Snelle invoer

Om de ‘Snelle invoer’ verder aan te passen aan de behoeften van je onderneming kun je ook nog de volgende geavanceerde instellingen wijzigen.

• UBL automatisch verwerken in ‘Snelle invoer’: Wanneer deze optie is ingeschakeld hoef je UBL- bestanden die in ‘Snelle invoer’ worden geïmporteerd niet meer te controleren. Aangezien alle informatie in een UBL-bestand op een vaste afgesproken locatie is opgenomen is het eigenlijk niet nodig om UBL-bestanden nog te controleren bij het importeren. Door deze optie in te schakelen kun je deze stap overslaan en wordt een geïmporteerde UBL meteen in de lijst met uitgaven of inkomsten geplaatst en de info over de klant en/of leverancier opgenomen in de klanten- of leverancierslijst.

• Pdf's worden omgezet met OCR en automatisch verwerkt in Snelle invoer: Met deze optie kan je Pdf's bij het inladen automatisch omzetten naar OCR-formaat. Billit kan je gegevens hierdoor automatisch herkennen en invullen op je factuur. Het is nog steeds aangeraden om je gegevens te controleren voor je bevestigt.

• Snelle invoer: Gebruik de betaaltermijn ipv OCR: Billit neemt de betaaltermijn over van de PDF die opgeladen is in snelle invoer. Stel dat de factuur 10 dagen betalingstermijn heeft, maar jij wenst een betalingstermijn van 30 dagen, einde maand. Dan kan je via deze optie de datum op de factuur negeren en gebruik maken van de betaaltermijn in de leveranciersfiche.

• Extra tekst op pdf automatisch invullen: Zet deze optie aan als je het onderwerp van een mail automatisch wil laten toevoegen aan de pdf's die je verwerkt in de Snelle invoer.

• Documenten van je unieke e-mailadressen worden automatisch doorgestuurd naar 'Goedkeuren' in Snelle invoer: Billit maakt voor elke gebruiker automatisch twee unieke e-mailadressen aan. De bestanden die je hiernaartoe mailt, komen automatisch in de Snelle invoer terecht. Gebruik het eerste adres voor bestanden die je niet wil splitsen, en het tweede voor documenten die je wel wil opdelen.
Als je deze functie van de Snelle invoer aanzet, worden de documenten automatisch naar het tabblad 'Goedkeuren' gestuurd in de Snelle invoer. Zet je de knop uit, dan gaan de bestanden vanzelf naar het tabblad 'Te verwerken'.

Het tabblad 'Goedkeuren' kan je gebruiken als je een extra stap wil toevoegen aan je goedkeuringsflow en verschillende personen je documenten moeten kunnen controleren.