3 min
Lever je producten of diensten aan de Rijksoverheid dan ben je verplicht om een digitale factuur te sturen. Dit geldt ook voor facturen aan gemeenten, provincies en waterschappen.
Een digitale factuur, ook wel e-factuur of elektronische factuur genoemd, heeft speciale codes waardoor de ontvanger de gegevens automatisch kan verwerken. Op een e-factuur staan dezelfde gegevens als op een ‘gewone’ factuur, zoals een factuurnummer, omschrijving en referentie, maar in de vorm van een XML-tekstbestand zonder visuele opmaak.
Een veelvoorkomend misverstand is dat een pdf een e-factuur is. Een pdfis wel een digitaal document maar geen e-factuur, omdat de gegevens in een pdf niet automatisch verwerkt kunnen worden.
In dit blogartikel geven we je meer informatie over e-facturatie en de voordelen ervan. Want ook al is e-factureren wéér een nieuwe verplichting waar je als ondernemer aan moet voldoen, het maakt je boekhouding een stuk eenvoudiger.
Ja, op dit moment (2025) is e-facturatie in Nederland alleen verplicht voor B2G-facturen.
De Europese Commissie wil e-factureren in heel Europa verplicht maken. Vanaf 2028 moet e-factureren de norm zijn, ook voor zakelijke transacties tussen bedrijven.
Doordat de Nederlandse overheid al in 2017 proactief is begonnen met e-factureren, heeft zij al de nodige ervaring kunnen opdoen om als voorbeeld te dienen voor andere sectoren.
Bij Billit raden ondernemers aan om nu al te beginnen met e-factureren, zodat ze goed voorbereid zijn op de veranderingen die binnenkort komen. B2B e-facturen kan en mag namelijk al gewoon, het is alleen nog niet verplicht in Nederland.
In België wordt e-facturatie voor B2B-transacties verplicht vanaf 1 januari 2026. Doe je zaken met Belgische bedrijven? Dan is het verstandig om nu al over te stappen op e-facturatie zodat je ruim op tijd voorbereid bent.
Elektronische facturering heeft als doel om btw-fraude tegen te gaan en het btw-proces eenvoudiger te maken. Dit zorgt voor snellere betalingen, minder fouten, minder administratie en lagere kosten voor bedrijven. E-factureren is dus voordelig voor zowel de overheid als ondernemers.
E-facturatie verloopt veelal via Peppol, een beveiligd netwerk dat wordt beheerd door OpenPeppol, een internationale vereniging zonder winstoogmerk. Het Peppol netwerk zorgt voor een hoge mate van bescherming bij de uitwisseling van informatie. Omdat e-facturen niet kunnen worden onderschept, kan factuurfraude worden vermeden.
Peppol is een beveiligd netwerk voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Het maakt factuurverwerking vlotter, veiliger en makkelijker dan traditionele methoden.
Peppol is dé internationale standaard voor e-facturatie en dé voorgeschreven methode voor e-facturatie aan de Rijksoverheid en overheidsinstellingen zoals gemeenten.
Om gebruik te maken van Peppol heb je een aansluiting nodig via je boekhoudsoftware of via een serviceprovider of factuurportaal. Een serviceprovider of factuurportaal is een tussenpartij die ervoor zorgt dat jouw facturen veilig via het Peppol-netwerk verzonden en ontvangen kunnen worden.
Om het hier overzichtelijk te houden, hebben we een speciaal blogartikel geschreven met alles wat je moet weten over Peppol.
Stuur je binnenkort voor het eerst een digitale factuur naar een Nederlandse gemeente?
Gemeenten begrijpen dat ondernemers hierbij goede informatie en ondersteuning nodig hebben. We kijken naar drie voorbeelden – Amsterdam, Rotterdam en Zwolle – om te zien hoe zij dit aanpakken.
Er zijn twee manieren om je elektronische factuur (e-factuur) naar de Gemeente Amsterdam te sturen:
Voor beide methoden moet je je aanmelden en een testprocedure doorlopen. Kijk voor meer informatie op de e-facturatiepagina van de Gemeente Amsterdam.
Er zijn meerdere manieren om je elektronische factuur (e-factuur) naar de gemeente Rotterdam te sturen:
Via het Peppol-netwerk
Als je boekhoudprogramma Peppol ondersteunt, kun je e-facturen versturen.
Via e-mail
Als je boekhoudprogramma geen Peppol ondersteunt, kun je je e-factuur (XML-bestand plus pdf-factuur) via e-mail naar de gemeente Rotterdam sturen.
Via een gratis factuurportaal van een serviceprovider
Verstuur je minder dan 25 facturen per jaar dan kun je gratis gebruikmaken van een factuurportaal bij een serviceprovider. Bij Billit kun je zelfs onbeperkt gebruik maken van ons gratis factuurportaal. Maak een account aan, log in, maak de e-factuur aan en verstuur deze naar de gemeente Rotterdam.
Verstuur je meer dan 25 facturen per jaar dan kun je contact opnemen met het aansluitteam van de gemeente Rotterdam voor efficiëntere e-facturatiemogelijkheden. Dit team helpt je graag met advies en ondersteuning bij je e-facturatie.
Kijk voor meer informatie op de e-facturatiepagina van de gemeente Rotterdam.
Er zijn drie manieren om je elektronische factuur (e-factuur) naar de gemeente Zwolle te sturen:
Via het Zwolle e-facturatieportaal
Als je weinig facturen verstuurt of geen boekhoudsysteem hebt, kun je het e-facturatieportaal van de gemeente Zwolle gebruiken. Je logt in, maakt een factuur aan en verstuurt deze direct beveiligd naar de gemeente Zwolle.
Via het Peppol-netwerk
Als je boekhoudprogramma Peppol ondersteunt, kun je e-facturen versturen. Als je nog niet bent aangesloten op Peppol, kun je contact opnemen met een serviceprovider zoals Billit voor de aansluiting.
Van pdf naar Peppol-factuur
Kun je geen directe koppeling maken met Peppol? Dan helpt een service provider je om een pdf-factuur om te zetten naar een e-factuur, zodat je alsnog in overeenstemming met de wettelijke eisen kunt factureren.
Je moet je eerst aanmelden bij de Gemeente Zwolle voordat je e-facturen kunt versturen. Na je aanmelding ontvang je een activatiecode en verdere instructies.
Kijk voor meer informatie op de e-facturatie pagina van de gemeente Zwolle. Hier vind je ook de specifieke eisen van de gemeente Zwolle voor de details die in een factuur moeten staan.
Belangrijk:
Elke gemeente heeft zijn eigen Organisatie Identificatienummer (OIN). Dit nummer zorgt ervoor dat e-facturen naar de juiste gemeentelijke afdeling of organisatie worden gestuurd. Als je een e-factuur naar een gemeente stuurt, moet je het juiste OIN gebruiken.
Het nummer wordt meestal vermeld op de website van de gemeente, ook kun je een oin nummer zoeken in de Peppol Directory.
E-factureren wordt steeds belangrijker, niet alleen voor facturen aan de overheid, maar binnenkort ook voor B2B-transacties. Of je nu facturen verstuurt naar Amsterdam, Rotterdam, Zwolle of een andere gemeente, via Peppol worden je facturen snel en veilig verwerkt.
Door nu al te starten met e-facturatie, voldoe je aan de huidige verplichtingen en ben je goed voorbereid op de veranderingen die eraan komen. Bovendien verklein je de kans op fouten, werk je veiliger en maak je je administratie vlotter en makkelijker. Wacht dus niet tot e-facturatie verplicht wordt, maar profiteer nu al van de voordelen.
Terug naar overzicht
Deel
We leggen uit wat een digitale factuur is, wat het verschil met een pdf is en hoe digitale facturatie je helpt om je administratie efficiënter af te handelen.
Lees meer
Maak je je facturen nog met Excel, Word of een invulbare pdf? Met een elektronische factuur of e-factuur bespaar je tijd, loop je minder kans op fouten en bewaar je beter het overzicht.
Lees meer
Een van de standaarden voor e-facturatie in Europa is Peppol, wat bij de lancering stond voor Pan-European Public Procurement Online. Vandaag is Peppol een solide internationale merknaam geworden, die breder gaat dan Europa en overheden. Wat moet je weten over dit netwerk?
Lees meer
