Om Billit te koppelen je boekhoudsoftware moet je de Billsync-tool installeren. Deze tool zorgt ervoor dat de documenten op de juiste plaats op je computer/server terechtkomen.

Plan een Billsync-installatie

Ga naar het submenu 'Integraties' onder het menu 'Instellingen' en klik op de knop 'Beschikbaar' op de Billsync-tegel.

Op het volgende scherm volg je onderstaande stappen om de Billsync-tool installeren.

1. Vraag je Billsync-downloadlink en bijhorende API-key aan bij onze support

2. Open het gedownloade bestand en doorloop de installatiestappen.

3. Na de installatie kun je de Billsync-tool verbinden met je account. Dubbelklik op het nieuw icoontje op je bureaublad.

4. Hierop krijg het configuratiescherm te zien. Klik op het tabblad ‘Configuratie’ en daarna op de knop ‘Open configuratie’

4.1 Op dit scherm selecteer je de map waar BillSync de bestanden (facturen, documenten en eventueel CODA-bestanden) mag plaatsen. Indien dit een netwerkmap is moeten er mogelijks authenticatiegegevens worden ingevuld.

4.2 Klik daarna op "Geef API-token in" en vul de API-sleutel in Opgelet: dit is niet de API-token die je in je gebruikersinstellingen terugvindt, maar de aparte Billsync-API die je hebt meegekregen met de Billsync-downloadlink. (Zie stap 1)

5. Ga terug naar het tabblad "Status". Controleer of de connectie actief is.

6. Herlaad de pagina nadat BillSync succesvol gekoppeld is.

Maak een dossier aan voor elke ondernemer. Dit kan je doen door in het menu ‘Dossiers’ op ‘Toevoegen’ te klikken. Je kan ook meerdere dossiers tegelijk aanmaken door een Excel-bestand te exporteren, op elke lijn de gegevens van het dossier in te geven (deze gegevens kun je eventueel kopiëren uit een export uit je boekhoudsoftware) en daarna het aangepaste Excel-document te importeren via de knop ‘Importeer’. Voor deze boekhoudsoftware kun je helaas nog geen dossier importeren vanuit de boekhoudsoftware.

Hebben je ondernemers al een Billit-account? Dan zal Billit deze zelf detecteren via het ondernemingsnummer (ook wanneer je meerdere dossiers via een Excel-bestand toevoegt) en vragen of je deze ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount wil koppelen. Meer info over hoe je zelf ondernemersaccounts aan je boekhoudersaccount kunt koppelen vind je hier.

Nieuwe accounts die ontstaan door het importeren van het Excel-bestand of die gecreëerd werden via de knop ‘Toevoegen’ moeten eerst nog geactiveerd worden. Klik hiervoor op ‘Verstuur login gegevens’ in het menu ‘Dossiers’.

De ondernemers zullen een uitnodiging krijgen per e-mail met een login voor hun ondernemersaccount en een dedicated account manager. De ondernemersaccount kunnen ze vier weken gratis proberen, na deze proefperiode moeten ze een tariefplan kiezen. Tijdens deze proefperiode worden ze ook door iemand van Billit gecontacteerd om hen op weg te helpen en worden ze uitgenodigd voor een workshop waarin ze wegwijs worden gemaakt in Billit.

Naast je eigen dossiers kun je ook de klanten- en leveranciersgegevens uit een dossier uit je boekhoudsoftware in Billit importeren via een Excel-bestand. Hiervoor moet je eerst het dossier openen in de ondernemersmodus. Dit doe je door op het menu 'Dossiers' te klikken en daarna op 'Open dossier' op de lijn van het dossier waar je klanten en leveranciersgegevens wil toevoegen.

Hierop opent zich het dossier zoals de ondernemer dat zelf te zien krijgt wanneer hij Billit opent. Vanaf hier kun je de handleidingen voor het importeren van klanten/leveranciers en het importeren van producten voor ondernemers volgen.

De locaties waar de geëxporteerde bestanden en CODA-bestanden (enkel wanneer deze in de ondernemersaccount worden geïmporteerd via Billbank of KBC) worden geplaatst worden ingesteld op basis van de map die je tijdens het configureren van de Billsync-tool hebt ingesteld. Wil je iets aanpassen, klik dan in het submenu ‘Integraties’ van het dossier op de Billsync-tegel. Hierop opent zich het configuratiescherm van de Billsync-koppeling.

Klik in het menu ‘Dossiers’ op een dossier en daarna op het submenu ‘Integraties’ dat tevoorschijn komt. Bovenaan dit scherm zie je een kader ‘Standaard dossierinstellingen’. Hier kun je instellen of en hoe frequent de documenten vanuit Billit naar je boekhoudsoftware mogen worden doorgestuurd.

In het dropdown-menu kun je kiezen tussen de volgende instellingen:

1) Nooit: De documenten worden nooit automatisch naar de boekhoudsoftware doorgestuurd. Je kunt de documenten wel steeds zelf importeren via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

2) Laatste maand (aanbevolen): Alle dossiers van de laatste volledige maand worden doorgestuurd.

3) Na 10 minuten: Alle documenten worden 10 minuten na aanmaak doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

Onder het dropdownmenu kun je ook nog aanvinken om de documenten enkel te laten doorsturen na goedkeuring van de ondernemer. De documenten worden dan niet automatisch doorgestuurd, maar je krijgt een verwittiging wanneer de ondernemer de documenten wil versturen. Je kunt de documenten wel ten allen tijde doorsturen naar de boekhoudsoftware via via het submenu ‘Exporteren’ in het dossier.

Daarnaast kun je ook nog instellen dat de facturen in Billit niet meer kunnen worden aangepast nadat zijn ze zijn geëxporteerd naar de boekhoudsoftware.

Klik op ‘Opslaan’.

De map voor het versturen van CODA-bestanden via Billsync werd ingesteld bij het configureren van de tool. De CODA-bestanden worden nu automatisch mee geëxporteerd naar de map die je daar hebt ingesteld. In die map zal per ondernemer/dossier een map worden aangemaakt waarin de CODA-bestanden door je boekhoudsoftware kunnen worden opgehaald. Op deze support-pagina van Venice vind je hoe je CODA-bestanden kunt opladen in Venice vanaf de ingestelde locatie.

Met de boekhoudersaccount kun je de huisstijl van je eigen portaal en dat van je gekoppelde ondernemers zelf instellen.

Ga hiervoor naar het ‘Huisstijl’-kader in het menu ‘Instellingen’.

De parameters die je kunt instellen zijn:

- Host-URL: Indien je een eigen hostnaam gebruikt om aan je ondernemers weer te geven kun je deze hier invullen. Deze moet vormgegeven zijn naar het model van my.billit.be (bv. my.naamvanjouwboekhoudkantoor.be). Meer info over het gebruiken van een eigen hostnaam? Contacteer support.

- Hoofdkleur: hier stel je de hoofdkleur van het portaal in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Navigatiekleur: Hier stel je de kleur in van de geselecteerde menu’s in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Kleur knoppen: Hier stel je de kleur van de knoppen in. Klik op het icoontje naast het invulveld om de color picker te gebruiken.

- Login Titel: Hier stel je de titel in die wordt weergegeven op het inlogscherm. Bij ons is dat ‘Welkom’.

- Logo: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, invoeren dat links onder de menubalk wordt weergegeven.

- Favicon: Hier stel het icoon in dat wordt weergegeven in het tabblad waarop het portaal bekeken wordt.

- Login Afbeelding: Hier kun je een afbeelding, bv een logo, uploaden die wordt weergegeven op het aanmeldscherm.

Klik na het ingeven of aanpassen van de instellingen onderaan op 'Opslaan' om de instellingen op te slaan.

Indien je bij het instellen van de koppeling hebt gekozen voor ‘Laatste maand’ of ’10 minuten’ hoef je eigenlijk de documenten niet meer zelf te exporteren/importeren, Billit exporteert voor jou op de gekozen tijdstippen die je terugvind bovenaan het submenu 'Integraties' van het dossier. Toch kun je ook dan steeds een manuele export initialiseren.

Open het dossier door op de dossiernaam te klikken in het menu ‘Dossiers’ en klik daarna op het submenu ‘Exporteer’. Hier kun je instellen welke documenten je wil exporteren. Daarna klik daarna op ‘Exporteer’ om de documenten naar je boekhoudsoftware te exporteren.

Aankoopfacturen

1. Inkomende facturen die je digitaal van Billit ontvangt, worden bewaard in een vaste map per dossier (zie instellingen Billsync).

2. Maak een nieuw werkbestand aan

Hiervoor start je de module "Aanvaarden elektronische documenten" op (Venice Hoofdmenu -> tab Start -> groep Verkennen -> Elektronische documenten). Vanuit de module "Aanvaarden elektronische documenten" kies je vervolgens "Nieuw werkbestand" (tab Start -> groep Elektronische documenten). In het scherm "Nieuw werkbestand" vul je het pad in naar de map waar de te verwerken elektronische documenten zich bevinden, en klik je vervolgens op de knop "Aanmaken". In de vooruitgangslijst zie je de vooruitgang van het opnemen van de elektronische documenten in het werkblad en ook de eventuele fouten.

3. Leg vast hoe en waar het elektronisch document verder moet worden verwerkt

In het werkblad "Aanvaarden elektronische documenten" krijg je naast het werkblad zelf ook een voorstelling van het elektronisch document te zien. Dit stelt je in staat om vlot te beslissen wat er precies met het elektronisch document moet gebeuren. Je bepaalt allereerst of het mag verwerkt worden (aanvaarden of verwerpen (Ctrl+F12)) en vervolgens geef je op via welke weg dit moet gebeuren (Boekhouding (Ctrl+F11), Facturatie (Ctrl+F10) of Extern/Andere applicatie (Ctrl+F8)).

Overigens kun je voor elke leverancier in zijn fiche ( tab Document ) instellen of je zijn elektronische documenten standaard wil verwerken in Venice Boekhouding of in Venice Aankoopbeheer.

4. Je verwerkt de elektronische documenten in de module "Aankopen" ( Boekhouding) of "Aankoopfacturen" (Facturatie)

Alle elektronische documenten die je aanvaard hebt en die bestemd zijn voor de boekhouding, worden voorgesteld in het dialoogvenster "Importeren van elektronische documenten" in de module "Aankopen". Op dezelfde manier worden aanvaarde documenten die bestemd zijn voor de facturatie voorgesteld in het dialoogvenster "Importeren van elektronische documenten" in de module "Aankoopfacturen". Je kruist hier dan de elektronische documenten aan die je wenst te verwerken en kiest daarna voor "Verwerken".

Dankzij het elektronisch formaat van de documenten, stelt Venice zo veel mogelijk informatie van het document automatisch zelf voor. Bij het eigenlijke boeken verwerk je zo veel sneller en efficiënter aankoopfacturen en beperk je de foutenmarge tot een absoluut minimum.

Hoe geschikter het elektronisch formaat, hoe meer Venice volautomatisch kan verwerken. Voor documenten in UBL wordt de hoofding van je dialoogvenster helemaal vanzelf door Venice ingevuld. Wanneer je vervolgens met Ctrl+G of de knop "Naar details" in het werkblad met de detaillijnen komt, gebruikt Venice Boekhouding meteen het juiste boekingsvoorstel, of punt je in "Venice Aankoopbeheer" de corresponderende aankoopbestelling(en) of -levering(en) af. Na het effectief boeken van het document in de boekhouding of in de facturatie, verdwijnt de referentie naar het elektronisch document uit het werkblad "Aanvaarden elektronische documenten".

5. Consulteren

Je kunt het elektronisch document, waarop een Venice-document gebaseerd is, na het inschrijven nog steeds consulteren (op voorwaarde dat je het fysische bestand niet schrapt uiteraard). In het pad afbeelding van het document blijft het pad naar het elektronisch document bewaard waardoor, naargelang de instelling in "configuratie aankopen"/"configuratie aankoopfacturen", het elektronisch document afgebeeld zal worden in een bijkomend deelvenster of je een voorstelling van het elektronisch document te zien zal krijgen door te dubbelklikken op de afbeelding.

Meer info vind je op support-pagina van Venice

Verkoopfacturen

1. Om verkoopfacturen te importeren in Venice is het noodzakelijk dat je over de optie "Importeren" beschikt en deze geactiveerd staat per dossier. Dit kan je doen door naar het betreffende dossier te gaan (basisgegevens -> "Instellingen" -> "Parameters" -> "Opties" -> "Import" aanvinken)

Meer info vind je op support-pagina van Venice

2. Het importeren van verkoopfacturen

Importeren van verkoopfacturen in UBL formaat kan via "Verkopen" -> "Extra" -> "UBL"

CODA-bestanden

De map voor het versturen van CODA-bestanden via Billsync werd ingesteld bij het configureren van de tool. De CODA-bestanden worden nu automatisch mee geëxporteerd naar de map die je daar hebt ingesteld. In die map zal per ondernemer/dossier een map worden aangemaakt waarin de CODA-bestanden door je boekhoudsoftware kunnen worden opgehaald. Op deze support-pagina van Venice vind je hoe je CODA-bestanden kunt opladen in Venice vanaf de ingestelde locatie.

Op het dashboard zie je enkel de ondernemers die nieuwe documenten in hun snelle invoer hebben staan ter verwerking of nieuwe documenten hebben klaarstaan die kunnen geëxporteerd worden.

Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.

Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.