Mercurius

Het e-facturatieplatform van de Belgische overheidsdiensten

Ga aan de slag met Billit

Een (gratis) e-factuur sturen naar een overheidsdienst of bedrijf via Peppol

 

Om een e-factuur op een correcte manier naar een overheidsinstantie of ander bedrijf te versturen moet je factuur in UBL-formaat verstuurd worden via het Peppol-netwerk. Dat is een Europees netwerk dat enkel toegankelijk is via gecertificeerde access points. Billit heeft zijn eigen access point, zodat je via Billit veilig en snel kunt factureren aan overheden, maar evengoed aan andere bedrijven die aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Meer info over Peppol vind je hier. Naast een access point beschikken overheden over een eigen softwareplatform waarop ze hun e-facturen ontvangen en verwerken. In België heet dat softwareplatform Mercurius, in Frankrijk Chorus. Deze platformen zijn gelijkaardig aan het facturatieplatform van Billit, maar dan specifiek ontwikkeld voor overheidsdiensten. Ze zijn verbonden met een Peppol access point, en de betreffende overheidsdiensten kunnen er e-facturen in aanmaken, ontvangen en automatisch laten verwerken. In Nederland wordt gewerkt met een andere UBL-standaard (via SimplerInvoicing), maar ook naar Nederlandse overheidsdiensten kun je met Billit probleemloos factureren.

Stap 1: Maak een (gratis*) account aan.
Om een e-factuur te versturen via Billit moet je eerst een (gratis*) profiel aanmaken waarin je bedrijfsgegevens staan opgenomen. Dat kan je doen door op deze link te klikken en het registratieproces te doorlopen.
(* De eerste 15 dagen kun je Billit gratis uitproberen. Na 15 dagen kun je met een gratis Billit-account enkel klanten beheren en e-facturen aanmaken en versturen over het Peppol-netwerk. Om gebruik te maken van de vele andere mogelijkheden van Billit moet je vanaf dan een betalend abonnement nemen.)

Stap 2: Maak een klant aan.
Stel de overheidsdienst (of het bedrijf) waaraan je wil factureren in als klant via het menu ‘Klanten’. Wanneer je het ondernemingsnummer ingeeft vult Billit zelf de gegevens aan met de gegevens uit de KBO. Een e-factuur versturen over het Peppol-netwerk gebeurt van onderneming naar onderneming, je hebt dus geen adresgegevens nodig, het ondernemings-, BTW- of GLN-nummer van je ontvanger volstaat om een correcte e-factuur te versturen. Voor Nederlandse bedrijven kun je ook werken met het KVK-nummer. Dit kun je ook invullen in het vak voor het BTW-nummer, je dient wel de letters KVK voor het KVK-nummer te plaatsen in het veld BTW-nummer.

Opgelet: als je een factuur wil versturen naar een ander bedrijf, moet je verplicht jouw IBAN-nummer vermelden. Zorg dus dat dit is ingevuld in jouw bedrijfsprofiel voor je een factuur verstuurt.

Stap 3: Creëer een factuur.
Om een factuur aan te maken navigeer je naar het menu ‘Inkomsten’. Klik op ‘toevoegen’ om een nieuwe factuur aan te maken, of klik op de snelkoppeling ‘Factuur’ op het dashboard. In het veld ‘Klant’ kun je de klant selecteren die je net hebt aangemaakt, of op ‘Creëer nieuwe klant’ klikken om een nieuwe klant aan te maken. Vul alle andere velden in en klik op ‘Creëer factuur’. Verstuur je een factuur naar de overheid? Vergeet dan zeker niet het correcte PO-nummer in te geven.

Stap 4: Verzenden.
De factuur is nu aangemaakt. Klik op de knop 'Versturen' voor alle opties. Als je klant verbonden is met het Peppol-netwerk verschijnt er een groene Peppol-knop. Bevestig met deze knop en je factuur is verzonden. Na het versturen, verandert de status onder de factuur bij ‘Berichten’ naar ‘Verzonden’.