Begeleidende brieven en herinnering

Hoe kan ik de lay-out van de begeleidende brieven (e-mails) en herinneringen instellen?

Naast de lay-out van je facturen, kun je ook de lay-out en inhoud van de begeleidende brieven en herinneringsmails instellen. Dit zijn de e-mails waarmee je bijvoorbeeld facturen naar je klant verstuurt. Net zoals bij documenten kan je de standaardlay-out aanpassen of meerder templates aanmaken. Eenmaal je meerdere templates hebt aangemaakt, kun je bij het aanmaken van een factuur, offerte, bestelbon, leveringsbon of creditnota bovenaan in het dropdownmenu kiezen welke template je wil gebruiken om de begeleidende brief te lay-outen.

Om de lay-out van je begeleidende brieven of herinneringsmail aan te passen, klik je op het submenu ‘Huisstijl’ onder het menu ‘Instellingen’. Klik in de lijst op de begeleidende brief die je wil aanpassen/instellen.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen

 

Op het volgende scherm zie je alle beschikbare templates voor dit document, telkens in 3 taalversies. Om een nieuwe template toe te voegen klik je op ‘Toevoegen’. Je kunt ook altijd de standaardversie aanpassen. Klik op ‘Bewerken’ bij de gewenste template om hem te wijzigen.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen

 

Hierna kom je in het editor-venster terecht. Net zoals bij je facturen en andere documenten heb je in je lay-out vaste en dynamische elementen.

Vaste elementen: de vaste elementen staan in elke mail. Bij begeleidende brieven gaat het vooral om stukken tekst, zoals de aanspreking, de zin ‘Hierbij ontvangt u factuur’ of de vermelding ‘Gelieve deze factuur te betalen voor’.

Dynamische elementen: deze elementen komen in elke begeleidende brief voor, maar zijn afhankelijk van de klant of factuur. Het gaat dan bijvoorbeeld om de naam van je klant, het factuurnummer of het te betalen bedrag. In je lay-out herken je ze aan een cijfer tussen accolades. Dit cijfer verwijst naar de legende aan de rechterkant. Wanneer je je brief verstuurt, worden die cijfers ingevuld met de gegevens uit je document die overeenkomen met de sleutels in de legende. In tegenstelling tot bij de document-templates kun je ze niet aanklikken en plaatsen. Je dient ze in je tekst te typen, of te copy/pasten uit de kolom.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen

 

Je kunt ook je tekst opmaken met de opties in de tekstopmaakbalk boven de begeleidende brief.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen

 

Je kan een logo toevoegen met de sleutel "{36}: Logo" aan de rechterkant. Die verwijst naar het logo dat je hebt geüpload in het menu "instellingen" > "algemeen".

Je kan ook andere afbeeldingen toevoegen, zoals een handtekening. Dit doe je met de afbeeldingenknop in de tekstopmaakbalk.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen

 

Nadat je op deze knop klikt, kan je de url ingeven die naar je afbeelding verwijst.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen

 

Heb je zelf geen server waar je afbeeldingen kunt uploaden, dan kan je ook eerst de afbeelding toevoegen als bijlage aan je bedrijfsfiche. Klik hiervoor op ‘Toevoegen’ in het vak ‘Bijlagen’ onder je bedrijfsfiche en selecteer de afbeelding op je computer.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen

 

Eenmaal je de afbeelding hebt toegevoegd aan je bedrijfsfiche kun je de afbeeldings-url kopiëren door met de rechtermuisknop op de naam te klikken en daarna op ‘kopieer koppelingslocatie’. Vervolgens keer je terug naar je factuurlay-out, klik je op de knop om een losse afbeelding toe te voegen en plak je de url in de pop-up die verschijnt.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen

 

Na het instellen van je lay-out kun je klikken op:

Opslaan: Je template wordt opgeslagen, maar je blijft in het editor-scherm.

Opslaan en terug: Je lay-out wordt opgeslagen en je keert terug naar het overzicht van de aangemaakte templates.

Wissen: de template wordt gewist.

Dupliceer: Er wordt een nieuwe template gemaakt op basis van de lay-out die je net hebt ingesteld. Dit kan handig zijn als je twee templates wilt met slechts enkele verschillen. Zo hoef je niet de hele template opnieuw in te stellen, maar kun je vertrekken van de template die je al had.

Wil je de lay-out van je Nederlandse template ook gebruiken voor de Franse of Engelse versie? Dan moet je zowel de broncode als de code bij ‘stijl’ kopiëren. Daarna plak je ze in de broncode en het ‘stijl’-vak van de Franstalige en Engelstalige versie van je template. Dit kan je het best doen door beide codes eerst te kopiëren in een leeg tekstdocument en dan pas de andere taalversies te openen. Vergeet niet om de tekst nog te vertalen.

lay-out begeleidende brief of herinnering aanpassen