Venice Cloud moet eerst gekoppeld worden op het niveau van het boekhouddossier via de instellingen. Ga daarvoor in het linkermenu naar 'Instellingen' > 'Integraties'. Kies de Venice Cloud-tegel, klik op 'Beschikbaar' en op 'Opslaan' na het ingeven van je Venice Cloud-inloggegevens.

Dankzij de API-koppeling kan je makkelijk dossiers (inclusief klanten- en leveranciersgegevens uit die dossiers) uit Venice Cloud importeren via de knop ‘Voeg toe vanuit boekhoudpakket’ in het menu ‘Dossiers’. De Venicemodule Webconnect moet hiervoor geactiveerd zijn. Meer info over de activatie vind je in de FAQ.

Op het volgende scherm selecteer je de gevonden dossiers in Venice Cloud die je wil importeren en klik je op 'Importeren'.

Hebben je ondernemers al een Billit-account? Dan zal Billit deze zelf detecteren via het ondernemingsnummer en vragen of je deze ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount wil koppelen. Meer info over hoe je zelf ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount kunt koppelen vind je hier.

Nieuwe accounts die ontstaan door het importeren vanuit Venice Cloud moeten eerst nog geactiveerd worden. Klik hiervoor op ‘Verstuur logingegevens’ in het menu ‘Dossiers’.

De ondernemers zullen een uitnodiging krijgen per e-mail met een login voor hun ondernemersaccount en een dedicated account manager. De ondernemersaccount kunnen ze vier weken gratis proberen, na deze proefperiode moeten ze een tariefplan kiezen. Tijdens deze proefperiode worden ze ook door iemand van Billit gecontacteerd om hen op weg te helpen en worden ze uitgenodigd voor een workshop waarin ze wegwijs worden gemaakt in Billit.

Na het toevoegen of aanmaken van de dossiers moet je deze op dossierniveau configureren. Klik hiervoor telkens op het gewenste dossier in het menu 'Dossiers'. Hierna kun je onder het dossier op het submenu 'Integraties' klikken, waarna je per dossier het verkoop- en aankoopboek kunt instellen.

Klik in het menu ‘Dossiers’ op een dossier en daarna op het submenu ‘Integraties’ dat tevoorschijn komt. Bovenaan dit scherm zie je een kader ‘Standaard dossierinstellingen’. Hier kun je instellen of en hoe frequent de documenten vanuit Billit naar je boekhoudsoftware mogen worden doorgestuurd.

In het dropdown-menu kun je kiezen tussen de volgende instellingen:

1) Nooit: De documenten worden nooit automatisch naar de boekhoudsoftware doorgestuurd. Je kunt de documenten wel steeds zelf importeren via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

2) Laatste maand (aanbevolen): Alle dossiers van de laatste volledige maand worden doorgestuurd.

3) Na 10 minuten: Alle documenten worden 10 minuten na aanmaak doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

Onder het dropdownmenu kun je ook nog aanvinken om de documenten enkel te laten doorsturen na goedkeuring van de ondernemer. De documenten worden dan niet automatisch doorgestuurd, maar je krijgt een verwittiging wanneer de ondernemer de documenten wil versturen. Je kunt de documenten wel ten allen tijde doorsturen naar de boekhoudsoftware via via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

Daarnaast kun je ook nog instellen dat de facturen in Billit niet meer kunnen worden aangepast nadat zijn ze zijn geëxporteerd naar de boekhoudsoftware.

Klik op ‘Opslaan’.

Met de boekhoudersaccount kun je de huisstijl van je eigen portaal en dat van je gekoppelde ondernemers zelf instellen.

Ga hiervoor naar het ‘Huisstijl’-kader in het menu ‘Instellingen’.

De parameters die je kunt instellen zijn:

- Host-URL: Indien je een eigen hostnaam gebruikt om aan je ondernemers weer te geven kun je deze hier invullen. Deze moet vormgegeven zijn naar het model van my.billit.be (bv. my.naamvanjouwboekhoudkantoor.be). Meer info over het gebruiken van een eigen hostnaam? Contacteer support.

- Hoofdkleur: hier stel je de hoofdkleur van het portaal in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Navigatiekleur: Hier stel je de kleur in van de geselecteerde menu’s in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Kleur knoppen: Hier stel je de kleur van de knoppen in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Login Titel: Hier stel je de titel in die wordt weergegeven op het inlogscherm. Bij ons is dat ‘Welkom’.

- Logo: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, invoeren dat links onder de menubalk wordt weergegeven.

- Favicon: Hier stel het icoon in dat wordt weergegeven in het tabblad waarop het portaal bekeken wordt.

- Login Afbeelding: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, uploaden die wordt weergegeven op het aanmeldscherm.

Klik na het ingeven of aanpassen van de instellingen onderaan op 'Opslaan' om de instellingen op te slaan.

Indien je bij het instellen van de koppeling hebt gekozen voor ‘Laatste maand’ of ’10 minuten’ hoef je eigenlijk de documenten niet meer zelf te exporteren/importeren. Billit exporteert die voor jou op de gekozen tijdstippen die je terugvindt bovenaan het submenu 'Integraties' van het dossier. Toch kun je steeds een manuele export initialiseren.

Open het dossier door op de dossiernaam te klikken in het menu ‘Dossiers’ en klik daarna op het submenu ‘Exporteer’. Hier kun je instellen welke documenten je wil exporteren. Daarna klik daarna op ‘Exporteer’ om de documenten naar je boekhoudsoftware te exporteren.

Verkoopfacturen

De verkoopfacturen worden automatisch verwerkt en geboekt op de grootboekrekening die je hebt ingegeven in de factuur of orderlijn.

Bestaat de klant van de verkoopfactuur nog niet in Venice Cloud dan wordt die in dit proces onmiddellijk aangemaakt.

Aankoopfacturen

De aankoopfacturen worden - net zoals de verkoopfacturen - automatisch geboekt op de gekozen grootboekrekening. Je zal er altijd een moeten meegeven, ook al worden de facturen niet rechtstreeks geboekt.

Bestaat de klant van de aankoopfactuur nog niet in Venice Cloud dan wordt die hier meteen aangemaakt.

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.

1. Controleer of de leverancier bestaat
2. Na het aanmaken van de leverancier syncroniseer je best even zodat deze zeker gevonden wordt.
3. Controleer of de knop "automatisch koppelen bij uitvoeren boekingen" geactiveerd is.
4. Hetzelfde document opnieuw laden lukt vaak niet. Als er 2 documenten klaar staan in de document importviewer switch je best tussen de 2. Meestal zal Venice Cloud het document dan wel opnieuw laden.

Om een dossier te koppelen met Billit moet Billit toegang krijgen tot de webservice. Je vindt deze instelling in Venice Cloud onder 'dossier' > 'beheer' > 'ODBC'.

Ga daarna in het linkermenu naar 'Instellingen' en 'Parameters'.

Ga naar het tabblad 'Tabellen' en vink alle opties aan.

In het volgende tabblad 'Andere' vink je de optie 'Dossier beschikbaar stellen via WebConnect' aan. Bevestig je aanpassingen onderaan met de ok-knop.