Ga in je boekhoudersaccount naar het submenu 'Integraties' onder het menu 'Instellingen' en klik op 'Beschikbaar' in de tegel van Horus. Op het volgende scherm klik je op 'Verbinden'. Hierop wordt je doorverbonden naar Horus en kun je aanmelden met je Horus-account.

Dankzij de API-koppeling kan je makkelijk dossiers (inclusief klanten- en leveranciersgegevens uit die dossiers) uit Horus importeren via de knop ‘Voeg toe vanuit boekhoudpakket’ in het menu ‘Dossiers’. Op het volgende scherm selecteer je de gevonden dossiers in Horus die je wil importeren en klik je op 'Importeren'.

Hebben je ondernemers al een Billit-account? Dan zal Billit deze zelf detecteren via het ondernemingsnummer en vragen of je deze ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount wil koppelen. Meer info over hoe je zelf ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount kunt koppelen vind je hier.

Nieuwe accounts die ontstaan door het importeren vanuit Horus moeten eerst nog geactiveerd worden. Klik hiervoor op ‘Verstuur logingegevens’ in het menu ‘Dossiers’.

De ondernemers zullen een uitnodiging krijgen per e-mail met een login voor hun ondernemersaccount en een dedicated account manager. De ondernemersaccount kunnen ze vier weken gratis proberen, na deze proefperiode moeten ze een tariefplan kiezen. Tijdens deze proefperiode worden ze ook door iemand van Billit gecontacteerd om hen op weg te helpen en worden ze uitgenodigd voor een workshop waarin ze wegwijs worden gemaakt in Billit.

Eenmaal je dossiers zijn aangemaakt of geïmporteerd kun je ze koppelen aan de dossiers in Horus. Hierdoor kun je niet alleen facturen uit Billit-dossiers (indien gewenst automatisch) in Horus importeren, maar ook de klanten- en leveranciersgegevens uit je Horus-dossiers overzetten naar je Billit-dossiers.

Deze instelling moet je per dossier uitvoeren. Ga hiervoor naar het menu 'Dossiers' en klik op de naam van het dossier dat je wil koppelen. Klik daarna op het submenu 'Integraties' dat zich opent. Scroll naar de Horus-tegel en klik op 'Beschikbaar' en op 'Verbinden' op het volgende scherm na het ingeven van je Horus-inloggegevens.

Op het volgende scherm koppel je het Billit-dossier met het juiste dossier in Horus. Klik daarna op 'Opslaan'. Na het opslaan kun je op 'Toon communicatie' klikken. In de log zie je de overgenomen klanten- en leveranciersgegevens uit Horus.

Klik in het menu ‘Dossiers’ op een dossier en daarna op het submenu ‘Integraties’ dat tevoorschijn komt. Bovenaan dit scherm zie je een kader ‘Standaard dossierinstellingen’. Hier kun je instellen of en hoe frequent de documenten vanuit Billit naar je boekhoudsoftware mogen worden doorgestuurd.

In het dropdown-menu kun je kiezen uit de volgende instellingen:

1) Nooit: De documenten worden nooit automatisch naar de boekhoudsoftware doorgestuurd. Je kunt de documenten wel zelf importeren via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

2) Laatste maand (aanbevolen): Alle dossiers van de laatste volledige maand worden doorgestuurd.

3) Na 10 minuten: Alle documenten worden 10 minuten na aanmaak doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

Onder het dropdownmenu kun je ook aanvinken om de documenten enkel te laten doorsturen na goedkeuring van de ondernemer. De documenten worden dan niet automatisch doorgestuurd, maar je krijgt een verwittiging wanneer de ondernemer de documenten wil versturen. Je kunt de documenten altijd doorsturen naar de boekhoudsoftware via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

Daarnaast kun je ook instellen dat de facturen in Billit niet meer kunnen worden aangepast nadat zijn ze zijn geëxporteerd naar de boekhoudsoftware.

Klik op ‘Opslaan’.

Met de boekhoudersaccount kun je de huisstijl van je eigen portaal en dat van je gekoppelde ondernemers zelf instellen.

Ga hiervoor naar het ‘Huisstijl’-kader in het menu ‘Instellingen’.

De parameters die je kunt instellen, zijn:

- Host-URL: Indien je een eigen hostnaam gebruikt om aan je ondernemers weer te geven, kun je die hier invullen. Deze moet vormgegeven zijn naar het model van my.billit.be (bv. my.naamvanjouwboekhoudkantoor.be). Meer info over het gebruiken van je eigen hostnaam? Contacteer support.

- Hoofdkleur: hier stel je de hoofdkleur van het portaal in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Navigatiekleur: Hier stel je de kleur in van de geselecteerde menu’s. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Kleur knoppen: Hier stel je de kleur van de knoppen in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Login Titel: Hier stel je de titel in die wordt weergegeven op het inlogscherm. Hier is dat ‘Welkom’.

- Logo: Hier kun je een afbeelding, bv. een logo, invoeren dat links onder de menubalk wordt weergegeven.

- Favicon: Hier stel je het icoon in dat wordt weergegeven in het browsertabblad.

- Login Afbeelding: Hier kun je een afbeelding, bv. een logo, uploaden die wordt weergegeven op het aanmeldscherm.

Klik na het ingeven of aanpassen van de instellingen onderaan op 'Opslaan' om de instellingen te bewaren.

Indien je bij het instellen van de koppeling hebt gekozen voor ‘Laatste maand’ of ’10 minuten’ hoef je eigenlijk de documenten niet meer zelf te exporteren/importeren. Billit exporteert voor jou op de gekozen tijdstippen die je terugvindt bovenaan het submenu 'Integraties' van het dossier. Toch kun je nog steeds een manuele export initialiseren.

Open het dossier door op de naam te klikken in het menu ‘Dossiers’ en klik daarna op het submenu ‘Exporteer’. Hier kun je instellen welke documenten je wil exporteren. Daarna klik je op ‘Exporteer’ om de documenten naar je boekhoudsoftware te exporteren.

Verkoopfacturen

De verkoopfacturen worden automatisch verwerkt en geboekt op de grootboekrekening die je hebt ingegeven in de factuur of orderlijn.

Bestaat de klant van de verkoopfactuur nog niet in Horus dan wordt die in dit proces onmiddellijk aangemaakt.

Aankoopfacturen

De aankoopfacturen worden - net zoals de verkoopfacturen - automatisch geboekt op de gekozen grootboekrekening. Je zal er altijd een moeten meegeven, ook al worden de facturen niet rechtstreeks geboekt.

Bestaat de klant van de aankoopfactuur nog niet in Horus dan wordt die hier meteen aangemaakt.

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun Snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de Snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Accountinformatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk zoals bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.