Lay-out

De tekst en waardes op je facturen worden in je factuurlay-out weergegeven door zogenaamde sleutels, die je terug vindt in het vak ‘Sleutels’, rechts van je factuurlay-out. Wanneer je een factuur aanmaakt worden de sleutels uit de lay-out vervangen door de informatie waarvoor de sleutel staat. Er zijn 2 types sleutels:

• Label-sleutels (categorie: ‘Label’): Deze sleutels zijn plaatsvervangers voor woorden zoals ‘Factuur’, ‘Adres’, ‘Datum’. Hoewel deze woorden op elke factuur voorkomen wordt er toch gebruik gemaakt van sleutels, zodat deze termen ook telkens in de juiste taal op je factuur geplaatst kunnen worden.

• Inhoudelijke sleutels (categorieën: ‘Me’, ‘Customer’, ‘Order’ en ‘Line’): deze elementen verschillen van factuur tot factuur en zijn afhankelijk van de inhoud van een bepaalde factuur. Voorbeelden van inhoudelijke sleutels zijn: de gegevens van je klant, de prijs van een product, de datum van de factuur,…

De informatie die moet worden ingevuld op de plaats van de inhoudelijke sleutels haalt Billit op in je bedrijfsfiche, de klantenfiche van de klant waaraan je factureert of uit de gegevens die je invoert bij het aanmaken van een factuur. Op de plaats waar de sleutel $Order.OrderNumber$ staat in je factuurlay-out bijvoorbeeld, wordt in de uiteindelijke factuur steeds het factuurnummer ingevuld. Op de plaats waar de sleutel $Order.TotalIncl$ staat wordt dan weer het totaalbedrag (incl BTW) van je factuur ingevuld. Je kan zelf bepalen welke sleutels je aan je factuurlay-out toevoegt. Hou er wel rekening mee dat bepaalde informatie wettelijk verplicht op een factuur vermeld moet staan. De standaardlay-out bevat steeds al deze wettelijk verplichte sleutels.

Om een sleutel aan je factuurlay-out toe te voegen klik je eerst op de plaats in je lay-out waar je deze sleutel wil plaatsen (links) en daarna op de sleutel die je op die plaats wil zetten (rechts in de lijst met sleutels). Om een sleutel te verwijderen selecteer je hem met je cursor en verwijder je hem met de ‘backspace’-toets.

Naast de vaste sleutels kun je ook zelf sleutels aanmaken om aan je factuur toe te voegen. Deze sleutels zijn gebaseerd op de extra velden die je hebt aangemaakt in je klantenfiche. Meer info over het aanmaken van extra velden in je klantenfiche vind je hier. Eenmaal je een extra veld hebt aangemaakt verschijnt de sleutel voor het extra veld in de lijst rechts onder ‘Customers’.

Sommige inhoudelijke sleutels bevatten ook informatie die in principe vast staat, zoals het adres van je bedrijf. Toch is het handig om ook voor deze informatie de sleutels te blijven gebruiken. Zo hoef je niet al je lay-outtemplates aan te passen wanneer je bedrijf bijvoorbeeld van adres zou veranderden.

Naast bepalen waar en welke inhoudelijke elementen er op je factuur voorkomen kun je een factuur ook vormelijk helemaal naar je hand zetten. Deze functies zijn gelijkaardig aan de functies die je kent van tekstverwerkingsprogramma’s zoals Word of Excel.

• Tekstelementen kun je opmaken door de tekst te selecteren en gebruik te maken van de tekstopmaakfuncties in de tekstopmaakbalk bovenaan je factuurlay-out. Net zoals in tekstverwerkingsprogramma’s kun je tekst cursief plaatsen of onderstrepen, de kleur aanpassen en nog veel meer.

• Tabellen kun je opmaken door met de rechtermuisknop op de op te maken tabel te klikken. Daarna kun je rijen, cellen of kolommen toevoegen of verwijderen, of de volledige tabelinstellingen aanpassen door op het item ‘tabeleigenschappen’ te klikken, waarop een venster met de tabeleigenschappen voor die tabel zal verschijnen.

• Individuele cellen opmaken doe je door met de rechtermuisknop op de op te maken cel te klikken en onder het item ‘cel’ op het item ‘celeigenschappen’ te klikken. Hierop verschijnt een venster waarin je de celeigenschappen (zoals breedte, marge en kleur) kunt ingeven.

Naast inhoudelijke en vormelijke elementen kun je op je factuur ook op verschillende manieren afbeeldingen toevoegen.

• Logo: Om je bedrijfslogo aan je factuurlay-out toe te voegen dien je het logo eerst op te laden in Billit. Dit doe je door op het submenu ‘Algemeen’ te klikken onder het menu ‘Instellingen’. In het ‘Algemeen’-kader kun je het logo opladen door op de knop ‘Bladeren’ te klikken en het bestand op je computer te selecteren. Bestandstypes die je kunt opladen zijn .png, .jpg, .jpeg en .tif. De aangeraden afmetingen van je logo zijn: breedte: 400px en hoogte: 200px.

• Achtergrondafbeeldingen: een achtergrondafbeelding kun je nog het best vergelijken met briefpapier. De afbeelding wordt weergegeven op de achtergrond van je volledige factuurblad. Naast .png, .jpg, .jpeg en .tif kun je hiervoor ook een pdf-afbeelding invoegen. Zorg ervoor dat de verhouding van je achtergrondafbeelding dezelfde is als die van een A4-blad. In de vakken 'Marge in mm' kun je een marge instellen om de inhoud van je factuur naar beneden of naar boven te duwen. Zo kan je ervoor zorgen dat de inhoud van je factuur iets lager of hoger komt te staan om er voor te zorgen dat de boven- of onderkant van je achtergrondafbeelding zichtbaar blijft.

• Losse afbeeldingen: Je kunt ook op andere plaatsen in je lay-out afbeeldingen invoegen. Hiervoor maak je gebruik van de afbeelding-knop in de opmaakbalk.

Nadat je op deze knop klikt krijg je de mogelijkheid om de url waarop je afbeelding te vinden is in te geven.

Heb je zelf geen server waar je afbeeldingen kunt uploaden, dan kan je ook eerst de afbeelding toevoegen als bijlage aan je bedrijfsfiche. Klik hiervoor op ‘Toevoegen’ in het vak ‘Bijlagen’ onder je bedrijfsfiche en selecteer de afbeelding op je computer.

Eenmaal je de afbeelding hebt toegevoegd aan je bedrijfsfiche kun je de afbeeldings-url kopiëren door met de rechtermuisknop te klikken op de datum waarop je de afbeelding hebt opgeladen en daarna op ‘kopieer koppelingslocatie’ te klikken. Daarna kun je de url plakken in het url-veld van het kader dat opent wanneer je een losse afbeelding aan je factuurlay-out wil toevoegen.

• Een laatste soort afbeeldingen die je aan je factuur kunt toevoegen zijn productafbeeldingen. Hiervoor dien je wel eerst afbeeldingen aan je producten toe te voegen. Meer info over het toevoegen van afbeeldingen aan een product vind je hier. Aangezien productafbeeldingen afhankelijk zijn van de producten die op je factuur komen moet je hiervoor gebruik maken van een sleutel. Om de sleutel toe te voegen aan je factuur ga je op dezelfde manier tewerk als voor inhoudelijke tekstelementen. Je klikt op de plaats in de factuurlay-out waar je de productafbeelding wilt zien verschijnen, en klikt dan op de sleutel voor productafbeeldingen in de lijst rechts. De sleutel voor productafbeeldingen is $Line.image$.