Snelle invoer
Kosten of aankoopfacturen laten goedkeuren
Wanneer meerdere mensen binnen je bedrijf een uitgave moeten goedkeuren, kun je de optie ‘Kosten goedkeuren’ inschakelen. Hiermee krijgen de aangeduide gebruikers een e-mail met de vraag om deze aankoopfactuur goed te keuren (inclusief een link om de factuur te bekijken). De gebruiker kan de facturen die hij moet goedkeuren ook terugvinden in het submenu ‘Goedkeuren’ onder het menu ‘Uitgaven’. Naast goed- of afkeuren kunnen gebruikers ook nog een opmerking toevoegen die dan in het veld ‘Interne opmerking’ zal worden ingevuld.
Let op: enkel geregistreerde gebruikers kunnen een factuur goedkeuren. Elke aangemaakte gebruiker kost € 5 per maand.
Om de optie ‘Goedkeuren kosten’ in te schakelen ga je naar het menu ‘Instellingen’. Scroll naar beneden tot je het vak ‘Goedkeuring’ ziet staan. Daar schakel je de optie ‘Goedkeuren kosten’ in.
Wanneer je de schakelaar aanzet, krijg je 3 extra opties te zien.
1. Bij 'Goedkeurder onthouden' kan je aanduiden door wie en hoe vaak een uitgave moet worden goedgekeurd.
• Laatste onthouden (standaard instelling): Billit onthoudt telkens de gekozen gebruikers die je bij het importeren van de laatste uitgave (van gelijk welke leverancier) hebt aangeduid.
• Onthouden per leverancier: Billit onthoudt telkens de gekozen gebruikers die je bij het importeren van de laatste uitgave voor deze leverancier hebt aangeduid.
• Nooit: Billit onthoudt geen voorkeur. Als deze optie is ingeschakeld, moet je bij elke import aanduiden welke gebruikers de uitgave moeten goedkeuren.
2. Je kan in dit kader ook aanduiden of een factuur geblokkeerd moet worden in de Snelle invoer indien er geen goedkeurder is aangeduid. Hierdoor vergeet je nooit om een gebruiker aan te duiden die de uitgave moet goedkeuren.
Bij het invoeren van een factuur via ‘Snelle invoer’ zal er een extra lijn verschijnen per gebruiker van jouw onderneming. Vink de checkbox aan naast elke gebruiker die de uitgave moet goedkeuren.
Je ziet nu in het overzicht van je uitgaven een extra kolom verschijnen met de naam ‘Goedgekeurd’. Hier zal staan of de factuur nog moet worden goedgekeurd (met een zandloper), goedgekeurd werd (groen vinkje) of niet werd goedgekeurd (rood kruisje).
3. Met de laatste optie in het menu 'Instellingen' kun je in het 'Goedkeuringen'-blok instellen dat facturen enkel geëxporteerd mogen worden indien ze goedgekeurd werden. Ben je verbonden met je boekhouder? Dan krijgt hij of zij een melding dat niet alle facturen geëxporteerd werden. Ben je niet verbonden? Dan zullen de niet-goedgekeurde facturen niet in de lijst opgenomen worden die je kunt mailen/exporteren via het menu 'Boekhouder'. Niet-goedgekeurde facturen kunnen wel nog steeds gedownload worden als UBL wanneer deze optie is aangevinkt.
Heeft een gebruiker een uitgave nog niet goedgekeurd? Dan kun je die gebruiker nu ook een herinnering sturen. Hiervoor klik je op ‘Stuur herinnering’ naast de naam van die gebruiker in het vak ‘Goedkeuringen’ onder de factuur. In de laatste kolom van het vak vind je de datum en het uur waarop de laatste herinnering werd verstuurd.
Via het menu 'Rapporten > Lijsten > 'Goedkeuroverzicht' kan je een excel-overzicht krijgen van alle facturen waar een goedkeuring voor is aangevraagd. In dit rapport zie je een rij per factuur waarvoor een goedkeuring is aangevraagd en wat de actuele status van deze aanvraag is. Een handige tijdwinner voor iedereen die een overzicht wenst over vele facturen heen. Het overzicht toont onmiddellijk wie welke facturen nog moet goedkeuren. Het overzicht bevat per factuur de leverancier, factuurnummer, omschrijving, status (approved, rejected of pending), status per goedkeurder (approved, rejected of pending) en het e-mailadres van de goedkeurder. De tabel laat je toe om onmiddellijk een draaitabel in excel te maken. De inhoud van het rapport is leeg als er geen goedkeuringen zijn aangevraagd aan goedkeurders via Snelle invoer of het menu Uitgaven.
Via het menu 'Rapporten > Lijsten > 'Lijst van goed te keuren facturen' kan je een Excel-overzicht krijgen van alle facturen waar jij als goedkeurder nog actie op moet ondernemen. De inhoud van het rapport is leeg als er geen acties nodig zijn.