FTP en SFTP gebruiken met Billit
Hoe kan ik mijn (S)FTP-server gebruiken om bestanden uit te wisselen?
(S)FTP staat voor (Secure) file transfer protocol. Het is een manier om bestanden uit te wisselen via het internet. Het verschil tussen FTP en SFTP is dat SFTP nog extra beveiliging biedt om bestanden te versturen.
Heb je al een (S)FTP-server opgezet voor je bedrijf, dan kan je die ook gebruiken voor Billit. Dit houdt in dat al je facturen en andere documenten automatisch synchroniseren tussen je server en Billit.
Om deze optie in te schakelen, ga je in je Billit-account naar het menu ‘instellingen’ en ‘integraties’. Kies hier voor ofwel FTP ofwel SFTP, afhankelijk van wat is opgezet in je bedrijf. Klik op ‘beschikbaar’ om door te gaan.
Vul nu alle vereiste velden in. Ken je je credentials niet, neem contact op met je IT-partner die de server voor jou heeft opgezet.
Q: Wat is het verschil tussen de FTP- en SFTP-koppeling in Billit?
A: Het doel van beide integraties is hetzelfde maar ze werken anders. Bij de FTP-integratie moet je zelf de export starten in Billit. Wanneer je de koppeling hebt gemaakt en op ‘exporteren’ klikt, worden je geselecteerde bestanden doorgestuurd naar je server. De FTP-koppeling exporteert ook je Codabestanden. Dat is niet het geval voor de SFTP-integratie.
Met de SFTP-connectie gaat exporteren automatisch. Billit kijkt elke 30 minuten of er facturen zijn en stuurt ze automatisch door naar je server. Je hoeft dus niet zelf op exporteren te klikken of een tijdspanne voor de export in te stellen.
De SFTP-koppeling heeft nog een extra functie. Alle bestanden zoals UBL-formaten en afbeeldingen worden automatisch gedownload van je server en geïmporteerd in Billit. Je hoeft ze dus niet manueel in de Snelle Invoer te uploaden.
Q: Kan ik ook PDF’s automatisch laten importeren via SFTP?
A: Ja, dat kan. Die functie kan je aanzetten bij de instellingen van je integratie. Ga in Billit naar ‘Instellingen’ -> ‘integraties’ en klik op de knop ‘geïnstalleerd’ van je SFTP-koppeling. Bij de optie ‘Plaats PDF in map’ zet je de schuifknop aan. Bevestig door te klikken op ‘Toevoegen’.
Q: Als ik bestanden verwijder van mijn server, verdwijnen die dan ook in Billit?
A: Nee. Deze integratie zet enkel bestanden op je server of importeert ze in Billit. Documenten die al in Billit zitten, worden dus niet vanzelf verwijderd als ze worden weggehaald van je server.