Periodiek factureren

Hoe maak ik een periodieke of recurrente factuur in Billit?

 

Wat is een periodieke of recurrente factuur?

Wanneer je een klant elke maand (of andere periode) een factuur stuurt kun je een periodieke factuur instellen. Op deze manier krijgt je klant elke maand (of andere ingestelde periode) automatisch een factuur (tot op de ingestelde einddatum) en hoef je niet elke maand die factuur opnieuw op te stellen en te versturen. Periodiek factureren wordt vooral gebruikt voor verhuur over een langere periode.

Hoe kan ik periodiek factureren in Billit?

1. Ga in Billit naar ‘Inkomsten’ en klik op ‘Periodiek factureren’. Klik op toevoegen om een nieuwe template aan te maken op basis waarvan een periodieke factuur verstuurd zal worden.

Billit periodiek factureren

2. Stel de start- en einddatum in van de facturatieperiode in de velden ‘Start op:’ en ‘Eindigt op:’. Kies de frequentie waarmee de factuur verzonden moet worden en kies om de hoeveel keer deze frequentie de factuur verstuurd moet worden door het veld ‘Iedere’ in te vullen. Kies je bijvoorbeeld ‘Maand’ als frequentie en vul je bij ‘Iedere’ 2 in, dan zal je factuur iedere 2 maand verstuurd worden vanaf de datum die je ingaf in het veld ‘Start op:’. Kies je bij frequentie voor ‘Op aanvraag’, dan wordt de factuur niet verstuurd, maar blijft de template klaar staan om te versturen op een door jou gekozen moment.

Billit periodieke factuur aanmaken periodiek factureren

3. In de factuurlijn werk je met dynamische parameters. Deze parameters worden op de factuur ingevuld aan de hand van de sleutel in onderstaande tabel.

Parameter
Betekenis
[start] De datum van de creatie van de factuur
[start+1m] De datum van de creatie van de factuur + 1 maand
[start-1d] Datum van de creatie van de factuur -1 dag
[start+1d] Datum van de creatie van de factuur + 1 dag
[eind] De datum van creatie + 1 keer de ingestelde frequentie
[eind+1m] De datum van creatie + 1 keer de ingestelde frequentie + 1 maand
[eind+1m-1d] De datum van creatie + 1 keer de ingestelde frequentie + 1 maand - 1 dag
[vorig] De datum van creatie - 1 keer de ingestelde frequentie
[vorig+1d] De datum van creatie - 1 keer de ingestelde frequentie + 1 dag

 

In het onderstaande voorbeeld staat ‘Start op:’ ingesteld op 01/06/2020 en ‘Eindigt op:’ op 01/08/2030. De frequentie is ingesteld op elke maand. In de factuurregel staan de parameters [START] - [EIND] ingevuld, dit betekent dat de gefactureerde periode als startdatum de datum heeft die staat ingevuld bij ‘Start op:’ en als einddatum een maand later (want de frequentie staat ingesteld op elke maand). Tot op de datum die staat ingevuld bij ‘Eindigt op:’ zal er vanaf de datum die staat ingevuld bij ‘Start op:’ elke maand een factuur verstuurd worden op dezelfde dag van de maand. Op de factuurregel verschijnt telkens de begin- en einddatum van de gefactureerde periode.

Billit periodieke factuur aanmaken periodiek factureren

Opgelet! Wanneer je als startdatum de laatste dag van de maand kiest, dan zal telkens uitgegaan worden van de laatste dag van de maand in plaats van datum + frequentie. Kies je als startdatum bijvoorbeeld voor 30/03 en als frequentie elke 1 maand, dan zal de volgende factuur verstuurd worden op 31/04 en niet op 30/04. Op alle andere dagen van de maand wordt bij de startdatum gewoon de frequentie bijgeteld. Een periodieke factuur met als startdatum 04/03 en als frequentie elke 1 maand zal dan de volgende keer verstuurd worden op 04/04.

4. Door andere dynamische parameters in te geven kun je ook voor andere periodes factureren. Hieronder vind je enkele voorbeelden waarmee de verschillende parameters verduidelijkt worden:

  • Voorbeeld 1: Bij “Start op:” staat 31/05/2020 ingevuld, bij “Eindigt op:” staat 31/07/2021 ingevuld. De frequentie staat ingesteld op iedere maand.

Billit periodieke factuur aanmaken periodiek factureren

In de template
Na generatie factuur
Uitleg
Periode [vorig+1d] - [start] Periode 01/05/2020 tot 31/05/2021

Je wil op de laatste dag van de maand factureren met als periode de voorbije maand. De eerste factuur wordt verstuurd op 31/05/2020. De factuur wordt verstuurd tot en met 31/07/2021.

 

  • Voorbeeld 2: Bij “Start op:” staat 31/05/2020 ingevuld, bij “Eindigt op:” staat 31/07/2021 ingevuld. De frequentie staat ingesteld op elke maand.

Billit periodieke factuur aanmaken periodiek factureren

In de template
Na generatie factuur
Uitleg
Periode [start] - [eind]

Periode 31/05/2020 tot 30/06/2020

De factuur wordt elke maand verstuurd op de laatste dag van de maand voor de periode beginnend op de laatste dag van de maand tot de laatste dag van de volgende maand. De eerste factuur wordt verstuurd op 31/05/2020, de laatste op 31/07/2021.

 

  • Voorbeeld 3: Bij “Start op:” staat 01/06/2020 ingevuld, bij “Eindigt op:” staat 31/07/2021 ingevuld. De frequentie staat ingesteld op elke week.

Billit periodieke factuur aanmaken periodiek factureren

In de template
Na generatie factuur
Uitleg
Periode [vorig] - [start-1d] Periode 25/05/2020 tot 31/05/2020

De factuur wordt elke week op maandag verstuurd met als periode de week ervoor. De eerste factuur wordt verstuurd op 01/06/2020, de laatste op 26/07/2021 (want dat is de laatste maandag die binnen de periode valt waarin je periodieke facturen wil versturen).

 

 

5. Na het instellen van de facturatiedatum en -periode kun je klikken op

  • Opslaan: De template wordt opgeslagen, wanneer ‘Automatisch versturen naar de klant’ is aangevinkt zal de eerste factuur verstuurd worden op de ingestelde startdatum, zo niet blijft de factuur als ontwerp klaar staan in de lijst met inkomsten tot je ze opslaat met de checkbox aangevinkt.
  • Opslaan en terug: De template wordt opgeslagen en wanneer ‘Automatisch versturen naar de klant’ is aangevinkt zal de eerste factuur verstuurd worden op de ingestelde startdatum, zo niet blijft de factuur als ontwerp klaar staan in de lijst met inkomsten tot je ze opslaat met de checkbox aangevinkt. Nadien keer je terug naar het overzicht van je periodieke facturen.
  • Opslaan en nieuw: De template wordt opgeslagen en wanneer ‘Automatisch versturen naar de klant’ is aangevinkt zal de eerste factuur verstuurd worden op de ingestelde startdatum, zo niet blijft de factuur als ontwerp klaar staan in de lijst met inkomsten tot je ze opslaat met de checkbox aangevinkt. Nadien kom je op een lege template terecht waar je een nieuwe periodieke factuur kunt instellen.

 

Opgelet: wanneer je de factuur opslaat zonder de checkbox ‘Automatisch versturen naar de klant’ aan te vinken zal de factuur enkel als ontwerp worden opgeslagen in de lijst bij ‘Inkomsten’. Heb je ‘Automatisch versturen naar de klant’ aangevinkt voor het opslaan, dan zal je rechtsboven een vinkje zien bij de checkbox ‘Verzonden’ als je de template opent en de eerst factuur al is verstuurd (dus als de startdatum al gepasseerd is.)

 

6. Verder kun je ook nog instellen of je een bijlage mee wil sturen en krijg je een historiek te zien van de acties die je hebt uitgevoerd in de template.