Snelle invoer

• Bestanden uploaden vanaf je computer

Je kan een document uploaden door het te slepen naar het grijsblauwe vak of door te klikken op de knop 'bestand opladen' en een document te kiezen van je computer. Het bestand komt automatisch terecht in het tabblad dat je onderaan hebt openstaan ('Te verwerken', 'Goedkeuren' of 'Splitter'). Het tabblad 'Goedkeuren' is enkel zichtbaar wanneer je dit in je instellingen hebt ingesteld.

• Bestanden e-mailen

Je kan ook je bestanden mailen naar één van de unieke e-mailadressen of je leveranciers vragen rechtstreeks te mailen. Zo komen al je aankoopfacturen automatisch in je snelle invoer terecht. Deze e-mailadressen zijn uniek voor jouw bedrijf en bestaan uit ingewikkelde lettercombinaties om te vermijden dat er ongewenste e-mails in je snelle invoer zouden terechtkomen. Je kan ook zelf een nieuw adres met een makkelijkere naam voor je leveranciers aanmaken  (bv. facturatie@jouwbedrijf.be) en van daaruit je facturen manueel of automatisch laten doorsturen naar het e-mailadres van de snelle invoer. Hoe je mails automatisch doorstuurt is afhankelijk van de e-maildienst die je gebruikt. Als een e-mail in de snelle invoer geen bijlage (en dus geen factuur) bevat wordt hij doorgestuurd naar het e-mailadres in de bedrijfsfiche zodat deze e-mail niet verloren gaat.

Via het e-mailadres 'Bestanden niet splitsen' zullen bestanden die bestaan uit meerdere pagina's niet gesplitst worden bij het importeren. Dit is het meest aangewezen e-mailadres om leveranciers facturen naartoe te laten sturen. Je kan een bestand later wel nog splitsen via het tabblad 'Te verwerken' door het aan te vinken in de checkbox linksboven en op de knop 'Splitsen' te klikken. Bestanden van meer dan drie pagina's die je splitst worden eerst doorgestuurd naar het tabblad 'Splitter'.

Via het e-mailadres 'Bestanden splitsen' zullen bestanden die bestaan uit meerdere pagina's gesplitst worden en terechtkomen in het tabblad 'Splitter' waar je ervoor kunt kiezen om ze gesplitst (elke pagina als een afzonderlijk bestand) te verwerken en/of te groeperen tot bestanden met meerdere pagina's. Dit is vooral handig wanneer je een groot aantal facturen/bladzijden in één bestand wil importeren (bijvoorbeeld wanneer je een groot aantal facturen via je scanner importeert). Je kunt ook eventueel later nog pagina's samenvoegen tot één bestand door bij het verwerken in het tabblad 'Te verwerken' aan te duiden welke pagina's bij elkaar horen met de checkbox en op de knop 'Samenvoegen' te klikken.

• Bestanden automatisch laten ophalen uit je e-mailinbox

Billit kan ook facturen ophalen uit je inbox. In dit help-artikel lees je hoe je je mailbox kan laten scannen op bijlages.

• Bestanden importeren via de Billit-app

Je kunt bestanden ook eenvoudig importeren met de Billit-app. Deze is ontwikkeld om onderweg bonnetjes in te scannen en op te slaan, maar je kan hem ook gebruiken om een factuur te importeren.

Bonnetjes: De Billit-app slaat alle foto's op als factuur en stuurt ze door naar ‘Snelle invoer’. Je kan echter ook aanduiden dat je afbeelding een bonnetje is. Kies daarvoor een categorie, vul de prijs in en het bestand wordt automatisch verwerkt en toegevoegd aan het menu ‘Uitgaven’.Bonnetjes worden gebundeld opgeslagen als een factuur* van een leverancier met als naam de categorie waartoe het bonnetje behoort (bv. relatiegeschenk, restaurant, ...). Aangezien een bonnetje geen btw-nummer moet bevatten ziet je boekhouder bij het inboeken het verschil met een gewone factuur. Uiteraard kun je ook transacties aan deze uitgaven koppelen (bv. een mastercardafrekening waarop de betaling van het bonnetje staat).

Facturen: Als je een document in de Billit-app opslaat, kan je als categorie ‘Factuur’ kiezen, of niks aanduiden en de foto meteen opslaan. Het bestand komt dan terecht bij de Snelle invoer onder 'Te verwerken'.

*Let op: als je boekhouder een Billit-account heeft, kan hij bonnetjes via de snelle invoer laten importeren. Hij kan ook de bonnetjes bij de export laten bundelen op basis van betaalmethode in plaats van categorie. Dit laatste heeft geen invloed op hoe de bonnetjes worden getoond in jouw uitgaven-lijst. Opgelet, bundelen per betaalmethode is enkel mogelijk indien je boekhouder gekoppeld is via Billsync.

Wanneer je een bestand hebt geïmporteerd in ‘Snelle Invoer’ kan je het verwerken. Dit betekent dat je de informatie die de OCR uit het bestand heeft gehaald gaat controleren en aanvullen. Bestanden die je hebt geïmporteerd via het 'Bestand niet splitsen'-e-mailadres komen meteen in het tabblad 'Te verwerken' terecht waar je ze kunt aanklikken om te verwerken. Bestanden die werden verstuurd naar het 'Bestand splitsen'-e-mailadres komen in het tabblad 'Splitter' terecht. Ook bestanden van meer dan twee pagina's die je in het tabblad 'Te verwerken' splitst worden eerst terug naar het tabblad 'Splitter' gestuurd. Bestanden die je oplaadt via de knop 'Bestanden opladen' of door naar het grijsblauwe kader te slepen komen terecht in het tabblad dat onderaan openstaat. Opgelet: het tabblad 'Goedkeuren' is enkel zichtbaar wanneer je dit in je instellingen hebt ingesteld.

• Groeperen, splitsen en of goedkeuren

Afhankelijk van je importmethode komen je al dan niet gesplitste bestanden in één van de volgende 3 tabbladen terecht:

Het tabblad 'Splitter': hier komen bestanden terecht die via het 'Bestand splitsen'-e-mailadres werden verstuurd, bestanden met meer dan twee pagina's die je in het tabblad 'Te verwerken' hebt gesplitst en alle bestanden die je hebt geïmporteerd met meer dan 99 pagina's. De splitter heeft twee functionaliteiten. Vink je 'Als afzonderlijke bestanden verwerken' aan (of druk je de CTRL-toets in) dan worden alle pagina's die je aanklikt als afzonderlijk te verwerken bestanden in het tabblad 'Verwerken' terecht. Vink je 'Snel groeperen' aan (of druk je de SHIFT-toets in) dan worden de bestanden die je selecteert en daarna aanklikt als 1 bestand naar het tabblad 'Te verwerken' verstuurd.

Het tabblad 'Goedkeuren': indien je dit hebt ingesteld in het 'snelle invoer'-kader in het menu 'Instellingen', kun je hier documenten goedkeuren alvorens ze te verwerken. Wanneer de optie aanstaat komen bestanden hier terecht na het splitsen of importeren. Om een bestand goed te keuren vink je het aan in de checkbox linksboven en klik je op de knop 'Goedkeuren'. Hierna komt het in het tabblad 'Te verwerken' terecht. Je kan een bestand eventueel ook eerst nog splitsen of verschillende pagina's samenvoegen.

Het tabblad 'Te verwerken': hier kies je een bestand om te gaan verwerken door het aan te klikken. Je kan een bestand eventueel eerst nog splitsen door het aan te vinken in de checkbox linksboven en op de knop 'Splitsen' te klikken of verschillende pagina's van één bestand samenvoegen door het aan te vinken in de checkbox linksboven en op de knop 'Samenvoegen' te klikken.

• Verwerken

Wanneer je een bestand hebt aangeklikt in het 'Te verwerken'-tabblad, kun je de informatie controleren die de OCR heeft herkend. Je kan de tekst overtypen of met je cursor in het veld klikken dat je wil verbeteren. Wanneer je met je cursor over de factuur beweegt, verandert je muisaanwijzer in een handje. klik op de tekst en hij wordt ingevuld in het vak dat je had geselecteerd. Nadat je alle info hebt gecontroleerd of aangevuld klik je op ‘Opslaan’. Je factuur komt nu terecht bij ‘Uitgaven’ (of 'Inkomsten' als je hebt aangeduid dat het om een inkomst gaat). Billit kan ze nu automatisch koppelen aan een transactie of kan je kan dit manueel doen.

UBL-facturen komen standaard in de snelle invoer terecht, maar omdat het gestructureerde xml-bestanden zijn is dit eigenlijk niet nodig. Je kunt ze dus ook automatisch laten doorsturen naar het menu 'Inkomsten' of 'Uitgaven' door dit zo in te stellen in het menu 'Instellingen' in het kader 'Snelle Invoer' de optie 'UBL automatisch verwerken in snelle invoer' aan te vinken.

• Verkoopfacturen verwerken

Je kan ook oude verkoopfacturen importeren via ‘Snelle Invoer’. Dit zijn bijvoorbeeld facturen die je aanmaakte voor je met Billit startte en die nog bij het huidige kwartaal of boekjaar behoren. Vergeet niet bovenaan aan te duiden dat het gaat om een inkomst in plaats van een uitgave. Indien je je IBAN-nummer hebt ingevuld in je bedrijfsfiche herkent Billit meestal dat het gaat om een verkoopfactuur. Na het opslaan komen deze facturen terecht bij ‘Inkomsten’.

• Bonnetjes verwerken

Heb je een bonnetje doorgestuurd naar de snelle invoer, of heeft je boekhouder ingesteld dat bonnetjes altijd via de snelle invoer geïmporteerd moeten worden? Duid dan bij type 'Factuur' aan, maar vul als leveranciersnaam de categorie in waartoe het bonnetje behoort. Als je ooit een categorie gebruikte wanneer je bonnetjes verstuurde via de app dan zal die categorie al in het dropdownmenu staan van de leveranciers. Wil je een nieuwe categorie, dan moet je die eerst aanmaken. (Dit wil zeggen dat de leveranciersnaam de categorie is, en geen btw-nummer heeft. Bonnetjes met een leverancier en btw-nummer worden herkend als factuur en niet als bonnetje en worden dus niet gebundeld per categorie met de andere bonnetjes).

• Documenten verwerken

Je kan ook gewone documenten importeren. Als je deze optie kiest, worden je bestanden niet omgezet naar een UBL-formaat maar opgeslagen in het menu 'Documenten'. Dit is handig om documenten te bewaren die je wil delen met je boekhouder en die niet moeten omgezet worden naar een UBL, zoals een huurovereenkomst.

Wanneer je een document probeert op te slaan en niet alle verplichte velden invult, krijg je een error. Je kan ook een van deze waarschuwingen krijgen:

• Dubbele invoer: Indien Billit vermoedt dat een document dubbel werd opgeladen, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur. Controleer deze melding, maar aarzel niet om toch op ‘Opslaan’ te klikken als de melding(en) onterecht zijn.

• IBAN-nummer komt niet overeen: Wanneer Billit vermoedt dat iemand een foutief IBAN heeft toegevoegd op de factuur om onterecht het geld van de betaling op het rekeningnummer te ontvangen, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur. Billit geeft deze melding als het IBAN in de leveranciersfiche niet gelijk is aan het IBAN op de factuur.

• Hoger verwacht bedrag: Indien Billit op basis van historische data vermoedt dat de factuur significant hoger is dan in het verleden, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur.

• Foutieve onderneming: Indien het btw-nummer van de onderneming niet gevonden is op de factuur, zal deze waarschuwing verschijnen.