Maak een dossier aan voor elke ondernemer. Dit kan je doen door in het menu ‘Dossiers’ op ‘Toevoegen’ te klikken. Je kan ook meerdere dossiers tegelijk aanmaken door een Excel-bestand te exporteren, op elke lijn de gegevens van het dossier in te geven (deze gegevens kun je eventueel kopiëren uit een export uit je boekhoudsoftware) en daarna het aangepaste Excel-document te importeren via de knop ‘Importeer’.

Hebben je ondernemers al een Billit-account? Dan zal Billit deze zelf detecteren via het ondernemingsnummer (ook wanneer je meerdere dossiers via een Excel-bestand toevoegt) en vragen of je deze ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount wil koppelen. Meer info over hoe je zelf ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount kunt koppelen vind je hier.

Nieuwe accounts die ontstaan door het importeren van het Excel-bestand of die gecreëerd werden via de knop ‘Toevoegen’ moeten eerst nog geactiveerd worden. Klik hiervoor op ‘Verstuur login gegevens’ in het menu ‘Dossiers’.

De ondernemers zullen een uitnodiging krijgen per e-mail met een login voor hun ondernemersaccount en een dedicated account manager. De ondernemersaccount kunnen ze vier weken gratis proberen, na deze proefperiode moeten ze een tariefplan kiezen. Tijdens deze proefperiode worden ze ook door iemand van Billit gecontacteerd om hen op weg te helpen en worden ze uitgenodigd voor een workshop waarin ze wegwijs worden gemaakt in Billit.

Naast je eigen dossiers kun je ook de klanten- en leveranciersgegevens uit een dossier uit je boekhoudsoftware importeren via een Excel-bestand. Hiervoor moet je eerst het dossier openen in de ondernemersmodus. Dit doe je door op het menu 'Dossiers' te klikken en daarna op 'Open dossier' op de lijn van het dossier waar je klanten en leveranciersgegevens wil toevoegen.

Hierop opent zich het dossier zoals de ondernemer dat zelf te zien krijgt wanneer hij Billit opent. Vanaf hier kun je de handleidingen voor het importeren van klanten/leveranciers en het importeren van producten voor ondernemers volgen.

Koppelen met Admisol gebeurt via de Billmail-koppeling. Ga naar het submenu ‘Integraties’ dat te voorschijn komt wanneer je een dossier aanklikt in het menu ‘Dossiers’ en klik in de Billmail-tegel op ‘Beschikbaar’.

Op het volgende scherm vul je de e-mailadressen in van de postbussen waarlangs Admisol de verschillende soorten documenten importeert. Elk Admisol-dossier heeft namelijk een uniek e-mail-adres dat gebaseerd is op het BTW-nummer van het dossier, en wordt als volgt samengesteld: BE-1234.567.890@doc.admisol.be. Om documenten naar een ander dagboek dan het aankoopboek te versturen moet je nog de dagboekcode achter het btw-nummer zetten, voorafgegaan door een koppelteken, bv: BE-1234.567.89-dagboekcode@doc.admisol.be. Een voorbeeld van de ingevulde velden vind je in onderstaande screenshot. Meer uitleg over het importeren via e-mailpostbussen in Admisol vind je op de website van Admisol.

In het ‘Van’-veld vul je het e-mailadres in waarmee je de documenten wil versturen. Opgelet! Het e-mailadres van waaruit je de documenten verstuurd moet een e-mailadres zijn van een bestaande Admisol-gebruiker. Klik daarna op 'Toevoegen'.

Klik in het menu ‘Dossiers’ op een dossier en daarna op het submenu ‘Integraties’ dat tevoorschijn komt. Bovenaan dit scherm zie je een kader ‘Standaard dossierinstellingen’. Hier kun je instellen of en hoe frequent de documenten vanuit Billit naar je boekhoudsoftware mogen worden doorgestuurd.

In het dropdown-menu kun je kiezen tussen de volgende instellingen:

1) Nooit: De documenten worden nooit automatisch naar de boekhoudsoftware doorgestuurd. Je kunt de documenten wel steeds zelf importeren via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

2) Laatste maand (aanbevolen): Alle dossiers van de laatste volledige maand worden doorgestuurd.

3) Na 10 minuten: Alle documenten worden 10 minuten na aanmaak doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

Onder het dropdownmenu kun je ook nog aanvinken om de documenten enkel te laten doorsturen na goedkeuring van de ondernemer. De documenten worden dan niet automatisch doorgestuurd, maar je krijgt een verwittiging wanneer de ondernemer de documenten wil versturen. Je kunt de documenten wel ten allen tijde doorsturen naar de boekhoudsoftware via via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

Daarnaast kun je ook nog instellen dat de facturen in Billit niet meer kunnen worden aangepast nadat zijn ze zijn geëxporteerd naar de boekhoudsoftware.

Klik op ‘Opslaan’.

Met de boekhoudersaccount kun je de huisstijl van je eigen portaal en dat van je gekoppelde ondernemers zelf instellen.

Ga hiervoor naar het ‘Huisstijl’-kader in het menu ‘Instellingen’.

De parameters die je kunt instellen zijn:

- Host-URL: Indien je een eigen hostnaam gebruikt om aan je ondernemers weer te geven kun je deze hier invullen. Deze moet vormgegeven zijn naar het model van my.billit.be (bv. my.naamvanjouwboekhoudkantoor.be). Meer info over het gebruiken van een eigen hostnaam? Contacteer support.

- Hoofdkleur: hier stel je de hoofdkleur van het portaal in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Navigatiekleur: Hier stel je de kleur in van de geselecteerde menu’s in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Kleur knoppen: Hier stel je de kleur van de knoppen in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Login Titel: Hier stel je de titel in die wordt weergegeven op het inlogscherm. Bij ons is dat ‘Welkom’.

- Logo: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, invoeren dat links onder de menubalk wordt weergegeven.

- Favicon: Hier stel het icoon in dat wordt weergegeven in het tabblad waarop het portaal bekeken wordt.

- Login Afbeelding: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, uploaden die wordt weergegeven op het aanmeldscherm.

Klik na het ingeven of aanpassen van de instellingen onderaan op 'Opslaan' om de instellingen op te slaan.

Indien je bij het instellen van de koppeling hebt gekozen voor ‘Laatste maand’ of ’10 minuten’ hoef je eigenlijk de documenten niet meer zelf te exporteren/importeren, Billit exporteert voor jou op de gekozen tijdstippen die je terugvind bovenaan het submenu 'Integraties' van het dossier. Toch kun je ook dan steeds een manuele export initialiseren.

Open het dossier door op de dossiernaam te klikken in het menu ‘Dossiers’ en klik daarna op het submenu ‘Exporteer’. Hier kun je instellen welke documenten je wil exporteren. Daarna klik daarna op ‘Exporteer’ om de documenten naar je boekhoudsoftware te exporteren.

Inkomende facturen kunnen 2 formaten hebben in Admisol, afhankelijk van hoe de leverancier ze zelf aanmaakt. Zo heb je enerzijds facturen in het gewone .pdf-formaat (zie 'boeken op basis van scans'), en anderzijds facturen in een UBL-formaat. Die laatste zien eruit als een gewoon .pdf-document, maar bevatten een gecodeerd bestand (.xml) met alle data van de factuur. Dat bestand gebruikt Admisol om de gegevens op de factuur automatisch te herkennen. Let wel! De gegevens worden automatisch in een boekingsvoorstel verwerkt, maar de boeking en aanpassingen daarvan dienen nog steeds manueel te gebeuren!

Denk er ook aan om de digitale stroom niet te onderbreken, zodat er geen documentinformatie verloren gaat. Wanneer u bijvoorbeeld een factuur van uw leverancier ontvangt in .pdf, hoeft u die niet af te drukken en dan pas te importeren, maar gewoon rechtstreeks vanop uw computer te importeren in of te mailen naar de applicatie. Op die manier kan de boekingsinformatie automatisch verwerkt en getoond worden.

Eens de factuur in Admisol terecht komt (door uzelf of door de leverancier) verschijnt die bij het geselecteerde dagboek (meestal bij ‘Inkomende Facturen’). Daar wordt het aantal nieuwe inkomende pagina’s weergegeven in een rode cirkel. Zo ziet u in het onderstaande voorbeeld dat er in het eerste dagboek nog 10 pagina’s moeten geboekt worden.

Om de nieuwe inkomende facturen te zien, klikt u op de groene plus in het overzicht bij Inkomende facturen.

Wanneer een UBL-factuur in Admisol wordt geïmporteerd, ziet u dat ook deze keer de scan of .pdf verschijnt naast de gegevens van de boeking. Het enige verschil met een gewone .pdf-factuur, is dat het UBL-bestand de gegevens van de factuur bevat, waardoor die zo goed als volledig automatisch verwerkt kan worden tot een boekingsvoorstel. Let wel! De gegevens worden automatisch in een boekingsvoorstel verwerkt, maar de boeking en aanpassingen daarvan dienen nog steeds manueel te gebeuren! Onderstaand voorbeeld gaat ervan uit dat u de leverancier nog nooit heeft ingegeven in Admisol.

Indien de leverancier nog niet gekend is, dan kan u die automatisch aanmaken door te klikken op ‘Nieuwe leverancier toevoegen o.b.v. UBL’, waarna u onderstaand scherm te zien krijgt. Admisol haalt op die manier alle gegevens van de leverancier uit het UBL-bestand en vult die in op de juiste plaats in de leveranciersfiche. Vervolgens klikt u op bewaren om de leverancier op te slaan.

Eens de leverancier in Admisol gekend is, zal Admisol nu ook automatisch de resterende factuurgegevens uit het UBL-document op de juiste plaats in de boeking invullen. Deze manier van werken reduceert bovendien aanzienlijk de kans op fouten in vergelijking met het overtypen van gegevens op .pdf-facturen, aangezien Admisol de UBL-gegevens letterlijk overneemt. Ook hier zal Admisol eerder gestelde acties onthouden en de gebruiker blijven waarschuwen indien bedragen afwijken, reeds eerder geboekt werden of indien hetzelfde .pdf-bestand reeds bij een andere boeking gebruikt werd.

Om de factuur te boeken en te bewaren, hoeft u nu enkel nog maar op het disketje te klikken.

Heeft u nood aan meer informatie, of heeft u nog vragen? Neem gerust contact op met de Admisol helpdesk via het vraagteken in de applicatie.

bron: http://www.admisol.be/benl/manual/h01463.htm

(!) Er zijn limieten aan het doorsturen van documenten bij Admisol. klik hier voor meer info.

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.