Om Billit te koppelen met Adsolut moet je de Billsync-tool installeren. Deze tool zorgt ervoor dat de documenten op de juiste plaats op je computer/server terechtkomen.

Plan een Billsync-installatie

Ga naar het submenu 'Integraties' onder het menu 'Instellingen' en klik op de knop 'Beschikbaar' op de Billsync-tegel.

Op het volgende scherm volg je onderstaande stappen om de Billsync-tool installeren.

1. Vraag je Billsync-downloadlink en bijhorende API-key aan bij onze support

2. Open het gedownloade bestand en doorloop de installatiestappen.

3. Na de installatie kun je de Billsync-tool verbinden met je account. Dubbelklik op het nieuw icoontje op je bureaublad.

4. Hierop krijg het configuratiescherm te zien. Klik op het tabblad ‘Configuratie’ en daarna op de knop ‘Open configuratie’

4.1 Op dit scherm selecteer je de map waar BillSync de bestanden (facturen, documenten en eventueel CODA-bestanden) mag plaatsen. Indien dit een netwerkmap is moeten er mogelijks authenticatiegegevens worden ingevuld. Deze map (die werd aangemaakt door Adsolut) vind je terug door in Adsolut op 'Systeembeheer/Instelling' te klikken. Op het volgende scherm vind je de map naast de code EFFFPATH.

4.2 Klik daarna op "Geef API-token in" en vul de API-sleutel in Opgelet: dit is niet de API-token die je in je gebruikersinstellingen terugvindt, maar de aparte Billsync-API die je hebt meegekregen met de Billsync-downloadlink. (Zie stap 1)

4.3 Ga naar het tabblad 'Adsolut' en voer de gegevens in. Vraag deze gegevens op bij je IT-partner/-beheerder.

5. Ga terug naar het tabblad "Status". Controleer of de connectie actief is en klik op 'Opslaan'.

6. Herlaad de pagina nadat BillSync succesvol gekoppeld is.

Dankzij de koppeling kan je makkelijk dossiers (inclusief klanten- en leveranciersgegevens uit die dossiers) uit Adsolut importeren in Billit via de knop ‘Voeg toe vanuit boekhoudpakket’ in het menu ‘Dossiers’. Op het volgende scherm selecteer je de gevonden dossiers in Adsolut die je wil importeren en klik je op 'Importeren'. Zie je niet alle dossiers uit Adsolut staan bij het importeren, check dan zeker of je alle info correct hebt ingevuld in het tabblad 'Adsolut' bij het instellen van Billsync (of klik op de snelkoppeling van Billsync op je bureaublad). Je kunt controleren of je dit correct hebt gedaan door op de test-knop te klikken in tabblad Adsolut van de Billsync-configuratietool. In het kader dat daaronder verschijnt zie je een overzicht van alle beschikbare dossiers in Adsolut.

Hebben je ondernemers al een Billit-account? Dan zal Billit deze zelf detecteren via het ondernemingsnummer en vragen of je deze ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount wil koppelen. Meer info over hoe je zelf ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount kunt koppelen vind je hier.

Nieuwe accounts die ontstaan door het importeren vanuit Adsolut moeten eerst nog geactiveerd worden. Klik hiervoor op ‘Verstuur logingegevens’ in het menu ‘Dossiers’.

De ondernemers zullen een uitnodiging krijgen per e-mail met een login voor hun ondernemersaccount en een dedicated account manager. De ondernemersaccount kunnen ze vier weken gratis proberen, na deze proefperiode moeten ze een tariefplan kiezen. Tijdens deze proefperiode worden ze ook door iemand van Billit gecontacteerd om hen op weg te helpen en worden ze uitgenodigd voor een workshop waarin ze wegwijs worden gemaakt in Billit.

De mappenstructuur die Adsolut voorziet voor het verwerken van de UBL e-facturen is gebaseerd op de unieke code die Adsolut geeft aan de dossiers. Om ervoor te zorgen dat de dossiers in Billit gekoppeld zijn aan de dossiers in Adsolut moet je de unieke code ophalen in Adsolut en opslaan in Billit.

Om deze code op te halen klik je in Adsolut op 'Open dossier'. In het venster dat zich nu opent krijg je een lijst met per dossier de unieke code.

Deze code moet je nu per dossier ingeven in Billit. Open het hiervoor het gewenste dossier in de lijst met dossiers in het menu 'Dossiers' en klik op de Billsync-tegel in submenu 'Integraties' van het dossier.

In het venster ‘Configureer Billsync Koppeling’-kader vul je (per dossier) de code uit Adsolut in gevolgd door \aankopen en \verkopen.

Klik in het menu ‘Dossiers’ op een dossier en daarna op het submenu ‘Integraties’ dat tevoorschijn komt. Bovenaan dit scherm zie je een kader ‘Standaard dossierinstellingen’. Hier kun je instellen of en hoe frequent de documenten vanuit Billit naar je boekhoudsoftware mogen worden doorgestuurd.

In het dropdown-menu kun je kiezen tussen de volgende instellingen:

1) Nooit: De documenten worden nooit automatisch naar de boekhoudsoftware doorgestuurd. Je kunt de documenten wel steeds zelf importeren via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

2) Laatste maand (aanbevolen): Alle dossiers van de laatste volledige maand worden doorgestuurd.

3) Na 10 minuten: Alle documenten worden 10 minuten na aanmaak doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

Onder het dropdownmenu kun je ook nog aanvinken om de documenten enkel te laten doorsturen na goedkeuring van de ondernemer. De documenten worden dan niet automatisch doorgestuurd, maar je krijgt een verwittiging wanneer de ondernemer de documenten wil versturen. Je kunt de documenten wel ten allen tijde doorsturen naar de boekhoudsoftware via via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

Daarnaast kun je ook nog instellen dat de facturen in Billit niet meer kunnen worden aangepast nadat zijn ze zijn geëxporteerd naar de boekhoudsoftware.

Klik op ‘Opslaan’.

De CODA-bestanden worden automatisch mee geëxporteerd naar je server en zijn beschikbaar in de 'Financial Transactions'-map die je terugvindt in de map van elke ondernemer. Let op, het mee versturen van de CODA-bestanden is enkel mogelijk wanneer de ondernemer zijn bankrekening via KBC of Billbank heeft gekoppeld met Billit.

Om ervoor te zorgen dat Adsolut de CODA-bestanden inleest moet je per dossier deze map instellen als zogenaamd 'CODAPATH'. Hiervoor klik je op het tabblad 'Systeembeheer' en daarna op het tabblad 'Instelling'. Wanneer je in het zoekveld 'CODA' typt krijg je de code en instelling voor CODAPATH te zien. Dubbelklik op de locatie. Indien de code niet zichtbaar wordt kun je deze ook zelf aanmaken.

Op het volgende scherm kun je de locatie waar Adsolut de CODA-bestanden gaat zoeken aanpassen. Vul hier de mapnaam in waar je tijdens de Billsync-installatie hebt ingevuld dat de CODA-bestanden geplaatst mogen worden. Je kunt deze ook steeds terugvinden per dossier in het Billsync-instellingenscherm. (Ga naar het dossier > Integraties > klik op Billsync-tegel om alle ingestelde locaties te zien)

Eenmaal ingesteld ga je naar het menu 'Boekhouden' en dan verder naar het submenu 'Financiëel' en klik je op lees CODA of F6 op je toetsenbord om de CODA-bestanden te importeren vanaf de ingestelde locatie..

Met de boekhoudersaccount kun je de huisstijl van je eigen portaal en dat van je gekoppelde ondernemers zelf instellen.

Ga hiervoor naar het ‘Huisstijl’-kader in het menu ‘Instellingen’.

De parameters die je kunt instellen zijn:

- Host-URL: Indien je een eigen hostnaam gebruikt om aan je ondernemers weer te geven kun je deze hier invullen. Deze moet vormgegeven zijn naar het model van my.billit.be (bv. my.naamvanjouwboekhoudkantoor.be). Meer info over het gebruiken van een eigen hostnaam? Contacteer support.

- Hoofdkleur: hier stel je de hoofdkleur van het portaal in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Navigatiekleur: Hier stel je de kleur in van de geselecteerde menu’s in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Kleur knoppen: Hier stel je de kleur van de knoppen in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Login Titel: Hier stel je de titel in die wordt weergegeven op het inlogscherm. Bij ons is dat ‘Welkom’.

- Logo: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, invoeren dat links onder de menubalk wordt weergegeven.

- Favicon: Hier stel het icoon in dat wordt weergegeven in het tabblad waarop het portaal bekeken wordt.

- Login Afbeelding: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, uploaden die wordt weergegeven op het aanmeldscherm.

Klik na het ingeven of aanpassen van de instellingen onderaan op 'Opslaan' om de instellingen op te slaan.

Indien je bij het instellen van de koppeling hebt gekozen voor ‘Laatste maand’ of ’10 minuten’ hoef je eigenlijk de documenten niet meer zelf te exporteren/importeren, Billit exporteert voor jou op de gekozen tijdstippen die je terugvind bovenaan het submenu 'Integraties' van het dossier. Toch kun je ook dan steeds een manuele export initialiseren.

Open het dossier door op de dossiernaam te klikken in het menu ‘Dossiers’ en klik daarna op het submenu ‘Exporteer’. Hier kun je instellen welke documenten je wil exporteren. Daarna klik daarna op ‘Exporteer’ om de documenten naar je boekhoudsoftware te exporteren.

Één document verwerken

Open het dossier en klik op 'Aankopen' of 'Verkopen'.

Wanneer je op de knop boeken (F3) klikt verwerkt Adsolut de UBL-bestanden in het geselecteerde dagboek. Dubbelklikken op een UBL bestand zal het bestand inlezen een klaarzetten om gecontroleerd te worden.

Op het volgende scherm kun je het boekingsvoorstel verwerken.

Meerdere documenten verwerken

Wil je meerdere facturen verwerken, ga dan naar het menu 'Importeren' en klik op 'Import UBL-facturen'.

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.