Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een gesloten netwerk waarmee je digitale zakelijke documenten zoals facturen veilig kan versturen. Peppol werd medegefinancierd door de Europese Commissie en 18 overheidsinstanties met als doel het purchase-to-pay-proces tussen overheidsinstanties en leveranciers te vereenvoudigen. Hoewel het Peppol-netwerk mee door de Europese Commissie werd ontwikkeld, is het een internationaal netwerk dat ook buiten Europa gebruikt wordt en goed op weg is de nieuwe standaard te worden in het versturen van facturen.
Peppol is een netwerk dat bestaat uit erkende Access Points waartussen je digitale bestanden, zoals facturen, verstuurt. Verbinden met zo’n Access Point doe je via zogenaamde service providers. Dit kan zowel met facturatiesoftware van die service provider, of door je eigen softwarepakket te koppelen met het Access Point. Je registreert via een unieke identicator door je eenmalig te identificeren. In België is je identicator je ondernemingsnummer of GLN-nummer.
Via het Peppol-netwerk verstuur je alleen digitale facturen, ook wel e-facturen genoemd. In tegenstelling tot pdf-facturen zijn dit volledig digitale xml-bestanden (dwz digitale platte tekst-bestanden) die zijn opgesteld volgens de UBL-standaard (Universal Business Language, een internationale standaard voor zakelijke documenten). Dit zorgt ervoor dat de bestanden door facturatiesoftware wereldwijd correct uitgelezen worden en grotendeels automatisch worden verwerkt.
Omdat Peppol een beveiligd en gesloten netwerk is, kan je gevoelige financiële data veilig uitwisselen. Van iedereen die is aangesloten op het netwerk, is de identiteit bovendien geverifieerd. Zo weet je steeds dat de facturen van je ontvanger echt zijn, en kan je factuurfraude vermijden.
Dankzij Peppol kan je ook je facturatieproces automatiseren. Omdat de facturen die je via het netwerk verstuurt volledig digitaal zijn, kan je ze geautomatiseerd gaan verwerken in facturatiesoftware. E-facturen in de UBL-standaard worden automatisch correct uitgelezen, waardoor je geen data meer hoeft over te typen. Hiermee vermijd je menselijke fouten bij de verwerking. Dankzij een koppeling met je bankrekening worden betalingen en facturen automatisch gematcht en beschik je over een beter inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Bovendien is Peppol snel: binnen 10 minuten na het versturen, krijgt je ontvanger je factuur al aan. Gecombineerd met de automatische verwerking zorgt dit voor een pak tijdswinst.
Steeds meer overheden verplichten het gebruik van Peppol om e-facturen te versturen in de strijd tegen factuurfraude. In België is dat bijvoorbeeld het geval voor wie factureert aan de Vlaamse en de federale overheid. Ook elders in Europa en de rest van de wereld wordt Peppol steeds meer ingevoerd voor het versturen van facturen naar de overheid (B2G) en zelfs tussen bedrijven onderling (B2B).
Op deze pagina vind je een overzicht van alle landen die Peppol en/of andere e-invoicingnetwerken gebruiken. Elke pagina verduidelijkt de huidige situatie en regelgeing rond e-invoicing in dat land.
Dat is heel eenvoudig. Je maakt gewoon een Billit-account aan en wij doen de rest. Wanneer je een account aanmaakt, registreren wij je gratis op het Peppol-netwerk. De eerste 15 dagen kun je het platform volledig gratis gebruiken. Na 15 dagen moet je een tariefplan kiezen dat aansluit bij het aantal facturen dat je verstuurt en ontvangt.
Het Peppol First-principe houdt in dat Peppol in een softwarepakket als eerste mogelijkheid wordt aangeboden om een factuur te versturen en controleert of een ontvanger is aangesloten. Dankzij Peppol First schakelt iedereen een versnelling hoger en zal het aantal bedrijven dat facturen ontvangt en verstuurt via Peppol vergroten; een gunstige evolutie voor alle bedrijven die gebruik maken van het Peppol-netwerk.
Ook bij Billit hanteren we het Peppol First-principe. Zo krijg je bij het versturen van een factuur steeds te zien of een klant is aangesloten op het Peppol-netwerk, ook wanneer je via de API-koppeling werkt. Ook bij de leveranciers checken we of ze zijn aangesloten op het Peppol-netwerk en voorzien we de mogelijkheid om met een eenvoudige muisklik te vragen of aangesloten leveranciers hun facturen via Peppol willen versturen.
Alles wat leveranciers nodig hebben, is de identificator waarmee je bij Peppol bent geregistreerd. Alle identificators en aangesloten bedrijven kun je eenvoudig terug vinden via de Peppol Directory.
Als Billit-gebruiker hoef je je hier echter niets van aan te trekken. Bij het aanmaken van leveranciers en/of klanten gaat Billit zelf controleren of een bedrijf al dan niet is aangesloten op het Peppol-netwerk. Klanten van jouw onderneming die via Peppol facturen kunnen ontvangen, herken je in Billit aan de groene Peppol-knop die beschikbaar wordt wanneer je een factuur wil verzenden. Ook van leveranciers kom je te weten of ze aangesloten zijn, waarna je ze met een eenvoudige klik op de knop kunt vragen hun facturen voortaan via Peppol te versturen.
Naast digitale ontvangstmogelijkheden beschikt Billit ook over OCR-technologie waarmee je vliegensvlug niet-digitale documenten omzet in digitale, zodat je voor je volledige administratie kunt genieten van de voordelen van digitale facturatie.
In de meeste landen wordt het btw- of ondernemingsnummer als identificator gebruikt. Internationaal is steeds het GLN-nummer bruikbaar. Een volledige lijst van alle identificators vind je op de website van Peppol.
Automatiseer en vereenvoudig nog meer stappen van je facturatieproces.
