecter et traiter sont les suivantes :

  • les informations techniques associées au navigateur et à l’appareil que vous utilisez, y compris, mais sans s’y limiter, l’adresse IP, le type de navigateur, les parties du Site internet que vous avez visitées et la page web que vous avez visitée lorsque vous y avez accédé.

Nous vous expliquons ici les données à caractère personnel que nous traitons lorsque vous utilisez le Site internet.

2.2. Lorsque vous créez un compte sur le Site internet, nous recueillons : 

  • des données d’identité : nom et prénom, raison sociale, date de naissance et sexe ;
  • des données relatives au compte : nom d’utilisateur et données de connexion ; 
  • des coordonnées : adresse du domicile, adresse de l’entreprise, adresse e-mail et numéro de téléphone. Ces renseignements englobent notamment les données de correspondance avec Billit et émanant de Billit, ainsi que les préférences de communication ;
  • des données financières : numéro de compte bancaire, mode de paiement ;
  • des données de localisation géographique : en cas d’utilisation d’un appareil mobile. 

Nous vous expliquons ici les données que nous traitons lorsque vous créez un compte sur le Site internet. 

2.3. Nous pouvons traiter les données suivantes lorsque vous nous remettez votre carte de visite ou lorsque vous nous contactez de toute autre manière lors d’un événement auquel nous participons : 

  • les informations générales d’identité figurant sur votre carte de visite, telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, l’entreprise où vous travaillez et votre fonction ;
  • votre photo.

Nous vous expliquons ici les données que nous traitons lorsque vous nous contactez activement lors d’événements.

2.4. La plateforme Billit proprement dite ne demande jamais de données à caractère personnel sensibles. Toutefois, les factures traitées via la plateforme peuvent contenir des données à caractère personnel sensibles. Aux fins de l’application de la présente disposition, les données à caractère personnel sensibles doivent être entendues comme étant : 

  • les données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique ;
  • les opinions politiques ;
  • les convictions religieuses ou philosophiques ;
  • l’appartenance à un syndicat ;
  • les données génétiques ou biométriques ;
  • les données sur la santé ;
  • les données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle d’une personne.

Nous expliquons ici que Billit ne demande aucune donnée à caractère personnel sensible. Toutefois, vous pouvez communiquer de votre propre initiative des données à caractère personnel sensibles au moyen des factures qui sont traitées par le biais de Billit. 

3. Les finalités et la base juridique du traitement des données.

DISPOSITION

EXPLICATION

3.1. Billit traite vos données à caractère personnel pour vous enregistrer et pour pouvoir mettre le Site internet et les Services à votre disposition. 

Nous invoquons à ce titre la nécessité de ce traitement afin de pouvoir exécuter l’accord qui nous lie.

Nous devons traiter un certain nombre de données à caractère personnel pour pouvoir proposer notre Site internet et nos Services.

3.2. En communiquant des données à caractère personnel sensibles de la manière indiquée au point 2.4, vous consentez au traitement de ces données à caractère personnel. 

Nous invoquons à ce titre le consentement explicite de la personne concernée. Si ce traitement concerne les données à caractère personnel d’un enfant de moins de 13 ans, le consentement doit être donné par le représentant légal de cet enfant.

Il arrive qu’une facture contienne des données à caractère personnel sensibles. Dans ce cas, il est nécessaire de considérer que le consentement au traitement est donné d’office.

3.3. Billit peut traiter les données visées aux points 2.2 et 2.4 afin de communiquer par le biais de messages commerciaux. 

Nous invoquons à ce titre votre autorisation concernant cette communication. Vous pouvez révoquer votre consentement à cette communication à tout moment. En consentant au traitement de vos données à caractère personnel à des fins commerciales, vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel tel que décrit dans la présente Politique de confidentialité.

 

Nous vous informerons volontiers des mises à jour et des nouveaux développements. 

3.4. Billit peut traiter vos données à caractère personnel pour pouvoir se conformer aux obligations légales qui lui sont applicables et pouvoir répondre de manière appropriée à toute demande valide d’informations et de renseignements émanant d’organismes publics, d’autorités judiciaires, de la police et d’autres organismes publics compétents. 

Nous invoquons à ce titre la nécessité de ce traitement afin de respecter nos obligations légales.

Dans certains cas, la loi nous oblige à traiter certaines données à caractère personnel.

3.5. Billit peut traiter vos données à caractère personnel pour effectuer des analyses statistiques, pour mener des recherches, pour améliorer le Site internet, les Services et d’autres services et pour développer de nouveaux services. 

Nous invoquons à ce titre la nécessité de ce traitement afin de respecter nos propres intérêts légitimes. Les intérêts mentionnés ici sont, d’une part, l’importance de pouvoir continuer à proposer un service de qualité et, d’autre part, l’importance de pouvoir développer de nouveaux produits et services.

Nous pouvons traiter des données à caractère personnel à des fins de recherche et de développement de nos Services.

3.6. Billit peut traiter vos données à caractère personnel afin d’informer un tiers en cas de reprise, de fusion, de scission éventuelle ou en cas d’opération similaire. 

Nous invoquons à ce titre la nécessité de ce traitement afin de respecter nos propres intérêts légitimes. L’intérêt mentionné ici concerne notre intérêt social et commercial.

Cette disposition parle d’elle-même.

3.7. Billit peut traiter vos données à caractère personnel afin de protéger nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers si votre utilisation du Site internet et des Services constitue l’un des cas d’utilisation inappropriée suivants : (a) une violation de la législation et des conditions d’utilisation applicables ou des droits de tiers ; (b) une menace pour la sécurité du Site internet et des Services ou de l’infrastructure, des systèmes et des services sous-jacents, y compris, mais sans s’y limiter, en raison de virus, de logiciels malveillants, de logiciels espions ou de toute autre forme de code malveillant ; (c) les déclarations haineuses, discriminatoires, racistes, calomnieuses, diffamantes ou toute autre déclaration à interpréter comme étant nuisible, blessante ou illégale de quelque manière que ce soit.

En cas d’utilisation inappropriée du Site internet ou des Services, nous pouvons traiter les données à caractère personnel pour protéger des intérêts légitimes.

4. Localisation et transfert

DISPOSITION

EXPLICATION

4.1. Billit ne partage vos données à caractère personnel qu’avec les catégories de destinataires suivantes : 

  • sous-traitants et partenaires de Billit avec lesquels nous avons conclu un accord et qui nous aident à mettre à disposition le Site internet et les fonctionnalités associées, tels que les prestataires informatiques et les prestataires de services financiers ; 
  • tiers avec lesquels nous menons des négociations dans le cadre de fusions, d’acquisitions ou d’opérations similaires.

Pour pouvoir fournir nos Services, certaines données à caractère personnel doivent être divulguées à d’autres parties.

4.2. Billit ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers sans votre autorisation. Toutefois, lorsque vous utilisez nos canaux de réseaux sociaux, vous comprenez que vos données à caractère personnel sont traitées par nos fournisseurs de réseaux sociaux. Vous trouverez de plus amples informations sur la façon dont ces parties traitent vos données à caractère personnel dans leurs politiques de confidentialité respectives. 

Nous ne transmettrons pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si vous nous en donnez l’autorisation ou sous une forme anonymisée. Toutefois, si vous communiquez avec nous via Facebook, vous comprenez que Facebook traitera également vos données à caractère personnel.

4.3. L’utilisation de notre Site internet et de nos Services implique que certaines de vos données à caractère personnel puissent être traitées aux États-Unis d’Amérique. Les États-Unis d’Amérique ont obtenu de la Commission européenne une décision relative à l’adéquation du niveau de protection des données (« adequacy decision », décision d’exécution (UE) 2016/1250 de la Commission) et peuvent donc être considérés comme un pays tiers assurant une protection adéquate de vos données à caractère personnel. 

Cette disposition parle d’elle-même. 

5. Garanties de qualité

DISPOSITION

EXPLICATION

5.1. Billit met tout en œuvre pour ne traiter que les données à caractère personnel nécessaires à la poursuite des finalités visées à l’article 3.

Nous ne traiterons pas plus de données à caractère personnel que nécessaire pour les finalités communiquées.

5.2. Vos données à caractère personnel ne seront traitées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs visés à l’article 3. À l’issue de cette période, Billit dépersonnalisera vos données à caractère personnel, sauf si : 

  • Billit ou un autre tiers a intérêt à conserver vos données à caractère personnel sous une forme identifiée et que cet intérêt prime sur vos droits fondamentaux ; 
  • une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative empêche Billit de le faire.

Nous vous expliquons ici pendant combien de temps nous conservons vos données à caractère personnel sous une forme identifiable.

5.3. Billit prendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, vol, perte accidentelle, modification involontaire ou destruction accidentelle. L’accès à vos données à caractère personnel sera limité aux membres du personnel de Billit et à nos fournisseurs de services désignés en ayant effectivement besoin pour atteindre les objectifs énoncés à l’article 3. Tous les membres du personnel ayant accès à vos données à caractère personnel sont tenus par une obligation de confidentialité. Cependant, vous comprendrez que la sécurité constitue une obligation de moyens et qu’il est impossible d’offrir une garantie totale de sécurité.

Nous nous engageons à protéger vos données à caractère personnel.

6. Vos droits

DISPOSITION

EXPLICATION

6.1. Vous avez le droit de demander l’accès à l’ensemble des données à caractère personnel traitées par Billit à la suite de votre utilisation du Site internet et des Services. Billit se réserve le droit de facturer des frais administratifs lorsque plusieurs demandes d’accès consécutives ont manifestement été présentées dans le but de causer une surcharge de travail ou un préjudice à Billit.

Dans cet article, nous vous expliquons quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel. Les droits proprement dits parlent d’eux-mêmes.

6.2. Vous avez le droit de demander la rectification gratuite de toute donnée à caractère personnel erronée. Toute demande de correction présentée doit être accompagnée de la preuve du caractère erroné des informations pour lesquelles la correction est demandée.

6.3. Vous avez à tout moment le droit de révoquer le consentement accordé en vertu du point 3.3. 

6.4. Vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités énoncées à l’article 3. Une demande de suppression sera cependant évaluée à l’aune des éléments suivants : 

  • un intérêt légitime de Billit ou d’un autre tiers à conserver vos données à caractère personnel sous une forme identifiée lorsque cet intérêt prime sur vos droits fondamentaux ;
  • une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative empêchant Billit d’effacer vos données à caractère personnel. 

Au lieu de demander leur suppression, vous pouvez également demander à Billit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (a) si vous contestez l’exactitude de ces données, (b) si le traitement est illicite ou (c) si les données ne sont plus nécessaires aux fins visées à l’article 3, mais que vous en avez besoin pour vous défendre personnellement dans le cadre de procédures judiciaires.

6.5. Vous avez le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel dans les cas prévus aux articles 3.4, 3.5 et 3.6 si vous êtes en mesure de prouver que votre situation particulière justifie une telle opposition. Toutefois, si le traitement prévu est considéré comme du marketing direct, vous avez le droit de vous opposer gratuitement et sans justification à un tel traitement.

6.6. Vous avez le droit de recevoir de notre part, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, toutes les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées.

6.7. Si vous souhaitez présenter une demande d’exercice d’un ou de plusieurs droits énumérés ci-dessus, vous pouvez contacter Billit directement par courriel adressé à dpo@billit.be. 

Le courriel demandant l’exercice d’un droit ne sera pas interprété comme un consentement au traitement de vos données à caractère personnel au-delà de ce qui est nécessaire pour traiter votre demande. 

Toute demande doit indiquer clairement quel droit vous souhaitez exercer et les raisons pour lesquelles vous souhaitez l’exercer si les articles 6.1 à 6.5 l’exigent. Elle doit également être datée et signée et accompagnée d’une copie numérisée de votre carte d’identité valide ou de tout autre document prouvant votre identité. 

Dès réception de cette demande, un accusé de réception vous sera transmis dans les plus brefs délais. La demande, si elle s’avère valide, sera exécutée dans les meilleurs délais et au plus tard trente (30) jours après réception. 

En cas de réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel par Billit, il vous est toujours loisible de nous contacter par le biais de l’adresse e-mail indiquée dans cet article. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données, à savoir l’Autorité de protection des données belge. Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be.