Snelle invoer

Hoe importeer ik verkoopfacturen en andere documenten in Billit?

 

De snelle invoer is de digitale brievenbus van Billit. Hiermee kan je allerlei documenten importeren en met OCR laten omzetten naar een digitaal document in UBL-formaat. Na de scan van de OCR dien je de geïmporteerde documenten enkel nog te controleren en indien nodig aan te vullen om ze definitief te kunnen verwerken.

1. Importeren in snelle invoer

Methode 1: Kies deze optie om een bestand te importeren dat slechts 1 factuur bevat. Dit kan een afbeelding zijn, een pdf of een UBL.

Methode 2: Via deze weg importeer je een bestand waarin meerdere facturen zitten die nog moeten worden opgesplitst. Ook hier kan het gaan om een afbeelding, een pdf of een UBL.

Je kan een document uploaden door het te slepen naar het grijze vak of door te klikken op de knop 'bestand opladen' en een document te kiezen van je computer.
Je kan ook je bestanden mailen naar een van de unieke e-mailadressen of je leveranciers vragen rechtstreeks te mailen. Zo komen al je aankoopfacturen automatisch in je snelle invoer terecht.
Deze e-mailadressen zijn uniek voor jouw bedrijf en bestaan vaak uit ingewikkelde lettercombinaties, om te vermijden dat er ongewenste e-mails in je snelle invoer zouden terechtkomen. Je kan ook zelf een nieuw adres aanmaken (bv. facturatie@jouwbedrijf.be) en van daaruit je facturen manueel of automatisch laten doorsturen naar het e-mailadres van de snelle invoer. Als een e-mail in de Snelle invoer geen bijlage (en dus geen factuur) bevat, dan wordt hij doorgestuurd naar het e-mailadres in de bedrijfsfiche.

Documenten en facturen scannen, herkennen en importeren via snelle invoer

 

Billit kan ook facturen ophalen uit je inbox. Lees hier hoe je je mailbox kan laten scannen op bijlages.

2. Importeren via de Billit-app

Je kunt bestanden ook eenvoudig importeren met de Billit-app. Deze is ontwikkeld om onderweg bonnetjes in te scannen en op te slaan, maar je kan hem ook gebruiken om een factuur te importeren.

• Bonnetjes: De Billit-app slaat alle foto's op als factuur en stuurt ze door naar ‘Snelle invoer’. Je kan echter ook aanduiden dat je afbeelding een bonnetje is. Kies daarvoor een categorie, vul de prijs in en het bestand wordt automatisch verwerkt en toegevoegd aan het menu ‘Uitgaven’.
Bonnetjes worden opgeslagen als factuur van een leverancier. In de naam staat de categorie waartoe het bonnetje behoort (bv. relatiegeschenk, restaurant, ...). Een bonnetje moet boekhoudkundig minder info bevatten dan een factuur. Je boekhouder ziet het verschil omdat er bij een bonnetje de categorie staat bij de naam van de leverancier en omdat het geen btw-nummer bevat. Uiteraard kun je ook transacties aan deze uitgaven koppelen (bv. een mastercardafrekening waarop de betaling van het bonnetje staat).

• Facturen: Als je een document in de Billit-app opslaat, kan je als categorie ‘Factuur’ kiezen, of niks aanduiden en de foto meteen opslaan. Het bestand komt dan terecht bij de Snelle invoer onder 'Te verwerken'.

*Let op: als je boekhouder een Billit-account heeft, kan hij bonnetjes via de snelle invoer laten importeren. Hij kan ook de bonnetjes bij de export laten bundelen op basis van betaalmethode in de plaats van categorie. Dit laatste heeft geen invloed op hoe de bonnetjes worden getoond in jouw uitgaven-lijst. Opgelet, bundelen per betaalmethode is enkel mogelijk indien je boekhouder gekoppeld is via Billsync.

3. Verwerken in snelle invoer

Wanneer je een bestand hebt geïmporteerd in ‘Snelle Invoer’ kan je het verwerken. Alle bestanden komen in het tabblad ‘Te verwerken’ terecht. Heb je ze via methode 1 geïmporteerd, dan zijn standaard alle pagina’s van een geïmporteerd bestand aangevinkt en worden ze gezien als 1 factuur. Gebruikte je de tweede methode, dan moet je de pagina's die je wil importeren een voor een aanvinken. 
Je kan de pagina's aanvinken in de volgorde waarin ze moeten worden samengevoegd. Wanneer je een pagina selecteert, zal er bovenaan links een nummer verschijnen. Dit toont de volgorde van de pagina's. Je kan dit weer uitvinken en een andere pagina kiezen. Bevestig met de knop 'Samenvoegen'.

Methode 2 is vooral handig als je een document importeert waar meerdere facturen inzitten of een e-mail met meerdere bijlages.

Nadat je de juiste pagina's hebt aangeduid, kun je de informatie controleren die de OCR heeft herkend. Je kan de tekst overtypen of met je cursor in het veld klikken dat je wil verbeteren. Wanneer je met je cursor over de factuur beweegt, verandert je muisaanwijzer in een handje. klik op de tekst en hij wordt ingevuld in het vak dat je had geselecteerd. Nadat je alle info hebt gecontroleerd of aangevuld klik je op ‘Opslaan’. Je factuur komt nu terecht bij ‘Uitgaven’ (of 'Inkomsten' als je hebt aangeduid dat het om een inkomst gaat). Billit kan ze nu automatisch koppelen aan een transactie of kan je kan dit manueel doen.

Documenten, facturen en bonnetjes importeren en digitaliseren via snelle invoer

 

Zoals eerder vermeld, is de OCR zelflerend. Moet je bij een nieuwe leverancier de eerste keer nog veel informatie invullen of corrigeren, dan zal de OCR de volgende keer al veel meer zelf invullen.

Belangrijk: OCR is nooit 100% accuraat. Daarom is het belangrijk om steeds de vooraf ingevulde informatie na te kijken.

Je kan ook oude verkoopfacturen importeren via ‘Snelle Invoer’. Dit zijn bijvoorbeeld facturen die je aanmaakte voor je met Billit startte en die nog bij het huidige kwartaal of boekjaar behoren. Vergeet niet bovenaan aan te duiden dat het gaat om een inkomst in plaats van een uitgave. Indien je je IBAN-nummer hebt ingevuld in je bedrijfsfiche herkent Billit meestal dat het gaat om een verkoopfactuur. Na het opslaan komen deze facturen terecht bij ‘Inkomsten’.

Heb je een bonnetje doorgestuurd naar de snelle invoer, of heeft je boekhouder ingesteld dat bonnetjes altijd via de snelle invoer geïmporteerd moeten worden? Duid dan bij type 'Factuur' aan, maar vul als leveranciersnaam de categorie in waartoe het bonnetje behoort. Als je ooit een categorie gebruikte wanneer je facturen stuurde via de app dan zal die categorie al in het dropdownmenu staan van de leveranciers. Wil je een nieuwe categorie, dan moet je die eerst aanmaken. (Dit wil zeggen dat de leverciersnaam de categorie is, en geen btw-nummer heeft. Bonnetjes met een leverancier en btw-nummer worden herkend als factuur en niet komen niet in de export).

Je kan ook gewone documenten importeren. Als je deze optie kiest, worden je bestanden niet omgezet naar een UBL-formaat maar opgeslagen in het menu 'Documenten'. Dit is handig om documenten te bewaren die je wil delen met je boekhouder en die niet moeten omgezet worden naar een UBL, zoals een huurovereenkomst.

4. Slimme inzichten/ waarschuwingen

Wanneer je een document probeert op te slaan en niet alle verplichte velden invult, krijg je een error. Je kan ook een van deze waarschuwingen krijgen:

• Dubbele invoer: Indien Billit vermoedt dat een document dubbel werd opgeladen, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur. Controleer deze melding, maar aarzel niet om toch op ‘Opslaan’ te klikken als de melding(en) onterecht zijn.

• IBAN-nummer komt niet overeen: Wanneer Billit vermoedt dat iemand een foutief IBAN heeft toegevoegd op de factuur om onterecht het geld van de betaling op het rekeningnummer te ontvangen, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur. Billit geeft deze melding als het IBAN in de leveranciersfiche niet gelijk is aan het IBAN op de factuur.

• Hoger verwacht bedrag: Indien Billit op basis van historische data vermoedt dat de factuur significant hoger is dan in het verleden, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur.

• Foutieve onderneming: Indien het btw-nummer van de onderneming niet gevonden is op de factuur, zal deze waarschuwing verschijnen.