Combien de temps devez-vous conserver vos factures ? Et quelle est la meilleure façon de le faire ?

Conservation des factures en tant que particulier

Une facture est la preuve que vous avez payé pour un service ou un produit. Cela peut être utile, par exemple, si vous souhaitez échanger votre achat ultérieurement ou si vous voulez faire appel à la garantie légale.

·        Les tickets de caisse portant sur des petits montants ne doivent être conservés que pendant un mois. Les échanges ou remboursements peuvent généralement être effectués dans les 14 jours suivant l'achat, sur présentation de votre ticket de caisse.

·        Les factures pour appareils électriques et meubles doivent de préférence être conservées au moins deux ans, soit la durée de la garantie légale.

·        Les factures qui servent de pièces justificatives accompagnant votre déclaration fiscale sont soumises à un délai de conservation obligatoire de sept ans. Vous devez être en mesure de produire ces factures en cas de contrôle de votre impôt sur le revenu des personnes physiques.

·        Les factures relatives à des biens immobiliers doivent de préférence être conservées pendant 10 ans,  soit la période pendant laquelle l'entrepreneur reste responsable des éventuels vices.

Conservation des factures en tant qu'entrepreneur

Un entrepreneur est soumis à une obligation de conservation de 10 ans pour toutes les factures qu’il émet et reçoit. Cette période ne court pas d’une date à l’autre, mais prend effet le 1er janvier de l'année qui suit l'émission de la facture.

Le Service public fédéral Finances ne fait pas de distinction entre les factures papier et les factures électroniques. Vous pouvez conserver vos factures comme vous l'entendez, pour autant que vous puissiez garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu. Cela signifie que vous pouvez convertir les factures papier en factures électroniques et vice versa. Vous pouvez aussi choisir la forme sous laquelle vous conservez les factures électroniques. 

Optez pour le numérique

Les factures papier prennent beaucoup de place, peuvent être facilement endommagées et sont difficilement consultables. Il sera donc beaucoup plus judicieux de conserver vos factures sous forme numérique. C’est notre avis, et les autorités abondent dans notre sens.

Avec Billit, le stockage numérique des factures est un jeu d'enfant. Toutes les factures que vous établissez sont de toute façon numériques et stockées dans le cloud. Cela vaut aussi pour les factures numériques que vous recevez via Peppol. Vous recevez encore des factures sur papier ? Dans ce cas, vous pouvez les numériser rapidement et facilement avec Billit et les convertir automatiquement au format numérique. Vous pouvez même le faire « en déplacement », à l'aide de votre smartphone. Vraiment pratique !