Factuur verwerken zonder transactie (contant of creditnota)

Soms kan het gebeuren dat je voor een factuur geen digitale transactie hebt, bijvoorbeeld wanneer een klant contant betaalt. Dit kan je makkelijk aanduiden bij het aanmaken of importeren van een factuur.

Soms kan het ook zijn dat een aantal facturen betaald wordt via een creditnota met een bedrag dat je nog van een leverancier tegoed had. Aangezien het niet om een transactie gaat, maar om een document staat Billit niet toe dat je creditnota’s aan meerdere facturen koppelt zoals je met transacties zou doen. Je kunt wel op een andere manier aanduiden dat verschillende facturen betaald werd doormiddel van een creditnota.

De creditnota verwerk je gewoon als een uitgave in ‘Snelle invoer’. Het veld ‘Betreffende factuurnummer‘ laat je leeg (dit dient om slechts 1 factuur aan 1 creditnota te koppelen). De geïmporteerde creditnota zal je vervolgens terugvinden in de lijst in het submenu ‘Creditnota’ onder het menu ‘Uitgaven’ met als status ‘Te betalen ‘, dit laat je even zo.

Vervolgens open je in het menu ‘Uitgaven’ de gewenste factuur of facturen waarvan je het (deel)bedrag van de creditnota voor wenst in mindering van te brengen en voeg je onderaan in het vak ‘Betalingen’ het bedrag (of deelbedrag) van deze creditnota toe met als opmerking een verwijzing naar deze creditnota. Door het toevoegen van deze (deel)betaling zal het te betalen bedrag bovenaan de factuur veranderen.

Als je het volledige bedrag van de creditnota aan de gewenste factu(u)r(en) hebt toegevoegd als (deel)- betaling kun je terug naar het submenu ‘Creditnota’s’ onder het menu ‘Uitgaven’ en de status van de creditnota wijzigen naar betaald.

Indien het bedrag van de creditnota gelijk zou zijn of lager dan het bedrag van de aankoopfactuur dan kan je eventueel de creditnota openen en in het veld ‘Betreffende factuurnummer‘ het factuurnummer van de aankoopfactuur ingeven. Op deze manier zal alles automatisch gekoppeld worden en zal ook het nog te betalen bedrag van de aankoopfactuur correct staan.