TopAccount (Kluwer)
Is UBL compatibel! (vanaf versie 2016.3)
✔ Open het te verwerken dossier in TopAccount en importeer je facturen die klaar staan om te verwerken.
✔ Al uw dossiers worden samengebracht in één overzichtsscherm in uw gepersonaliseerd Billit klantenportaal.
✔ Facturen markeren als te controleren om andere dossierbeheerders te betrekken.
Een Billit medewerker nodigt je uit op je boekhoudersaccount en plant een kennismakingsgesprek in met één van onze experten nadat u het aanvraagformulier ingedient hebt.
Zijn er al enkele van je klanten actief op Billit? Laat het ons weten, dan koppelen we deze ondernemers met uw account.
Een Billit expert installeert BillSync in samenwerking met uw IT-partner, nadat u het aanvraagformulier ingediend hebt.
Per ondernemer zal door BillSync een folder gezocht worden met het overeenkomstige ondernemingsnummer. Indien deze folder niet bestaat, zal een unieke folder worden aangemaakt. Die folder zal op zijn beurt drie subfolders bevatten,
nl. één voor de verkoopfacturen, één voor de aankoopfacturen en één voor de documenten.
Aarzel niet om Billit te contacteren mocht je vragen hebben over BillSync. We helpen je graag verder.
De instellingen voor het inlezen van UBL bestanden moeten éénmalig worden ingevoerd via
Boeken > Inlezen externe gegevens > Externe pakketten > beheer
TopAccount zal een nieuwe scherm tonen met als titel: Externe Applicaties, gelieve een nieuwe externe applicatie aan te maken.
Identificatie:
- Externe applicatie : Billit
Geef hier de code in waaraan u bij de import zal herkennen dat u de import van de documenten uit Billit lanceert
- Omschrijving : E-facturen uit Billit
- Directory: C:\UBL\TopAccount\topACCOUNTDossier-BE0000000295\Verkoop\
Hier dient u het pad te kopieren waar u alle UBL bestanden voor dit dossier bewaard (de plaats waar BillSync de UBL bestanden plaatst of de plaats waar u de UBL bestanden opslaat)
Type bestand
- Record lay-out: verplicht e-fff UBL
Scheidingsteken & Datum laatste opname mag u leeg laten.
Eens de configuratie van de UBL Import afgewerkt is, kunt u starten met het importeren van aan- en verkoopdocumenten via
Boeken > Inlezen Externe Gegevens > Inlezen > Externe gegevens E-invoice > Inlezen
De importfolder wordt automatisch gedetecteerd als deze correct is ingegeven bij de instellingen.
Er wordt ook automatisch voorgesteld om een submap backup te maken voor de bestanden die werden ingelezen.
Bestaat deze map nog niet zal er gevraagd worden of deze mag worden aangemaakt.
Kies de dagboeken waarin mag geïmporteerd worden, en geef aan of de nummering van de oorspronkelijke factuur moet behouden blijven, of de nummering van TopAccount moet worden doorgetrokken.
Indien opgemaakt door tegenpartij (geen overname documentnummering) wordt aangevinkt, zal de nummering van TopAccount worden behouden. Indien deze parameter wel wordt aangevinkt wordt de nummering van het importdocument behouden.
Als er gebruik wordt gemaakt van grootboekrekeningen in Billit kunnen deze ook overgenomen worden in TopAccount, zorg er dan zeker voor dat "Toewijzen algemene rekening" op "Artikel" staat.
Vervolgens wordt de import uitgevoerd. U krijgt nadien een melding van het aantal boekingen dat werd geïmporteerd en of er nog acties moeten worden doorgevoerd.
Als alle boekingen gecontroleerd zijn, en klaar staan voor doorsturen, kan u via het tabblad Algemeen en de knop boeken de boekingen doorsturen naar de boekhouding.
Het kan zijn dat er waarschuwingen zijn na het importeren, dit wil zeggen dat u de boekingen moet controleren.
Klik op OK en corrigeer alle facturen die TopAccount in het rood zet. (navigeer met je cursor over het rode kruisje om te lezen wat er nodig is om verder te gaan).
Na succesvolle controle, kan je overgaan tot automatisch inboeken.
Mijn verkoopdocument wordt herkend als aankoopdocument (of vice-versa)
Voor de bepaling of een import document een verkoop- dan wel een aankoopdocument is, wordt het ondernemingsnummer van de klant uit de xml-file vergeleken met het ondernemingsnummer van het dossier. Stemt dit nummer overeen met het nummer in uw dossiergegevens, is het een aankoopfactuur. Zo niet wordt het voorgesteld als een verkoopfactuur.
Heeft het contact in het UBL bestand GEEN btw-nummer en GEEN ondernemingsnummer (particulieren) dan wordt de klant (leverancier) opgezocht volgens de naam van het contact in het UBL bestand.
Kon de klant (leverancier) NIET bepaald worden, bestaat er nog geen dergelijke naam en is de parameter ‘Automatische creatie klanten zonder btw-nummer’ (resp. leveranciers) (Zie Boeken / Inlezen externe gegevens / Inlezen / Externe gegevens – E-Invoice / Instellingen) geactiveerd, dan wordt deze automatisch aangemaakt (met overname van de adresgegevens, telefoon, fax … zoals vermeld op het E-Invoice document). Is deze parameter echter NIET geactiveerd dan moet de klant (leverancier) manueel aangemaakt worden. Deze parameter is standaard uitgeschakeld.
Opgelet : Klanten (leveranciers) kunnen enkel automatisch aangemaakt worden indien numerieke nummering EN indien het eerst vrije klantnummer (leveranciersnummer) bepaald kan worden.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn grootboekrekening automatisch wordt ingevuld?
Het toewijzen van een grootboekrekening op basis van een artikelnummer gebeurt a.d.h.v. de historiek “Verkooprekeningen per artikel per externe applicatie”
Deze historiek wordt automatisch bijgewerkt bij het boeken van de UBL-bestanden (dus nà de import) in TopAccount. Dit betekent m.a.w. dat TopAccount bij een eerste import de grootboekrekening nog NIET automatisch zal kunnen bepalen. De grootboekrekening zal m.a.w. slechts automatisch toegekend worden vanaf een tweede import.
Ter info : De historiek “Verkooprekeningen per artikel per externe applicatie” kan in TopAccount geconsulteerd (en eventueel geconfigureerd) worden via Boeken / Inlezen externe gegevens / Inlezen / Externe gegevens – E-Invoice / Verkoop : rekening per artikel
Heeft TopAccount een module om ingescande facturen digitaal te archiveren en te koppelen aan de boekingen, nadat deze geboekt zijn?
De module voorziet de mogelijkheid om de ingescande facturen te boeken of in te lezen, en deze na het boeken, te archiveren en te koppelen aan de boeking, zodat u bij iedere boeking, de originele factuur digitaal terug kunt oproepen. Er is ook de mogelijkheid uw facturen digitaal te stempelen.