Een factuur aanmaken en versturen

1. Factuur opstellen

Om een factuur aan te maken klik je in het menu ‘Inkomsten’ op ‘Facturen’. Klik op deze pagina op ‘Toevoegen’ om een nieuwe factuur aan te maken. Je kan hiervoor ook op de snelkoppeling klikken op het dashboard.

Op het volgende scherm kun je de gegevens invoeren op je factuur. Klanten kun je selecteren uit het klantenbestand, producten uit je productenbestand. Ook kan je vanaf deze pagina een nieuwe klant aanmaken door op ‘Creëer nieuwe klant’ te klikken.

Rechts bovenaan kun je de lay-out, taal en begeleidende e-mail selecteren. Deze optie is alleen zichtbaar als je meerdere lay-out-templates hebt aangemaakt. Meer info over de lay-out-templates van facturen vind je hier.

Tip: Billit kan automatisch berekeningen uitvoeren. Wanneer je in een vak waar cijfers horen een berekening invoert, vult Billit het resultaat in. Vul je bijvoorbeeld 5*20 in, dan komt er 100 te staan.

2. Opslaan/factuur creëren

Nadat je alle gegevens hebt ingevuld kun je:

- De factuur opslaan als ontwerp door op de knop ‘Opslaan’ te klikken.

- De factuur opslaan als ontwerp en terugkeren naar het factuuroverzicht door op 'Opslaan en terug' te klikken.

- De factuur opslaan als ontwerp en opnieuw een lege template oproepen om een nieuw ontwerp of een nieuwe factuur op te stellen door op de knop ‘Opslaan en nieuw’ te klikken.

Is je factuur klaar om te versturen? Klik dan op ‘Creëer factuur’.

Nadat je de factuur hebt gecreëerd worden de invulvensters grijs en krijg je rechts een visuele weergave (pdf-versie) van je factuuropmaak te zien. Hou er rekening mee dat je na creatie enkel de laatste niet-verzonden factuur kunt verwijderen door op de knop ‘Wissen’ te klikken, dit omdat je factuurnummering verplicht op elkaar moet aansluiten. Wil je toch nog een aangemaakte factuur verwijderen nadat je al meerdere andere facturen hebt aangemaakt, dan moet je een creditnota aanmaken voor die factuur, anders kan de aangemaakte factuur niet afgepunt worden in de boekhouding.

Na het creëren van een factuur kun je nog verschillende bijlages toevoegen aan je factuur. Dit doe je door naar beneden te scrollen en op ‘Toevoegen’ te klikken in het vak ‘Bijlagen’. Daarna selecteer je de bijlage die je wil toevoegen vanaf je computer.

Door op ‘Toevoegen’ te klikken in het vak ‘Betalingen’ kun je ook aanduiden dat een klant het volledige bedrag of een deel van het bedrag al betaald heeft (bv. wanneer een deel al cash werd betaald). Wanneer een klant slechts een deel al heeft betaald vul je enkel het betaalde bedrag in. Het resterende bedrag blijft dan bovenaan en in het overzicht van je facturen staan als ‘Te betalen’ en zal later gekoppeld worden aan een transactie wanneer je klant betaald heeft. Heeft je klant de volledige factuur al contant betaald, dan kun je ook bovenaan al de checkbox naast ‘Betaald’ aanvinken en de datum en betalingswijze van de betaling (bv. contant) aanduiden. Hier kan je enkel het volledige bedrag als betaald aanduiden.

Wil je dezelfde factuur nog eens gebruiken, maar dan voor een andere klant? Klik dan op ‘Dupliceer’. Je krijgt nu een vooraf ingevulde template te zien waar je een andere klant kunt selecteren en opnieuw een factuur kunt creëren. Wil je voor een bepaalde factuur een creditnota opmaken, klik dan onder de opgeslagen factuur op ‘Creëer creditnota’. Je krijgt dan een ingevulde creditnotatemplate te zien op basis van de factuur waar je van vertrokken was.

3. Je factuur versturen