Op weg naar digitaal factureren: wat is Mercurius?

Terwijl Peppol een internationaal netwerk is dat via access points e-procurement en e-facturatie faciliteert, is Mercurius het softwareplatform waarop Belgische overheidsdiensten e-facturen en andere documenten in UBL-formaat kunnen ontvangen, verwerken en versturen.

Centrale ‘e-mailkamer’

Mercurius fungeert dus als een centrale ‘e-mailkamer’ voor alle entiteiten uit de overheidssector. Enerzijds worden er inkomende Peppol-mailberichten ontvangen, die op vaste tijdstippen door het juiste departement kunnen worden opgehaald. Anderzijds worden er uitgaande berichten verzameld om die correct op het Peppol-netwerk te plaatsen.

Het doel van dit platform is dat alle overheden en overheidsdiensten in ons land – de federale en Vlaamse overheid, maar ook regionale en lokale overheidsdiensten – elektronische facturatie ondersteunen. Met Mercurius komen alle e-facturen van leveranciers bij de juiste overheidsdienst terecht.

Verbonden met Peppol access points

Mercurius is verbonden met gecertificeerde Peppol access points. Wil je jouw e-facturen versturen naar een Belgische overheidsdienst? Dan moet je die dus verzenden vanaf het Peppol access point waar je zelf toegang toe hebt naar het access point waarmee het Mercurius-platform verbonden is.

Hoe ziet een typische B2G e-facturatiestroom eruit?

In de praktijk ziet het verzend- en verwerkingsproces van een B2G e-factuur er uit als volgt.

• De leverancier stuurt zijn e-factuur naar de klant met behulp van de Peppol-transportinfrastructuur.
• Mercurius ontvangt de e-factuur (namens de klant).
• Mercurius plaatst de e-factuur bij de ‘inkomende zendingen’ van de klant.
• De klant haalt zijn e-facturen op als het hem of haar past.
• De klant verwerkt de e-factuur.
• De klant bereidt een antwoord voor op de e-factuur en stuurt dat door naar Mercurius.
• Mercurius stuurt het antwoord naar de leverancier (via het Peppol-netwerk, via een e-mail of te raadplegen via een portaalsite).

Hoe verstuur je een e-factuur naar het Mercurius-platform?

Als je met facturatiesoftware zoals Billit werkt, dan is het extra makkelijk om jouw facturen naar een overheidsdienst te sturen. Hiervoor heb je enkel het ondernemingsnummer of Global Location Number (GLN-nummer) nodig van de overheidsdienst waaraan je wil factureren, het PO-nummer van de bestelbon en een account van je facturatie-boekhoudsoftware.

De voordelen voor bedrijven

Het Mercurius-portaal biedt bedrijven enkele belangrijke voordelen.

• Alle bedrijven kunnen alle overheidsentiteiten op dezelfde manier bereiken. Op termijn zal de volledige overheidssector – in totaal 5.900 entiteiten – bereikbaar zijn via Mercurius of het Peppol-netwerk.
• Dankzij Mercurius zien de verzender en ontvanger dezelfde informatie over de ontvangst en verwerking van de e-factuur van de leverancier. Dit creëert extra transparantie.
• En zeer belangrijk: dankzij een geautomatiseerde verwerking word je als leverancier vlugger betaald!

Het Mercurius-portaal biedt iedereen dus de kans om de verzending en de verwerking van e-facturen aan alle overheidsinstanties op een 100% betrouwbare manier op te volgen.