Lay-out

Hoe kan ik de lay-out van mijn factuur, offerte, leveringsbon, bestelbon of creditnota aanpassen?

Wanneer je een factuur, offerte, leveringsbon, bestelbon of creditnota aanmaakt in Billit worden deze telkens aangemaakt in de standaardlay-out. Je kunt deze standaardlay-out aanpassen of zelfs meerdere lay-outtemplates aanmaken waaruit je dan kunt kiezen bij het aanmaken van een document. Eenmaal je meerdere templates hebt aangemaakt voor een document, krijg je bij het aanmaken van een factuurbovenaan een dropdownmenu te zien waar je de gewenste template kunt selecteren.

Het instellen van de lay-out van een factuur werkt op dezelfde manier als het instellen van de lay-out van een creditnota, offerte, leveringsbon of bestelbon. Onderstaande uitleg geldt dus zowel voor het instellen van de lay-out of nieuwe lay-outtemplate van een factuur, maar ook voor die van een creditnota, offerte, leveringsbon of bestelbon. Ben je op zoek naar info over het aanpassen van de lay-out of inhoud van een begeleidende brief (dat is de e-mail waarmee je factuur, offerte, leveringsbon of bestelbon naar je klant wordt verstuurd) dan vind je die hier.

Om een factuurlay-out in te stellen/ aan te passen klik je op het submenu ‘Huisstijl’ onder het menu ‘Instellingen’. Daarna selecteer je het document waarvoor je de lay-out wil aanpassen of een template wil toevoegen.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Selecteer in het dropdownmenu bovenaan een template om de detailpagina voor die template te openen. De eerste keer zal hierin enkel de factuurtemplate ‘Factuur 1’ beschikbaar zijn. Wil je een nieuwe template aanmaken, dan kan dit via de knop “Toevoegen” rechts bovenaan. Je creëert nu een extra versie, op basis van de huidige template. Dit is vooral nuttig wanneer je bijvoorbeeld verschillende types facturen wil maken met een andere lay-out.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Elke standaardtemplate is ook automatisch beschikbaar in verschillende talen. Je hoeft hiervoor geen verschillende templates aan te maken. Verderop in deze handleiding vind je meer info over facturen in andere talen.

Eenmaal je een template hebt gekozen, zie je eronder de lay-out-instellingen voor deze template. Deze bestaan uit een hoofding - met de naam van de template en de marges boven en onder - en een lay-outvenster met daarin de lay-out zelf.

Eenmaal je een template hebt gekozen, zie je eronder de lay-out-instellingen voor deze template. Deze bestaan uit een hoofding - met de naam van de template en de marges boven en onder - en een lay-outvenster met daarin de lay-out zelf.

Hierin kun je op allerlei manieren je factuurlay-out aanpassen. De factuurlay-out bestaat altijd uit 3 soorten elementen:

De tekst en waardes op je facturen worden in je factuurlay-out weergegeven door zogenaamde sleutels, die je terug vindt in het vak ‘Sleutels’, rechts van je factuurlay-out. Wanneer je een factuur aanmaakt worden de sleutels uit de lay-out vervangen door de informatie waarvoor de sleutel staat. Er zijn 2 types sleutels:

Label-sleutels (categorie: ‘Label’): Deze sleutels zijn plaatsvervangers voor woorden zoals ‘Factuur’, ‘Adres’, ‘Datum’. Hoewel deze woorden op elke factuur voorkomen wordt er toch gebruik gemaakt van sleutels, zodat deze termen ook telkens in de juiste taal op je factuur geplaatst kunnen worden.

Inhoudelijke sleutels (categorieën: ‘Me’, ‘Customer’, ‘Order’ en ‘Line’): deze elementen verschillen van factuur tot factuur en zijn afhankelijk van de inhoud van een bepaalde factuur. Voorbeelden van inhoudelijke sleutels zijn: de gegevens van je klant, de prijs van een product, de datum van de factuur,…

factuurlay-out instellen in Billit

De informatie die moet worden ingevuld op de plaats van de inhoudelijke sleutels haalt Billit op in je bedrijfsfiche, de klantenfiche van de klant waaraan je factureert of uit de gegevens die je invoert bij het aanmaken van een factuur. Op de plaats waar de sleutel $Order.OrderNumber$ staat in je factuurlay-out bijvoorbeeld, wordt in de uiteindelijke factuur steeds het factuurnummer ingevuld. Op de plaats waar de sleutel $Order.TotalIncl$ staat wordt dan weer het totaalbedrag (incl BTW) van je factuur ingevuld. Je kan zelf bepalen welke sleutels je aan je factuurlay-out toevoegt. Hou er wel rekening mee dat bepaalde informatie wettelijk verplicht op een factuur vermeld moet staan. De standaardlay-out bevat steeds al deze wettelijk verplichte sleutels.

Om een sleutel aan je factuurlay-out toe te voegen klik je eerst op de plaats in je lay-out waar je deze sleutel wil plaatsen (links) en daarna op de sleutel die je op die plaats wil zetten (rechts in de lijst met sleutels). Om een sleutel te verwijderen selecteer je hem met je cursor en verwijder je hem met de ‘backspace’-toets.

Naast de vaste sleutels kun je ook zelf sleutels aanmaken om aan je factuur toe te voegen. Deze sleutels zijn gebaseerd op de extra velden die je hebt aangemaakt in je klantenfiche. Meer info over het aanmaken van extra velden in je klantenfiche vind je hier. Eenmaal je een extra veld hebt aangemaakt verschijnt de sleutel voor het extra veld in de lijst rechts onder ‘Customers’.

Sommige inhoudelijke sleutels bevatten ook informatie die in principe vast staat, zoals het adres van je bedrijf. Toch is het handig om ook voor deze informatie de sleutels te blijven gebruiken. Zo hoef je niet al je lay-outtemplates aan te passen wanneer je bedrijf bijvoorbeeld van adres zou veranderden.

Naast bepalen waar en welke inhoudelijke elementen er op je factuur voorkomen kun je een factuur ook vormelijk helemaal naar je hand zetten. Deze functies zijn gelijkaardig aan de functies die je kent van tekstverwerkingsprogramma’s zoals Word of Excel.

Tekstelementen kun je opmaken door de tekst te selecteren en gebruik te maken van de tekstopmaakfuncties in de tekstopmaakbalk bovenaan je factuurlay-out. Net zoals in tekstverwerkingsprogramma’s kun je tekst cursief plaatsen of onderstrepen, de kleur aanpassen en nog veel meer.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Tabellen kun je opmaken door met de rechtermuisknop op de op te maken tabel te klikken. Daarna kun je rijen, cellen of kolommen toevoegen of verwijderen, of de volledige tabelinstellingen aanpassen door op het item ‘tabeleigenschappen’ te klikken, waarop een venster met de tabeleigenschappen voor die tabel zal verschijnen.

factuurlay-out instellen in Billit
factuurlay-out instellen in Billit

 

Individuele cellen opmaken doe je door met de rechtermuisknop op de op te maken cel te klikken en onder het item ‘cel’ op het item ‘celeigenschappen’ te klikken. Hierop verschijnt een venster waarin je de celeigenschappen (zoals breedte, marge en kleur) kunt ingeven.

factuurlay-out instellen in Billit
factuurlay-out instellen in Billit
factuurlay-out instellen in Billit

Naast inhoudelijke en vormelijke elementen kun je op je factuur ook op verschillende manieren afbeeldingen toevoegen.

Logo: Om je bedrijfslogo aan je factuurlay-out toe te voegen dien je het logo eerst op te laden in Billit. Dit doe je door op het submenu ‘Algemeen’ te klikken onder het menu ‘Instellingen’. In het ‘Algemeen’-kader kun je het logo opladen door op de knop ‘Bladeren’ te klikken en het bestand op je computer te selecteren. Bestandstypes die je kunt opladen zijn .png, .jpg, .jpeg en .tif. De aangeraden afmetingen van je logo zijn: breedte: 400px en hoogte: 200px.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Achtergrondafbeeldingen: een achtergrondafbeelding kun je nog het best vergelijken met briefpapier. De afbeelding wordt weergegeven op de achtergrond van je volledige factuurblad. Naast .png, .jpg, .jpeg en .tif kun je hiervoor ook een pdf-afbeelding invoegen. Zorg ervoor dat de verhouding van je achtergrondafbeelding dezelfde is als die van een A4-blad. In de vakken 'Marge in mm' kun je een marge instellen om de inhoud van je factuur naar beneden of naar boven te duwen. Zo kan je ervoor zorgen dat de inhoud van je factuur iets lager of hoger komt te staan om er voor te zorgen dat de boven- of onderkant van je achtergrondafbeelding zichtbaar blijft.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Losse afbeeldingen: Je kunt ook op andere plaatsen in je lay-out afbeeldingen invoegen. Hiervoor maak je gebruik van de afbeelding-knop in de opmaakbalk.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Nadat je op deze knop klikt krijg je de mogelijkheid om de url waarop je afbeelding te vinden is in te geven.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Heb je zelf geen server waar je afbeeldingen kunt uploaden, dan kan je ook eerst de afbeelding toevoegen als bijlage aan je bedrijfsfiche. Klik hiervoor op ‘Toevoegen’ in het vak ‘Bijlagen’ onder je bedrijfsfiche en selecteer de afbeelding op je computer.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Eenmaal je de afbeelding hebt toegevoegd aan je bedrijfsfiche kun je de afbeeldings-url kopiëren door met de rechtermuisknop te klikken op de datum waarop je de afbeelding hebt opgeladen en daarna op ‘kopieer koppelingslocatie’ te klikken. Daarna kun je de url plakken in het url-veld van het kader dat opent wanneer je een losse afbeelding aan je factuurlay-out wil toevoegen.

factuurlay-out instellen in Billit

 

• Een laatste soort afbeeldingen die je aan je factuur kunt toevoegen zijn productafbeeldingen. Hiervoor dien je wel eerst afbeeldingen aan je producten toe te voegen. Meer info over het toevoegen van afbeeldingen aan een product vind je hier. Aangezien productafbeeldingen afhankelijk zijn van de producten die op je factuur komen moet je hiervoor gebruik maken van een sleutel. Om de sleutel toe te voegen aan je factuur ga je op dezelfde manier tewerk als voor inhoudelijke tekstelementen. Je klikt op de plaats in de factuurlay-out waar je de productafbeelding wilt zien verschijnen, en klikt dan op de sleutel voor productafbeeldingen in de lijst rechts. De sleutel voor productafbeeldingen is $Line.image$.

 

Vergeet na het instellen van je template niet om bovenaan de naam van je template in te vullen en aan te duiden of deze template je de standaardlay-out moet worden Deze wordt dan standaard geladen wanneer je een factuur aanmaakt. Je kan bij het aanmaken van een factuur uiteraard nog steeds een andere template kiezen in het dropdownmenu bovenaan.

factuurlay-out instellen in Billit

 

Na het instellen van je factuurlay-out kun je klikken op:

Opslaan: Je factuurlay-out wordt opgeslagen, maar je blijft in de editor van de factuurlay-out staan.

Opslaan en terug: Je factuurlay-out wordt opgeslagen en je keert terug naar het overizicht van de aangemaakte templates.

Wissen: de template wordt gewist.

Dupliceer: Er wordt een nieuwe template gemaakt op basis van de lay-out die je net hebt ingesteld. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je twee templates ter beschikking wilt hebben met slechts enkele verschillen. Zo hoef je niet de hele template opnieuw in te stellen, maar kun je voor je nieuwe template vertrekken van de template die je al had.

Voorbeeld: Je krijgt een voorbeeld te zien van een factuur met de lay-out die je net hebt opgesteld. Opgelet! Om een voorbeeld te bekijken met je de template eerst opslaan én moet je al een factuur hebben aangemaakt. (Dit omdat het voorbeeld dan ingevuld wordt met de informatie van deze factuur. De factuur moet gecreëerd zijn, maar niet verzonden.)

factuurlay-out instellen in Billit

Dankzij het gebruik van zowel labelsleutels als inhoudelijke sleutels wordt een factuur altijd automatisch verstuurd in de taal van je klant (dit is de taal die je aan die klant toewijst in de klantenfiche). De beschikbare talen zijn: Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch, Zweeds.

Je kunt er ook voor kiezen om een andere lay-out te voorzien voor een specifieke taal. Hiervoor klik je naast het tabblad ‘Globaal’ op het plusje. Hier kun je kiezen voor welke talen je een andere layout wil instellen. Wanneer je via de plus-tab een taal aanvinkt, wordt de lay-out van de global-template mee gekopieerd naar de template voor die taal. Pas je de lay-out (zowel in de editor als via css-code) van die taal-template aan, dan is deze lay-out enkel van toepassing voor deze taal. De stijl van de global-template wordt toegepast op alle talen waar geen specifieke taal voor is aangevinkt / toegevoegd in de template.

factuurlay-out instellen in Billit

Opgelet: de vertaling is enkel automatisch als je de bestaande label-sleutels gebruikt. Wil je toch andere tekst toevoegen en daarvoor geen label-sleutel gebruiken, dan wordt deze tekst niet automatisch vertaald en moet je zelf een vertaling voorzien. Deze tekst kan je toevoegen aan de specifieke taal-template van die taal.

Q: Mijn factuur wordt gespreid over 2 pagina’s, wat kan ik hieraan doen?
A: De pdf-versie van je factuur wordt opgemaakt op basis van de info in de factuur en de template die je aangemaakt hebt. De footer met het totaalbedrag en de betaalinfo wordt steeds onderaan de pagina geplaatst. Soms kan het dus voorkomen dat op het eerste blad van je factuur lege lijnen staan en je daarna nog een blad met lege lijnen tot aan de footer hebt. Wanneer er onvoldoende plaats is voor de footer op de eerste pagina, wordt deze dus naar de tweede pagina verplaatst en wordt de vrije ruimte opgevuld met lege orderlijnen.

Om te voorkomen dat facturen onnodig over meerde pagina’s worden gespreid raden we dan ook aan om zoveel mogelijk ruimte voor orderlijnen te voorzien bij het aanmaken van je templates.

Enkele tips om zoveel mogelijk ruimte vrij te houden voor orderregels:

1. Plaats je algemene voorwaarden in een aparte pdf. Je kan deze opladen in het vak ‘Algemeen’ in het menu ‘Instellingen’ onder het item ‘Algemene voorwaarden’. De pdf wordt meegestuurd met al je documenten.
2. Vermijd grote banners of logo’s. Deze nemen kostbare plaats in. In een digitale context hebben deze enkel nut wanneer iemand een visuele versie van de factuur opvraagt, wat steeds minder en minder het geval is.
3. Verklein eventueel de grootte va je lettertype (via de tekstelement-editor)