Wat is UBL?

Billit was één van de eerste facturatiesoftwarepaketten in België die in februari 2015 ondernemers de mogelijkheid gaf om UBL-facturen te versturen en automatisch te verwerken.

UBL staat voor Universal Business Language. Dit is een standaard formaat dat door de industrie geïntroduceerd is als oplossing om factuurverwerking eenvoudiger te maken. Een UBL-bestand is een factuur in de vorm van een XML bestand. Dit XML-bestand bevat alle informatie die een normale PDF-factuur bevat, maar dan in een gestructureerd en vast format. Tools die UBL ondersteunen kunnen deze documenten importeren waarna alle factuurinformatie zoals bedrag, datum en BTW automatisch en correct wordt ingeladen. Met UBL hoef je dus nooit meer bonnen en facturen over te tikken!

Overheden verplichten e-facturatie in het kader van de Europese Richtlijn 2014/55/EU. De Vlaamse overheid vraagt e-facturen van haar leveranciers voor alle opdrachten sinds 1.1.2017. Deze verplichting is voor jou als bedrijf een opportuniteit. Maak hier gebruik van om je hele facturatieproces te digitaliseren en zo een belangrijke stap naar verdere digitalisering te zetten.

Hoe werkt UBL?

Zoals eerder aangegeven is een UBL-bestand eigenlijk een XML-document. In dit XML-bestand is de afbeelding van de factuur opgenomen, maar zijn daarnaast ook alle tekstuele onderdelen voorzien van labels in de vorm van XML-code. Door die codering kunnen computerprogramma’s snel herkennen wat elk onderdeel van een factuur precies is en dit op de juiste manier gebruiken. Want hoewel dat voor mensen makkelijk is, zijn computers niet goed in het begrijpen van natuurlijke taal. Door het hele document in te delen met XML-codes volgens het UBL-protocol lossen we dit dus op.

Wat zijn de voordelen?

Voor zowel de verzender als de ontvanger van UBL-facturen zijn er diverse voordelen. 

Als ontvanger hoef je eigenlijk niks bijzonders te doen om te kunnen profiteren van UBL. Het enige wat nodig is is een boekhoudpakket dat UBL ondersteunt. Dit kan boekhoudsoftware zijn, maar ook Billit ondersteunt UBL-documenten. Dit zijn de voordelen voor de ontvanger:

✔ Geen handmatige werkzaamheden meer nodig voor het verwerken van facturen. De factuurgegevens worden automatisch overgenomen uit de XML.
✔ Kans op menselijke fouten verminderd tot een minimum. Niemand hoeft de factuur nog over te typen, dus geen typfouten meer.
✔ Goedkoper om facturen te verwerken, het gaat immers sneller en tijd is geld.

Als verzender moet je ervoor zorgen dat je een programma gebruikt dat UBL ondersteunt. Zelf een UBL-bestand opmaken is namelijk niet zo eenvoudig. Factureer je vanuit bijvoorbeeld Billit dan worden je facturen automatisch in UBL-formaat opgemaakt.

✔ Hogere klanttevredenheid omdat ze makkelijk je facturen kunnen verwerken.
✔ Snellere verwerking en daarmee betaling van je facturen. UBL-facturen worden namelijk gemiddeld 16 dagen sneller betaald dan normale facturen.

Billit loopt voorop op het gebied van automatisering. Wij geloven dat het handmatig verwerken van bonnen en facturen verleden tijd zou moeten zijn. Daarom ondersteunen wij in Billit zowel het ontvangen als versturen van UBL documenten. Omdat Billit haar eigen scan-en-herken systeem heeft kunnen we bovendien documenten die niet in UBL-formaat zijn opgesteld, maar bijvoorbeeld als afbeelding of pdf, eenvoudig omzetten naar UBL om ze te sneller verwerken en te versturen naar onder andere de boekhoudsoftware of andere systemen. Dit kan je doen door ze op te laden, via e-mail of zelfs gewoon met een foto op je smartphone dankzij de Billit-app.