Manuele betalingscontrole

Manuele verwerking van niet-gekoppelde banktransacties

Eenmaal je bank gekoppeld is zal Billit op basis van de geïmporteerde banktransacties het grootste deel van je facturen automatisch afpunten. (Meer info over de automatische betalingscontrole vind je hier) Zelfs wanneer een klant foutieve gegevens gebruikt bij zijn betaling zal Billit in de meeste gevallen de transactie aan de juiste factuur kunnen koppelen of minstens een suggestie kunnen doen om welke factuur het gaat. Toch zijn er situaties waarbij dit niet het geval is. In dat geval dien je de transacties manueel te verwerken.

Wanneer je naar het menu ‘Bank’ gaat krijg je een overzicht van alle transacties die in Billit geïmporteerd zijn. Staat er naast een transactie een groen vinkje, dan is de transactie succesvol gelinkt aan een factuur. Staat er een rood uitroepingsteken, dan heeft Billit geen factuur gevonden die past bij deze transactie. Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn:

- Er ontbreken gegevens in de transactie (bv. geen gestructureerde mededeling)
- Het betaalde bedrag komt niet overeen met het bedrag op de factuur ( bv. dubbele betaling van een factuur of je klant heeft te veel betaald)
- Er bestaat in Billit geen factuur die aan de transactie gelinkt kan worden (bv. overschrijving huur vastgoed )
- De factuur is nog niet opgeladen in Billit.

Wanneer een transactie niet aan een factuur gekoppeld kon worden kun je de volgende dingen doen:

De transactie zelf aan een factuur koppelen:

Klik op de transactie in het menu ‘Bank’.

Wanneer je de transactie geopend hebt kan je er manueel de juiste factuur aan koppelen. Dit kan je doen door op ‘Koppel aan transactie’ te klikken bij de gewenste factuur. Vind je de factuur niet meteen terug in de lijst? Gebruik dan de zoekfunctie.

 

De transactie manueel verwerken zonder factuur

Soms kan het voorvallen dat bij een bepaalde transactie geen factuur hoort. Vink dan het vakje ‘Verwerkt’ aan en vul eventueel extra informatie toe over de verwerking bij ‘Interne informatie’. Dit kan bijvoorbeeld voorvallen bij huurinkomsten waarvoor geen factuur opgemaakt wordt.

 

Een dubbele betaling terugbetalen

Indien er een terugbetaling dient te gebeuren van een transactie doordat je klant een factuur per ongeluk twee keer heeft betaald, dan vink je deze transactie beter niet aan als verwerkt maar zet je in het veld ‘Interne informatie’ : ‘Terug te betalen’ en sla je de transactie op.

Navigeer daarna naar het submenu ‘Overzicht’ in het menu ‘Bank’ en vul het woord ‘terug’ in in het zoekveld. Stel de zoekfilter in op ‘ niet verwerkt ‘ en ‘ inkomsten ‘. Hierna verkrijg je een overzicht van de transacties die je dient terug te betalen aan jouw klanten. Selecteer de gewenste transactie en druk onderaan op ‘ niet-geassigneerd bedrag terugbetalen ‘.

In het volgende scherm kun je een betalingsbestand genereren voor deze terugbetaling. Dit betalingsbestand kun je importeren in je banksoftware. Zo hoef je zelf geen gegevens over te typen en verklein je de kans op fouten bij de terugbetaling.

Na de betaling zal ook deze transactie in je overzicht met transacties verschijnen in het menu ‘Bank’. Vergeet niet om deze transactie dan manueel op verwerkt te zetten. In het infoveld kun je dan eventueel invullen dat het gaat om een terugbetaling. Ook de oorspronkelijke transactie kun je nu op verwerkt zetten. Je hebt ze immers terugbetaald en er hoeft geen factuur meer aan deze transactie gekoppeld te worden. Om zeker te zijn welke transacties je terug betaald hebt kun je ook nog het infoveld bij de oorspronkelijke transactie aanvullen met ‘Betaald’. Zo weet je dat je deze terugbetaling hebt uitgevoerd.

Het te veel betaalde bedrag terugbetalen

Heeft je klant te veel betaald en dien je slechts een deel van de transactie terug te betalen? Koppel dan de factuur aan de transactie. Het te veel betaalde bedrag zal bij deze transactie blijven staan als ‘Te assigneren bedrag’. Daarna klik je op ‘Niet geassigneerd bedrag terugbetalen’ en volg je de stappen die hierboven beschreven staan om het te veel betaalde bedrag terug te betalen aan je klant.

Een factuur verwerken die contant betaald werd

Als je klant een factuur contant betaald heeft is er uiteraard geen transactie om te koppelen. Klik in dat geval op de factuur in het overzicht bij het menu ‘Inkomsten’. Vink de checkbox aan naast ‘Betaald’, vul de datum en betalingswijze in en klik op ‘Opslaan’. De factuur zal nu in het overzicht weergegeven worden als betaald en hoeft dus niet meer aan een transactie te worden gekoppeld.