Dankzij de API-koppeling kan je makkelijk dossiers (inclusief klanten- en leveranciersgegevens uit die dossiers) uit Octopus importeren via de knop ‘Voeg toe vanuit boekhoudpakket’ in het menu ‘Dossiers’. Op het volgende scherm selecteer je de gevonden dossiers in Octopus die je wil importeren en klik je op 'Importeren'.

Hebben je ondernemers al een Billit-account? Dan zal Billit deze zelf detecteren via het ondernemingsnummer en vragen of je deze ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount wil koppelen. Meer info over hoe je zelf ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount kunt koppelen vind je hier.

Nieuwe accounts die ontstaan door het importeren vanuit Octopus moeten eerst nog geactiveerd worden. Klik hiervoor op ‘Verstuur logingegevens’ in het menu ‘Dossiers’.

De ondernemers zullen een uitnodiging krijgen per e-mail met een login voor hun ondernemersaccount en een dedicated account manager. De ondernemersaccount kunnen ze vier weken gratis proberen, na deze proefperiode moeten ze een tariefplan kiezen. Tijdens deze proefperiode worden ze ook door iemand van Billit gecontacteerd om hen op weg te helpen en worden ze uitgenodigd voor een workshop waarin ze wegwijs worden gemaakt in Billit.

Eenmaal je dossiers zijn aangemaakt of geïmporteerd kun je ze koppelen aan de dossiers in Octopus. Hierdoor kun je niet alleen facturen uit Billit-dossiers (indien gewenst automatisch) in Octopus importeren, maar ook de klanten- en leveranciersgegevens uit je Octopus-dossiers overzetten naar je Billit-dossiers.

Deze instelling moet je per dossier uitvoeren. Ga hiervoor naar het menu 'Dossiers' en klik op de dossiernaam van het dossier dat je wil koppelen. Klik daarna op het submenu 'Integraties' onder het dossier dat zich opent. Scroll naar de Octopus-tegel en klik op 'Beschikbaar' en op 'Verbinden' op het volgende scherm na het ingeven van je Octopus-inloggegevens.

Op het volgende scherm koppel je het Billit-dossier met het juiste dossier in Octopus. Je kan er ook de standaard grootboekrekeningen invullen. Indien je bij je aan- en verkoopfacturen geen grootboekrekening kiest, wordt deze standaard grootboekrekening genomen. Opgelet: ook al maak je gebruik van de DMS-optie van Octopus, dan zal je nog steeds de grootboekrekeningen moeten invullen. Klik daarna op 'Opslaan'. Na opslaan kun je op 'Toon communicatie' klikken. In de log zie je de overgenomen grootboekrekeningen, klanten- en leveranciersgegevens uit Octopus.

Klik in het menu ‘Dossiers’ op een dossier en daarna op het submenu ‘Integraties’ dat tevoorschijn komt. Bovenaan dit scherm zie je een kader ‘Standaard dossierinstellingen’. Hier kun je instellen of en hoe frequent de documenten vanuit Billit naar je boekhoudsoftware mogen worden doorgestuurd.

In het dropdown-menu kun je kiezen tussen de volgende instellingen:

1) Nooit: De documenten worden nooit automatisch naar de boekhoudsoftware doorgestuurd. Je kunt de documenten wel steeds zelf importeren via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

2) Laatste maand (aanbevolen): Alle dossiers van de laatste volledige maand worden doorgestuurd.

3) Na 10 minuten: Alle documenten worden 10 minuten na aanmaak doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

Onder het dropdownmenu kun je ook nog aanvinken om de documenten enkel te laten doorsturen na goedkeuring van de ondernemer. De documenten worden dan niet automatisch doorgestuurd, maar je krijgt een verwittiging wanneer de ondernemer de documenten wil versturen. Je kunt de documenten wel ten allen tijde doorsturen naar de boekhoudsoftware via via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

Daarnaast kun je ook nog instellen dat de facturen in Billit niet meer kunnen worden aangepast nadat zijn ze zijn geëxporteerd naar de boekhoudsoftware.

Klik op ‘Opslaan’.

Met de boekhoudersaccount kun je de huisstijl van je eigen portaal en dat van je gekoppelde ondernemers zelf instellen.

Ga hiervoor naar het ‘Huisstijl’-kader in het menu ‘Instellingen’.

De parameters die je kunt instellen zijn:

- Host-URL: Indien je een eigen hostnaam gebruikt om aan je ondernemers weer te geven kun je deze hier invullen. Deze moet vormgegeven zijn naar het model van my.billit.be (bv. my.naamvanjouwboekhoudkantoor.be). Meer info over het gebruiken van een eigen hostnaam? Contacteer support.

- Hoofdkleur: hier stel je de hoofdkleur van het portaal in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Navigatiekleur: Hier stel je de kleur in van de geselecteerde menu’s in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Kleur knoppen: Hier stel je de kleur van de knoppen in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Login Titel: Hier stel je de titel in die wordt weergegeven op het inlogscherm. Bij ons is dat ‘Welkom’.

- Logo: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, invoeren dat links onder de menubalk wordt weergegeven.

- Favicon: Hier stel het icoon in dat wordt weergegeven in het tabblad waarop het portaal bekeken wordt.

- Login Afbeelding: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, uploaden die wordt weergegeven op het aanmeldscherm.

Klik na het ingeven of aanpassen van de instellingen onderaan op 'Opslaan' om de instellingen op te slaan.

Indien je bij het instellen van de koppeling hebt gekozen voor ‘Laatste maand’ of ’10 minuten’ hoef je eigenlijk de documenten niet meer zelf te exporteren/importeren, Billit exporteert voor jou op de gekozen tijdstippen die je terugvind bovenaan het submenu 'Integraties' van het dossier. Toch kun je ook dan steeds een manuele export initialiseren.

Open het dossier door op de dossiernaam te klikken in het menu ‘Dossiers’ en klik daarna op het submenu ‘Exporteer’. Hier kun je instellen welke documenten je wil exporteren. Daarna klik daarna op ‘Exporteer’ om de documenten naar je boekhoudsoftware te exporteren.

Verkoopfacturen

De verkoopfacturen worden automatisch verwerkt en geboekt op de grootboekrekening die je hebt ingegeven in de factuur of orderlijn. Doe je dit niet, dan neemt Billit standaard de grootboekrekening die is ingesteld in het Octopus-koppelingscherm onder het menu Instellingen > Integraties > Octopus.

Bestaat de klant van de verkoopfactuur nog niet in Octopus dan wordt die in dit proces onmiddellijk aangemaakt.

Aankoopfacturen

De aankoopfacturen worden - net zoals de verkoopfacturen - automatisch geboekt op de gekozen grootboekrekening. Kies je er geen, dan wordt de standaard grootboekrekening genomen. Je zal er altijd een moeten meegeven, ook al worden de facturen niet rechtstreeks geboekt. Je vindt de standaardgrootboekrekening bij de instellingen van je Octopusintegratie.

Bestaat de klant van de aankoopfactuur nog niet in Octopus dan wordt die hier meteen aangemaakt.

De aankoopfacturen kunnen ook automatisch worden opgeladen in de Document Import Viewer in Octopus. Daarvoor moet je wel over het DMS-systeem van Octopus beschikken. De DMS-optie staat standaard aangevinkt in Billit. Voor meer informatie over de prijs en activatie van dit systeem kun je de klantendienst van Octopus contacteren via info@octopus.be.

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.

1. Controleer of de leverancier bestaat
2. Na het aanmaken van de leverancier syncroniseer je best even zodat deze zeker gevonden wordt.
3. Controleer of de knop "automatisch koppelen bij uitvoeren boekingen" geactiveerd is.
4. Hetzelfde document opnieuw laden lukt vaak niet. Als er 2 documenten klaar staan in de document importviewer switch je best tussen de 2. Meestal zal Octopus het document dan wel opnieuw laden.

Je krijgt deze foutmelding als de optie Webservices niet geactiveerd is in Octopus. Open het dossier in Octopus, klik op Bestellen > Webservice toegang aanvinken. Opgelet, aan deze optie kan mogelijk een meerkost verbonden zijn, neem contact op met Octopus.

Stel een standaard grootboekrekening in op de leverancier. Het lijkt er op dat octopus dit niet automatisch aanleert bij het importeren van UBL.

Dit is momenteel helaas nog niet mogelijk, we onderzoeken of we dit in de toekomst beschikbaar kunnen maken in samenwerking met de softwareleverancier van Octopus.

Om een dossier te koppelen met Billit moet het toegang krijgen tot de webservice. Je vindt deze instelling in Octopus onder beheer > gebruikers > rechten > toegang tot de webservice