Boekhoudsoftware koppelen
Hoe koppel ik met welke boekhoudsoftware?
Naast het opstellen van facturen en andere documenten en de automatische betalingscontrole via de connectie met de bank is het koppelen met de boekhouder een derde belangrijke pijler van Billit. Billit stuurt je documenten altijd zowel in UBL- als PDF-formaat door. Hierdoor kun je ook digitaal met je boekhouder samenwerken als hij/zij zelf geen digitale facturen gebruikt.
Als je boekhouder al met Billit werkt kan hij via zijn boekhoudersaccount al heel wat informatie in Billit importeren via zijn boekhoudsoftware. Neem dus zeker eerst contact op met je boekhouder om te bekijken of dit het geval is.
Daarnaast kan een boekhouder met een boekhoudersaccount die gekoppeld is aan jouw ondernemersaccount op elk moment je facturen raadplegen en op tijd bijsturen als hij ziet dat er iets verkeerd gaat. In dit geval hoef je zelf je documenten niet meer door te sturen, maar haalt je boekhouder zelf je documenten op via zijn boekhoudersaccount. Via het submenu 'Verstuur' onder het menu 'Boekhouder' kun je hem desgewenst wel op het einde van het kwartaal een mail sturen om te laten weten dat al je documenten in Billit zitten. Het loont dus zeker om je boekhouder te vragen of hij ook met Billit werkt.
Maar ook zonder boekhoudersaccount helpt Billit je in het stroomlijnen van de communicatie met je boekhouder. Met Billit kun je namelijk al je facturen en andere documenten digitaal delen. Hierdoor hoef je niet elk kwartaal alle facturen op papier bij te houden om op het einde van het kwartaal bij je boekhouder te gaan afgeven. Je bewaart je facturen gewoon digitaal in de cloud en deelt ze met een simpele klik op het einde van het kwartaal met je boekhouder.
Om facturen en documenten te delen met je boekhouder kun je op verschillende manieren te werk gaan:
1. Zelf mailen: Een eerste manier om je documenten te delen is door ze te mailen. Dit doe je als je boekhouder zelf niet met Billit werkt en/of geen boekhoudsoftware gebruikt met specifieke e-mailadressen voor het importeren van digitale documenten (zie: 3. Billmail) . Ga hiervoor naar het menu ‘Boekhouder’ en klik op het submenu ‘Versturen’. Vul de periode en de gegevens van je boekhouder in en klik op ‘Verstuur’.
2. BillSync: Via dit systeem worden al je documenten binnengehaald op de server van je boekhouder. Om van BillSync gebruik te maken kan je boekhouder hier een gratis boekhoudersaccount aanmaken. Een medewerker van ons neemt dan zo snel mogelijk contact op om het systeem op te zetten in samenspraak met de IT-partner van je boekhouder.
Boekhoudsoftware die via het BillSync-systeem met Billit gekoppeld worden zijn:
• Expert/M Plus (Kluwer)
• Briljant Account (Kluwer)
• Vero Count (Kluwer)
• Top Account (Kluwer)
• Wings
• Venice (Unit 4)
• Winbooks
• Popsy (Alegro)
• B-Wise (ConXion)
• Adsolut
Indien je boekhouder zelf een boekhoudersaccount bij Billit heeft kan hij je documenten zelf binnenhalen op het einde van het kwartaal. Ben je via Billsync gekoppeld met de boekhoudsoftware van je boekhouder, maar heeft hij geen Billit boekhoudersaccount, dan kun je zelf instellen wanneer je documenten worden verstuurd.
Om je facturen en documenten automatisch te laten versturen kun je de gewenste momenten voor het doorsturen in het vak ‘Standaard dossierinstellingen’ ingeven. Je kunt er voor kiezen om je documenten na 10 minuten door te sturen, op het einde van elke maand of nooit. Wanneer je de laatste optie kiest moet je op het einde van het kwartaal zelf al je documenten doorsturen.
Om je facturen en documenten met het Billsync-systeem zelf door te sturen naar je boekhouder op het einde van het kwartaal ga je naar het menu ‘Boekhouder’ en klik je op het submenu ‘Versturen’. Vul eventueel het opmerkingenvak in en klik op ‘Versturen’.
3. BillMail: Via deze koppeling stuurt Billit de verschillende soorten documenten naar vooraf ingestelde e-mailadressen waarop je boekhouder zijn documenten wil ontvangen. Vaak zijn dit e-mailadressen die gekoppeld zijn aan de boekhoudsoftware van je boekhouder en waarlangs de software de verschillende soorten documenten importeert. Vraag zeker na bij je boekhouder of dit het geval is.
Om BillMail in te stellen ga je naar het submenu ‘Integraties’ via het ‘Instellingen’-menu. Daar klik je op de knop ‘Beschikbaar’ bij de ‘BillMail’-integratie.
Op het volgende scherm kun je de e-mailadressen instellen waarop je boekhouder zijn documenten wil ontvangen.
Indien je boekhouder zelf een boekhoudersaccount bij Billit heeft kan hij je documenten zelf binnenhalen op het einde van het kwartaal. Ben je gekoppeld met de boekhoudsoftware van je boekhouder, maar heeft hij geen Billit boekhoudersaccount, dan kun je zelf instellen wanneer je documenten worden verstuurd.
Om je facturen en documenten automatisch te laten versturen kun je de gewenste momenten voor het doorsturen in het vak ‘Standaard dossierinstellingen’ ingeven. Je kunt er voor kiezen om je documenten na 10 minuten door te sturen, op het einde van elke maand of nooit. Wanneer je de laatste optie kiest moet je op het einde van het kwartaal zelf al je documenten doorsturen.
Om je facturen en documenten met het Billmail-systeem zelf door te sturen naar je boekhouder op het einde van het kwartaal ga je naar het menu ‘Boekhouder’ en klik je op het submenu ‘Versturen’. Vul eventueel het opmerkingenvak in en klik op ‘Versturen’.
Verschillende boekhoudsoftwarepaketten werken met een soortgelijk systeem als Billmail, maar hebben een eigen integratie in onze lijst met integraties. Het instellen van deze koppeling werkt op dezelfde manier als het instellen van de koppeling via Billmail, maar vertrekt vanaf de tegel van de koppeling van die specifieke boekhoudsoftware.
Boekhoudsoftware die in te stellen zijn zoals Billmail maar een eigen integratie hebben zijn:
• Clearfacts
• SBBSlim
• Winbooksonweb
• WinbooksConnect
• Yuki
4. Aparte integratie: Sommige soorten boekhoudsoftware hebben een eigen integratie die nog anders werkt. Je vindt ze terug in het submenu 'Integraties' onder het menu 'Instellingen'.
Boekhoudsoftware die een eigen integratie hebben zijn:
• Exact Online
• Comax
• Trustteam
• Octopus
Indien je boekhouder zelf een boekhoudersaccount bij Billit heeft kan hij je documenten zelf binnenhalen op het einde van het kwartaal. Ben je gekoppeld met de boekhoudsoftware van je boekhouder, maar heeft hij geen Billit boekhoudersaccount, dan kun je zelf instellen wanneer je documenten worden verstuurd.
Om je facturen en documenten automatisch te laten versturen kun je de gewenste momenten voor het doorsturen in het vak ‘Standaard dossierinstellingen’ ingeven. Je kunt er voor kiezen om je documenten na 10 minuten door te sturen, op het einde van elke maand of nooit. Wanneer je de laatste optie kiest moet je op het einde van het kwartaal zelf al je documenten doorsturen.
Om je facturen en documenten via een aparte integratie zelf door te sturen naar je boekhouder op het einde van het kwartaal ga je naar het menu ‘Boekhouder’ en klik je op het submenu ‘Versturen’. Vul eventueel het opmerkingenvak in en klik op ‘Versturen’.