Artikel 28 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29/12/1992 bepaalt dat, per bedrijfszetel, elke belastingplichtige die, in het kader van zijn economische activiteit regelmatig één of meerdere van de volgende handelingen verricht, een register dient te houden van de motorvoertuigen die in zijn inrichting aanwezig zijn:
- elke levering en/of dienstverrichting betreffende een motorvoertuig, met uitzondering van het wassen;
- elke levering van tweedehandse motorvoertuigen;
- elke tussenkomst als tussenpersoon in de levering van tweedehandse motorvoertuigen.
Deze bepaling is echter niet van toepassing op de belastingplichtigen die uitsluitend handelingen van montage, assemblage of constructie van motorvoertuigen verrichten.

Volgens dit koninklijk besluit moet de betrokken belastingplichtige het register aanvullen:
- van zodra een voertuig binnenkomt in zijn inrichting om één van de hoger vermelde redenen en voorzien van een volgnummer, de datum van binnenkomst, de nummerplaat, of bij gebrek daaraan het chassisnummer van het voertuig en wanneer dit van toepassing is het BTW-nummer van de opdrachtgever;
- wanneer het voertuig de inrichting verlaat met de datum waarop het voertuig de inrichting verlaat;
- ten laatste op het einde van de maand die volgt op deze waarin het voertuig het bedrijf verlaten heeft met een verwijzing naar het factuurnummer

Voertuigen die in het registerboek moeten worden bijgehouden zijn alle landvoertuigen die zijn uitgerust met een motor en onderworpen zijn aan inschrijving (bv: personenauto's, auto's voor dubbel gebruik, minibussen, autobussen of autocars, motorhomes, vrachtwagens, bestelwagens, tractoren (voor landbouw, bosbouw of andere doeleinden, voor zover ze het voorwerp moeten uitmaken van een inschrijving), motorfietsen en bromfietsen). Er wordt wel een uitzondering gemaakt voor bromfietsen van klasse A, bromfietsen van klasse B en Speed Pedelecs, voertuigen die tegenwoordig wel geregistreerd worden bij de overheid, maar dus niet in het registerboek moeten worden opgenomen.

De informatie op deze pagina is een vereenvoudigde versie van de circulaire 2018/C/47 die de BTW-verplichtingen bespreekt die voortvloeien uit de artikelen 28 en 29 van het KB nr. 1 van 29.12.1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde. De volledige circulaire 2018/C/47 met betrekking tot het BTW-register van motorvoertuigen vind je via deze link.

Stap 1: activeer het registerboek

Klik op het menu 'Instellingen en vink de checkbox aan naast 'Registerboek' in het kader 'Bèta'. Klik daarna onderaan op 'Opslaan'. Hierna zal het registerboek beschikbaar worden in het menu links in Billit.

Stap 2: een voertuig inschrijven

Om een voertuig in te schrijven klik je links in het menu op 'Registerboek'.
Vul de volgende velden in:
- Nummerplaat of chassisnummer: vul hier de nummerplaat van het voertuig in (of het chassisnummer indien er geen nummerplaat is).
- Reden: kies in het dropdownmenu een reden waarom het voertuig zich in je bedrijf bevindt.
- Omschrijving: voer een korte beschrijving in van het voertuig.
- Notitie: voeg een eventuele notitie toe omtrent het voertuig.
Wanneer je alle velden hebt ingevuld klik je op 'Toevoegen' om het voertuig aan het register toe te voegen.

Stap 2: een voertuig uitschrijven

Om het voertuig nadien uit te schrijven klik je op 'Wagen uit'. Hierop verschijnt een venster waarin je het factuurnummer dat bij deze registratie hoort kunt invullen. Indien de factuur nog niet is opgemaakt bij het uitchecken kun je dit ook later toevoegen. Hou er wel rekening mee dat het factuurnummer moet worden toegevoegd ten laatste op het einde van de maand die volgt op deze waarin het voertuig je bedrijf heeft verlaten. Na het invullen van het factuurnummer zal het BTW-nummer van de klant op die factuur automatisch worden toegevoegd aan de registratie.

Q: Ik voegde per ongeluk een nieuwe inschrijving toe. Hoe kan ik die verwijderen?

Het is helaas wettelijk niet toegestaan om ingaven van een registerboek te verwijderen of aan te passen. Indien je een fout maakte bij het ingeven, kan die niet meer worden gewijzigd.

We raden aan om pas te bevestigen of op enter te drukken als je zeker bent dat alles correct en volledig is ingegeven. Druk ook tussendoor niet op de enter-knop: daarmee wordt wat je net hebt ingegeven meteen toegevoegd aan het registerboek.