Ga in je boekhoudersaccount naar het submenu 'Integraties' onder het menu 'Instellingen' en klik op 'Beschikbaar' in de tegel van Exact Online. Op het volgende scherm klik je op 'Verbinden'. Hierop wordt je doorverbonden naar Exact Online en wordt je gevraagd aan te melden met je Exact Online-account. Opgelet: om de koppeling te leggen moet je beschikken over administrator-rechten in Exact. Leg de initiële koppeling dus steeds met een administrator-account van Exact.

Dankzij de API-koppeling kan je makkelijk dossiers (inclusief klanten- en leveranciersgegevens uit die dossiers) uit Exact Online importeren via de knop ‘Voeg toe vanuit boekhoudpakket’ in het menu ‘Dossiers’. Op het volgende scherm selecteer je de gevonden dossiers in Exact Online die je wil importeren en klik je op 'Importeren'. Indien er Exact-dossiers ontbreken in dit overzicht moet je mogelijks de app-machtigingen wijzigen in Exact. Ga hiervoor in Exact naar het beveiligingscentrum, klik op 'Machtigingen voor mijn apps' en klik door op 'Billit'. Hier kun je de verschillende adminsitraties beheren die naar deze app kunnen doorgezet worden en dus beschikbaar worden om te importeren in Billit. Meer info vind je in de handleiding van Exact Online.

Hebben je ondernemers al een Billit-account? Dan zal Billit deze zelf detecteren via het ondernemingsnummer en vragen of je deze ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount wil koppelen. Meer info over hoe je zelf ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount kunt koppelen vind je hier.

Nieuwe accounts die ontstaan door het importeren vanuit Exact Online moeten eerst nog geactiveerd worden. Klik hiervoor op ‘Verstuur logingegevens’ in het menu ‘Dossiers’.

De ondernemers zullen een uitnodiging krijgen per e-mail met een login voor hun ondernemersaccount en een dedicated account manager. De ondernemersaccount kunnen ze vier weken gratis proberen, na deze proefperiode moeten ze een tariefplan kiezen. Tijdens deze proefperiode worden ze ook door iemand van Billit gecontacteerd om hen op weg te helpen en worden ze uitgenodigd voor een workshop waarin ze wegwijs worden gemaakt in Billit.

Klik op een dossier via het menu ‘Dossiers’. In de submenu’s die zich openen klik je op het submenu ‘Integraties’ en daarna op ‘Geïnstalleerd’ in de tegel van Exact Online.

Op dit scherm kun je instellen waar de aan- en verkoopfacturen naartoe gestuurd mogen worden in Exact en wat de standaard rekening is die mag meegestuurd worden (in het geval er geen andere grootboekrekening is gedefinieerd op een ander niveau). Wanneer je kiest voor inboeken in het dagboek verstuurt Billit geen te verwerken UBL-facturen meer door, maar worden automatisch boekingen aangemaakt in Exact op basis van de vooraf ingestelde grootboekrekeningen. Je kunt op dit scherm ook aanvinken of de CODA-bestanden mogen meegestuurd worden naar de digitale brievenbus van Exact Online (enkel wanneer de ondernemer gekoppeld is met de bank via Billbank of KBC).

Exact Online kent automatisch een oplopend nummer toe aan je boekingen. Op dit scherm kun je echter ook instellen om de factuurnummers uit Billit te gebruiken. Opgelet: Indien deze optie actief is, zal Billit de bestaande boekingen overschrijven als het nummer al bestaat!

Nuttige info bij het kiezen van de importlocatie: Zoals je weet zijn er in Exact Online Accountancy verschillende abonnementsvormen beschikbaar. Afhankelijk van je werkwijze en de mate van efficiëntie die je wenst te bereiken, kan je per administratie 1 van deze “Administratietypes” kiezen. Exact Online maakt een onderscheid tussen facturen aangeleverd via de digitale brievenbus en aankoop- of verkoopboekingen die meteen ingeboekt worden in het dagboek van Exact via de API. De importlocatie kies je best afhankelijk van je abonnementsformule.

Indien je gebruik wenst te maken van de digitale brievenbus van Exact Online, heb je 3 opties:

• Exact Online Standard Company: Deze laat toe om UBL-facturen vanuit Billit door te sturen naar de digitale brievenbus van Exact Online en deze vervolgens manueel te boeken.

• Exact Online No Hands Company: In dit administratietype beschikt je klant over een meekijkgebruiker (“Mijn Kantoor”). Bovendien zijn 10 boekingsvoorstellen per maand inbegrepen. Dit houdt in dat Exact Online van de door Billit aangeleverde UBL een boekingsvoorstel zal maken, dat je vervolgens automatisch of na controle kan laten verwerken. De boekingsvoorstellen worden dankzij machine learning gemaakt op basis van de – in het dossier aanwezige – boekingen. Naast deze functionaliteit, zijn in dit administratietype ook andere features beschikbaar. Hiervoor verwijzen we graag naar de website van Exact.

• Exact Online No Hands Unlimited Company: Naast de meekijkgebruiker (“Mijn Kantoor”), zijn in dit administratietype 500 facturen per kwartaal inbegrepen. Net zoals in de No Hands Company, zal Exact Online van de door Billit aangeleverde UBL een boekingsvoorstel maken, dat u vervolgens automatisch of na controle kan laten verwerken. De boekingsvoorstellen worden dankzij machine learning gemaakt op basis van de – in het dossier aanwezige – boekingen. Naast deze functionaliteit, zijn in dit administratietype ook andere features beschikbaar. Hiervoor verwijzen we graag naar de website van Exact.

Een tweede optie is het aanleveren van aankoop- of verkoopboekingen in het dagboek in Exact via API. Indien u op deze manier werkt levert Billit een afgewerkte boeking af in het dagboek van Exact Online. In dit scenario volstaat een Standard Company in Exact Online, omdat Exact geen verdere verrijking van de boekingen hoeft te doen. De technologie van Billit zorgt immers voor de boeking op basis van vooraf ingestelde rekeningen. Dit houdt wel in dat bepaalde features in Exact Online niet beschikbaar zijn. Voor meer info of vragen hierover verwijzen we graag naar de website van Exact.

Klik in het menu ‘Dossiers’ op een dossier en daarna op het submenu ‘Integraties’ dat tevoorschijn komt. Bovenaan dit scherm zie je een kader ‘Standaard dossierinstellingen’. Hier kun je instellen of en hoe frequent de documenten vanuit Billit naar Exact Online mogen worden doorgestuurd.

In het dropdown-menu kun je kiezen tussen de volgende instellingen:

1) Nooit: De documenten worden nooit automatisch naar de boekhoudsoftware doorgestuurd. Je kunt de documenten wel steeds zelf importeren via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

2) Laatste maand (aanbevolen): Alle dossiers van de laatste volledige maand worden doorgestuurd.

3) Na 10 minuten: Alle documenten worden 10 minuten na aanmaak doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

Onder het dropdownmenu kun je ook nog aanvinken om de documenten enkel te laten doorsturen na goedkeuring van de ondernemer. De documenten worden dan niet automatisch doorgestuurd, maar je krijgt een verwittiging wanneer de ondernemer de documenten wil versturen. Je kunt de documenten wel ten allen tijde doorsturen naar de boekhoudsoftware via via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

Daarnaast kun je ook nog instellen dat de facturen in Billit niet meer kunnen worden aangepast nadat zijn ze zijn geëxporteerd naar de boekhoudsoftware.

Klik op ‘Opslaan’.

Het meesturen van de CODA-bestanden naar de digitale brievenbus van Exact Online kun je activeren bij de importinstellingen van het dossier. (zie Stap 2) Indien je al gebruik maakte van de koppeling met Exact kun je ook deze handeiding volgen om de CODA-bestanden mee te versturen naar Exact. Het meesturen van de CODA-bestanden van de ondernemer is enkel mogelijk wanneer de ondernemer zijn bank met Billit koppelt via Billbank of KBC.

Met de boekhoudersaccount kun je de huisstijl van je eigen portaal en dat van je gekoppelde ondernemers zelf instellen.

Ga hiervoor naar het ‘Huisstijl’-kader in het menu ‘Instellingen’.

De parameters die je kunt instellen zijn:

• Host-URL: Indien je een eigen hostnaam gebruikt om aan je ondernemers weer te geven kun je deze hier invullen. Deze moet vormgegeven zijn naar het model van my.billit.be (bv. my.naamvanjouwboekhoudkantoor.be). Meer info over het gebruiken van een eigen hostnaam? Contacteer support.

• Hoofdkleur: hier stel je de hoofdkleur van het portaal in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

• Navigatiekleur: Hier stel je de kleur in van de geselecteerde menu’s in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

• Kleur knoppen: Hier stel je de kleur van de knoppen in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

• Login Titel: Hier stel je de titel in die wordt weergegeven op het inlogscherm. Bij ons is dat ‘Welkom’.

• Logo: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, invoeren dat links onder de menubalk wordt weergegeven.

• Favicon: Hier stel het icoon in dat wordt weergegeven in het tabblad waarop het portaal bekeken wordt.

• Login Afbeelding: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, uploaden die wordt weergegeven op het aanmeldscherm.

Klik na het ingeven of aanpassen van de instellingen onderaan op 'Opslaan' om de instellingen op te slaan.

Indien je bij het instellen van de koppeling hebt gekozen voor ‘Laatste maand’ of ’10 minuten’ hoef je eigenlijk de documenten niet meer zelf te exporteren/importeren, Billit exporteert voor jou op de gekozen tijdstippen die je terugvind bovenaan het submenu 'Integraties' van het dossier. Toch kun je ook dan steeds een manuele export initialiseren.

Open het dossier door op de dossiernaam te klikken in het menu ‘Dossiers’ en klik daarna op het submenu ‘Exporteer’. Hier kun je instellen welke documenten je wil exporteren. Daarna klik daarna op ‘Exporteer’ om de documenten naar je boekhoudsoftware te exporteren.

Afhankelijk van de keuze om te importeren als boeking of als UBL in de digitale brievenbus komen de documenten ter verwerking in het menu ‘Boekhouding’ > ‘Boekingen’ > ‘Verwerken’ terecht of krijg je een melding via het tabblad ‘Activiteiten’ > ‘Digitale brievenbus’. CODA-bestanden komen sowieso in de digitale brievenbus het juiste dossier terecht.

Eenmaal een factuur is ingeboekt in Exact haalt Billit het boekingsnummer op en plaatst het naast de factuur in het aankoop- en verkoopboek in Billit. Wanneer je op het boekingsnummer klikt word je doorgestuurd naar de boeking in Exact.

Boekhouders/accountants die in Exact Online beschikken over de module 'Kostenanalyse' kunnen ook kostenplaatsen en -dragers toevoegen aan een factuur alvorens deze naar Exact Online te exporteren. Deze gegevens worden dan meegenomen in het boekingsvoorstel wanneer de factuur geïmporteerd wordt in Exact Online. De kostenplaatsen en -dragers worden elke nacht vanuit Exact Online in Billit gesynchroniseerd.

Om de kostenplaats en -drager toe te voegen open je de factuur in het menu 'Inkomsten' of 'Uitgaven'. Eenmaal de kostenplaatsen en -dragers uit Exact Online geïmporteerd zijn (synchronisatie gebeurt elke nacht) worden deze onderaan de factuur beschikbaar om aan de factuur toe te wijzen.

De optie om kostenplaatsen en -dragers toe te kennen aan een factuur is standaard enkel beschikbaar vanuit de boekhoudersaccount, maar kan ook geactiveerd worden in de ondernemersaccount door in het menu 'Instellingen' de optie 'Analytisch' te activeren.

Meer info over het gebruik van de module 'Kostenanalyse' vind je op de website van Exact Online.

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.

De aangepaste grootboekrekeningen in Exact worden elke nacht gesynchroniseerd in Billit. Het kan dus een dag duren alvorens Billit over de aangepaste gegevens beschikt.

Je kan de status van facturen aanpassen naar (niet-)geëxporteerd. Ga voor het exporteren naar het verkoop- of aankoopboek en selecteer de facturen die je een andere status wil geven. Daarna scroll je naar beneden, klik je op ‘extra opties’ en op ‘Wijzig status naar geëxporteerd. Hierna krijg je een geüpdatet overzicht in het export-scherm.