Een factuur aanmaken en versturen

Hoe verstuur ik een e-factuur?

 

1. Factuur opstellen

Om een factuur aan te maken klik je in het menu ‘Inkomsten’ op ‘Facturen’. Klik op deze pagina op ‘Toevoegen’ om een nieuwe factuur aan te maken. Je kan hiervoor ook op de snelkoppeling klikken op het dashboard.

Hoe verstuur ik een e-factuur?

 

Op het volgende scherm kun je de gegevens invoeren op je factuur. Klanten kun je selecteren uit het klantenbestand, producten uit je productenbestand. Ook kan je vanaf deze pagina een nieuwe klant aanmaken door op ‘Creëer nieuwe klant’ te klikken.

Rechts bovenaan kun je de lay-out, taal en begeleidende e-mail selecteren. Deze optie is alleen zichtbaar als je meerdere factuurlay-outs hebt aangemaakt.

Tip: Billit kan automatisch berekeningen uitvoeren. Wanneer je in een vak waar cijfers horen een berekening invoert, vult Billit het resultaat in. Vul je bijvoorbeeld 5*20 in, dan komt er 100 te staan.

Hoe verstuur ik een e-factuur?

2. Opslaan/factuur creëren

Nadat je alle gegevens hebt ingevuld kun je:

- De factuur opslaan als ontwerp door op de knop ‘Opslaan’ te klikken.

- De factuur opslaan als ontwerp en terugkeren naar het factuuroverzicht door op 'Opslaan en terug' te klikken.

- De factuur opslaan als ontwerp en opnieuw een lege template oproepen om een nieuw ontwerp of een nieuwe factuur op te stellen door op de knop ‘Opslaan en nieuw’ te klikken.

Is je factuur klaar om te versturen? Klik dan op ‘Creëer factuur’.

Nadat je de factuur hebt gecreëerd worden de invulvensters grijs en krijg je rechts een voorbeeld van je factuuropmaak te zien. Hou er rekening mee dat je na creatie enkel de laatste niet-verzonden factuur kunt verwijderen door op de knop ‘Wissen’ te klikken, dit omdat je factuurnummering verplicht op elkaar moet aansluiten. Wil je toch nog een aangemaakte factuur verwijderen nadat je al meerdere andere facturen hebt aangemaakt, dan moet je een creditnota aanmaken voor die factuur, anders kan de aangemaakte factuur niet afgepunt worden in de boekhouding.

Hoe verstuur ik een e-factuur?

 

Na het creëeren van een factuur kun je nog verschillende bijlages toevoegen aan je factuur. Dit doe je door naar beneden te scrollen en op ‘Toevoegen’ te klikken in het vak ‘Bijlagen’. Daarna selecteer je de bijlage die je wil toevoegen vanaf je computer.

Hoe verstuur ik een e-factuur?

 

Door op ‘Toevoegen’ te klikken in het vak ‘Betalingen’ kun je ook aanduiden dat een klant het volledige bedrag of een deel van het bedrag al betaald heeft (bv. wanneer een deel al cash werd betaald). Wanneer een klant slechts een deel al heeft betaald vul je enkel het betaalde bedrag in. Het resterende bedrag blijft dan bovenaan en in het overzicht van je facturen staan als ‘Te betalen’ en zal later gekoppeld worden aan een transactie wanneer je klant betaald heeft. Heeft je klant de volledige factuur al contant betaald, dan kun je ook bovenaan al de checkbox naast ‘Betaald’ aanvinken en de datum en betalingswijze van de betaling (bv. contant) aanduiden. Hier kan je enkel het volledige bedrag als betaald aanduiden.

Wil je dezelfde factuur nog eens gebruiken, maar dan voor een andere klant? Klik dan op ‘Dupliceer’. Je krijgt nu een vooraf ingevulde template te zien waar je een andere klant kunt selecteren en opnieuw een factuur kunt creëren. Wil je voor een bepaalde factuur een creditnota opmaken, klik dan onder de opgeslagen factuur op ‘Creëer creditnota’. Je krijgt dan een ingevulde creditnotatemplate te zien op basis van de factuur waar je van vertrokken was.

3. Je factuur versturen

Om je factuur te versturen zijn er verschillende mogelijkheden.

• Is je klant verbonden met het Peppol-netwerk? Klik dan op de groene Peppol-knop om je factuur te versturen. Deze knop is enkel zichtbaar wanneer Billit via het BTW- of GLN-nummer herkent dat het bedrijf aangesloten is op het Peppol-netwerk. Nadat je factuur is verstuurd zie je in het berichtenkader de status van je factuur staan, namelijk ‘In wachtrij’ of ‘Verzonden’. Sommige facturatiesoftwarepakketten sturen ook nog een bevestiging terug nadat ze de factuur geïmporteerd hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het Mercurius-platform dat in België door de overheidsdiensten wordt gebruikt.

• Is je klant niet verbonden met het Peppol-netwerk of wil je ondanks dat je klant is verbonden met het Peppol-netwerk toch je factuur op een andere manier versturen? Klik dan onder de groene Peppol-knop op ‘Opties’. Hierdoor worden de verschillende methodes waarop je een factuur kunt versturen zichtbaar. Je kunt je facturen versturen per e-mail (klik op ‘E-mail’), zelf afprinten en per post versturen (klik op ‘Printen’) of door Bpost laten printen en versturen (klik op ‘Brief’). Voor het versturen per brief betaal je een meerprijs per brief aan Bpost. Met de knop ‘Duplicaat’ kun je een kopie van je factuur maken.

Onder de gecreëerde factuur vind je ook nog het ‘Berichten’ en ‘Historiek’-kader terug. In het berichtenkader krijgt u meldingen over uw factuur (bv. verzonden). In het historiekkader kunt u zien welke gebruiker welke wijzigingen heeft doorgevoerd aan de factuur.