Koppel Billit met Popsy (Allegro)

Koppel je boekhoudsoftware:

Koppel Billit met Popsy (Allegro)

Koppel je boekhoudsoftware:

Koppel Billit met Popsy (Allegro)

Dankzij deze koppeling kun je makkelijk te verwerken UBL-facturen vanuit Billit rechtstreeks en desgewenst automatisch in Popsy (Allegro) importeren en verwerken. Indien je ondernemers via Billbank of KBC hun bankrekeningen hebben gekoppeld met Billit kun je ook de CODA-bestanden uit hun dossiers laten importeren in Popsy (Allegro). De UBL- en/of txt.-facturen die Billit importeert worden door Popsy (Allegro) correct ingelezen en kun je eenvoudig in Popsy (Allegro) verwerken.

Op deze pagina:

Op deze pagina:

1Creëer een gratis boekhoudersaccount

2Stel de koppeling in

3Hoe gebruik ik de koppeling?

4FAQ

1.Creëer een gratis boekhoudersaccount

1.Creëer een gratis boekhoudersaccount

Met de gratis boekhoudersaccount ondersteun je als boekhouder/accountant je ondernemers online. Terwijl wij je ondernemers bijstaan in hun facturatieproces volg jij hen digitaal op via een handig online klantenportaal. Bij het afsluiten van het kwartaal importeer je moeiteloos volledige dossiers in je eigen boekhoudsoftware in de vorm van foutloze en eenvoudig te verwerken UBL-facturen.

Creëer gratis boekhoudersaccount

Vervolledig na het aanmaken van je boekhoudersaccount eerst je bedrijfsgegevens. Klik hiervoor boven in de blauwe menubalk op 'Profiel'. Hierop opent zich je bedrijfsfiche waar je de bedrijfsgegevens kunt invoeren.

2. Stel de koppeling in

2. Stel de koppeling in

Om Billit te koppelen met Popsy moet je de Billsync-tool installeren. Deze tool zorgt ervoor dat de documenten op de juiste plaats op je computer/server terechtkomen.

Plan een Billsync-installatie

Ga naar het submenu 'Integraties' onder het menu 'Instellingen' en klik op de knop 'Beschikbaar' op de Billsync-tegel.

Popsy (Allegro)

Op het volgende scherm volg je onderstaande stappen om de Billsync-tool installeren.

1. Vraag je Billsync-downloadlink en bijhorende API-key aan bij onze support

2. Open het gedownloade bestand en doorloop de installatiestappen.

3. Na de installatie kun je de Billsync-tool verbinden met je account. Dubbelklik op het nieuw icoontje op je bureaublad.

4. Hierop krijg het configuratiescherm te zien. Klik op het tabblad ‘Configuratie’ en daarna op de knop ‘Open configuratie’

Billsync

4.1 Op dit scherm selecteer je de map waar BillSync de bestanden (facturen, documenten en eventueel CODA-bestanden) mag plaatsen. Indien dit een netwerkmap is moeten er mogelijks authenticatiegegevens worden ingevuld.

4.2 Klik daarna op "Geef API-token in" en vul de API-sleutel in Opgelet: dit is niet de API-token die je in je gebruikersinstellingen terugvindt, maar de aparte Billsync-API die je hebt meegekregen met de Billsync-downloadlink. (Zie stap 1)

5. Ga terug naar het tabblad "Status". Controleer of de connectie actief is en klik op 'Opslaan'.

Billsync

6. Herlaad de pagina nadat BillSync succesvol gekoppeld is.

Maak een dossier aan voor elke ondernemer. Dit kan je doen door in het menu ‘Dossiers’ op ‘Toevoegen’ te klikken. Je kan ook meerdere dossiers tegelijk aanmaken door een Excel-bestand te exporteren, op elke lijn de gegevens van het dossier in te geven (deze gegevens kun je eventueel kopiëren uit een export uit je boekhoudsoftware) en daarna het aangepaste Excel-document te importeren via de knop ‘Importeer’.

Importeer dossiers

Hebben je ondernemers al een Billit-account? Dan zal Billit deze zelf detecteren via het ondernemingsnummer (ook wanneer je meerdere dossiers via een Excel-bestand toevoegt) en vragen of je deze ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount wil koppelen. Meer info over hoe je zelf ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount kunt koppelen vind je hier.

Nieuwe accounts die ontstaan door het importeren van het Excel-bestand of die gecreëerd werden via de knop ‘Toevoegen’ moeten eerst nog geactiveerd worden. Klik hiervoor op ‘Verstuur login gegevens’ in het menu ‘Dossiers’.

verzend login

De ondernemers zullen een uitnodiging krijgen per e-mail met een login voor hun ondernemersaccount en een dedicated account manager. De ondernemersaccount kunnen ze vier weken gratis proberen, na deze proefperiode moeten ze een tariefplan kiezen. Tijdens deze proefperiode worden ze ook door iemand van Billit gecontacteerd om hen op weg te helpen en worden ze uitgenodigd voor een workshop waarin ze wegwijs worden gemaakt in Billit.

Naast je eigen dossiers kun je ook de klanten- en leveranciersgegevens uit een dossier uit je boekhoudsoftware importeren via een Excel-bestand. Hiervoor moet je eerst het dossier openen in de ondernemersmodus. Dit doe je door naar het menu 'Dossiers' te gaan en te klikken op de lijn van het dossier dat je wil openen. Op de volgende pagina klik je op 'Open ondernemersplatform'.

Hierop opent zich het dossier zoals de ondernemer dat zelf te zien krijgt wanneer hij Billit opent. Vanaf hier kun je de handleidingen voor het importeren van klanten/leveranciers en het importeren van producten voor ondernemers volgen.

De locaties waar de geëxporteerde bestanden en CODA-bestanden (enkel wanneer deze in de ondernemersaccount worden geïmporteerd via Billbank of KBC) worden geplaatst worden ingesteld op basis van de map die je tijdens het configureren van de Billsync-tool hebt ingesteld.

Klik in het menu ‘Dossiers’ op een dossier en daarna op het submenu ‘Integraties’ dat tevoorschijn komt. Bovenaan dit scherm zie je een kader ‘Standaard dossierinstellingen’. Hier kun je instellen of en hoe frequent de documenten vanuit Billit naar je boekhoudsoftware mogen worden doorgestuurd.

Frequentie van export

In het dropdown-menu kun je kiezen tussen de volgende instellingen:

1) Nooit: De documenten worden nooit automatisch naar de boekhoudsoftware doorgestuurd. Je kunt de documenten wel steeds zelf importeren via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

2) Laatste maand (aanbevolen): Alle dossiers van de laatste volledige maand worden doorgestuurd.

3) Na 10 minuten: Alle documenten worden 10 minuten na aanmaak doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

Onder het dropdownmenu kun je ook nog aanvinken om de documenten enkel te laten doorsturen na goedkeuring van de ondernemer. De documenten worden dan niet automatisch doorgestuurd, maar je krijgt een verwittiging wanneer de ondernemer de documenten wil versturen. Je kunt de documenten wel ten allen tijde doorsturen naar de boekhoudsoftware via via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

Daarnaast kun je ook nog instellen dat de facturen in Billit niet meer kunnen worden aangepast nadat zijn ze zijn geëxporteerd naar de boekhoudsoftware.

Klik op ‘Opslaan’.

De CODA-bestanden worden automatisch mee geëxporteerd naar je server en zijn beschikbaar in de 'Financial Transactions'-map die je terugvindt in de map van elke ondernemer. Let op, het mee versturen van de CODA-bestanden is enkel mogelijk wanneer de ondernemer zijn bankrekening via KBC of Billbank heeft gekoppeld met Billit.

Met de boekhoudersaccount kun je de huisstijl van je eigen portaal en dat van je gekoppelde ondernemers zelf instellen.

Ga hiervoor naar het ‘Huisstijl’-kader in het menu ‘Instellingen’.

Huisstijl boekhoudersaccount

Je unieke Host-URL moet goedgekeurd worden door Billit. Deze goedkeuring moet aangevraagd worden via support@billit.be. Aarzel niet om in afwachting van deze goedkeuring je huisstijl alvast in te stellen.

De parameters die je kunt instellen zijn:

- Host-URL: Indien je een eigen hostnaam gebruikt om aan je ondernemers weer te geven kun je deze hier invullen. Deze moet vormgegeven zijn naar het model van my.billit.be (bv. my.naamvanjouwboekhoudkantoor.be). Meer info over het gebruiken van een eigen hostnaam? Contacteer support.

- Hoofdkleur: hier stel je de hoofdkleur van het portaal in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Navigatiekleur: Hier stel je de kleur in van de geselecteerde menu’s in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Kleur knoppen: Hier stel je de kleur van de knoppen in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Login Titel: Hier stel je de titel in die wordt weergegeven op het inlogscherm. Bij ons is dat ‘Welkom’.

- Logo: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, invoeren dat links onder de menubalk wordt weergegeven.

- Favicon: Hier stel het icoon in dat wordt weergegeven in het tabblad waarop het portaal bekeken wordt.

- Login Afbeelding: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, uploaden die wordt weergegeven op het aanmeldscherm.

Klik na het ingeven of aanpassen van de instellingen onderaan op 'Opslaan' om de instellingen op te slaan.

3. Hoe gebruik ik de koppeling?

3. Hoe gebruik ik de koppeling?

Indien je bij het instellen van de koppeling hebt gekozen voor ‘Laatste maand’ of ’10 minuten’ hoef je eigenlijk de documenten niet meer zelf te exporteren/importeren, Billit exporteert voor jou op de gekozen tijdstippen die je terugvind bovenaan het submenu 'Integraties' van het dossier. Toch kun je ook dan steeds een manuele export initialiseren.

Open het dossier door op de dossiernaam te klikken in het menu ‘Dossiers’ en klik daarna op het submenu ‘Exporteer’. Hier kun je instellen welke documenten je wil exporteren. Daarna klik daarna op ‘Exporteer’ om de documenten naar je boekhoudsoftware te exporteren.

1) Parametreer de archiefdoos, het te gebruiken dagboek en de BTW-codes in het gedeelte “Parameters/e-invoicing” :

popsy e-invoices

2) Kies het menu 'Extra' om de gewenste import uit te voeren:

popsy aankopen

3) Bij de eerste opening duid je aan waar de bestanden zich bevinden met de knop [...] .

4) Popsy toont de gevonden bestanden met bijkomende info.

5) Selecteer één of meerdere te importeren bestanden

popsy selecteren

6) Daarna kan je naar invoer verkopen (e-invoicing) of via aankopen (e-invoicing) gaan. De geïmporteerde en nog niet bekrachtigde documenten worden voor invoer weergegeven net als de gekoppelde PDF. Je dient enkel nog de ontbrekende info toe te voegen en het document te bekrachtigen.

4. FAQ

4. FAQ

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.