Versturen via e-mail vanuit Billit
Vanaf welk e-mailadres worden mijn e-mails vanuit Billit verstuurd?
Standaard worden e-mails vanuit Billit verstuurd vanaf het e-mailadres 'email'@my.billit.be, waarin 'email' wordt vervangen door de naam uit je profiel. Wanneer een klant antwoordt op een e-mail die verstuurd werd vanaf dit adres ontvang je de mail op het e-mailadres dat is ingesteld in je profiel. Opgelet: Billit zal de mails standaard sturen naar het adres dat in je profiel staat. Controleer dus zeker of dit correct is.
Wil je liever dat e-mails verstuurd worden vanaf je eigen e-mailadres? (bv facturatie@jouwbedrijf.be) Dat kan. Billit biedt twee mogelijkheden aan om e-mails vanuit een eigen adres te versturen:
Imiteren van je eigen e-mailadres:
Neem contact op met je websitebeheerder en vraag om SPF-record (v=spf1 include:my.billit.be) toe te voegen aan uw DNS-record. Heb je al een DNS-record? Voeg dan include:my.billit.be toe net na "v-spf1 ". Opgelet: het kan even duren voor SPF is ingesteld.
Versturen via je eigen e-mailserver:
Om e-mails te versturen via je eigen e-mailserver vul je de gegevens van je server in in het vak 'Stuur vanuit je eigen e-mailadres' in het menu 'Instellingen'. Vergeet niet om deze gegevens opnieuw in te geven als je iets wijzigt aan de instellingen van je mailserver zoals bv. je wachtwoord. Weet je de SMTP-server van je e-mailadres niet? Surf dan naar https://www.mxtoolbox.com en geef je hostnaam (alles achter de @) op. Je vindt je e-mailserver bij 'Mail exchanger'. Heb je een e-mailadres van iCloud, Gmail of Office365, kijk dan in de FAQ onderaan deze pagina welke bijkomende stappen je eventueel dient uit te voeren.
Q: Wat als ik een factuur verstuurd heb naar een klant met een fout e-mailadres in de klantenfiche?
A: Je krijgt een foutmelding te zien rechtsboven in Billit. De status van je factuur blijft ook staan op 'niet verzonden'.
Q: Hoe voorkomt Billit dat e-mails in de spamfolder van mijn ontvanger terechtkomen?
A: Hoewel e-mail per definitie geen veilige verzendoptie is, doen we er alles aan om de e-mails die vanuit Billit verzonden worden niet in de spamfolder van je ontvanger terecht te laten komen. Enkele van de zaken waar we rekening mee houden:
- Sender Policy Framework (SPF), een +10-jarige standaard die de eigenaar van een e-mail toestaat om een bepaald domein (bijvoorbeeld billit.be) toelating te geven om e-mail te mogen verzenden.
- DomainKeys Identified Mail (DKIM) een iets nieuwere standaard die de afzender toelaat om hun e-mail digitaal te ondertekenen en te bewijzen dat het bericht van hen afkomstig is.
- Spamfiltering is een reeks van algoritmen die mailservers hebben en op e-mail worden uitgevoerd om te proberen te bepalen of de inhoud van de e-mail 'spammy' is
- Blacklisting van IP-adressen of e-mailadressen waarvan bekend is dat ze veel spam sturen.
- Domain based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC) een recente specificatie die SPF en DKIM combineert zodat e-mailafzenders kunnen bewijzen dat de e-mail door hen werd gestuurd.
Q: Ik krijg een melding dat de organisatie de toegang belet tot de mailserver. Wat moet ik doen?
A: Er kan geen verbinding worden gemaakt met de mailserver omdat SMPT voor dat e-mailadres expliciet is geblokkeerd door je organisatie. Contacteer je IT-partner of -afdeling om toegang te krijgen.
Q: Het lukt niet om mijn SMTP te configureren. Welke stappen kan ik zetten?
A: Controleer eerst of je volgende instellingen goed staan:
- Het e-mailadres in je SMTP-instellingen moet hetzelfde zijn als in je bedrijfsprofiel.
- Controleer of de SMTP-server correct is volgens de provider waar je mee werkt.
- Als je gebruik maakt van tweestapsverificatie om in te loggen, zal je een App-wachtwoord moeten aanmaken.
- Je mailprovider moet toestaan om zogenaamde "onveilige logins" uit te voeren.
- Controleer of de autocomplete-functie van je browser niet het wachtwoord van Billit aanvult, in plaats van dat van je mailbox.
Q: Bij het versturen van een e-mail krijg ik de volgende foutmelding van Office 365 in mijn mailbox: "Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Please contact your administrator"
A: Dit probleem kan ontstaan door een nieuwe veiligheidsinstelling van Microsoft. Op deze pagina vind je hoe je deze instelling kunt aanpassen.
Q: Bij het instellen van het versturen vanuit een eigen e-mailadres voor mijn Office365-account krijg ik de volgende foutmelding: "De mailinstellingen zijn niet correct of de opgegeven mailserver staat niet toe te mailen vanuit XXX@YYYY.ZZ: The SMTP server requires a secure connection or the client was not authenticated. The server response was: 5.7.XXX SMTP, Client was not authenticated to send anonymous mail during MAIL FROM [……]"
A: Deze foutmelding kan slaan op 2 mogelijke problemen:
1. Microsoft beschouwt je wachtwoord als verlopen. Om dit op te lossen, dien je een nieuw wachtwoord in te stellen. Dit kan je doen op deze pagina.
2. Problemen met de tweefactoridentificatie. Om dit op te lossen, dien je een specifiek app-wachtwoord aan te maken. Hoe je dit doet lees je op deze pagina. De settings-pagina waarvan sprake in het artikel vind je via deze link.
Q: Ik heb een Gmail-account. Hoe kan ik Billit e-mails laten versturen vanaf mijn eigen e-mailadres via de Gmail-servers?
A: Om Billit e-mails te laten versturen vanuit je Gmail-adres moet je een App-wachtwoord instellen.
- Ga naar je Google-account en open het menu 'beveiliging'
- Onder 'inloggen bij Google' zet je 'verificatie in 2 stappen' aan
- Klik nu op de optie 'App-wachtwoorden'
- Je kan nu een App-wachtwoord genereren en het invullen in Billit bij de SMTP-instellingen
Q: Ik krijg een foutmelding dat mijn mailinstellingen niet correct zijn voor mijn Gmail-account.
A: Via je administrator kan je je SMTP-instellingen aanpassen. In dit helpartikel van Google vind je alle stappen terug.
Q: Ik heb een iCloud-account. Hoe kan ik Billit e-mails laten versturen vanaf mijn eigen e-mailadres via de iCloud-servers?
A: Op deze pagina vind je de servergegevens voor je iCloud-account. Als extra beveiliging moet je om e-mails te versturen vanuit een iCloud-adres een app-specifiek wachtwoord maken. Hoe je dit kunt doen, lees je op deze pagina van Apple. Gebruik dit nieuwe wachtwoord voor het instellen van je smtp-server in Billit.