Billit is een beveiligde omgeving, je hebt dus een persoonlijk account nodig.

Maak gebruik van de registratie pagina of contacteer ons, en wij zorgen ervoor dat alles voor u gedaan wordt.

Ben je nog geen billit gebruiker?
Veilig

Uw gegevens zijn veilig bij billit, zorg er wel voor dat u uw login en wachtwoord nooit aan iemand anders laat zien.

Meld je hieronder aan
AANMELDEN
 

Unit 4 Venice UBL compatibel sinds 2012

Een veel gestelde vraag aan Billit Customer Support is hoe documenten (verkoopfacturen, aankoopfacturen, documenten) verzonden worden naar het Venice dossier van een boekhouder of accountant.

Venice stelt u in staat om de elektronische documenten - die u van Billit ontvangt via BillSync - automatisch op te nemen en te verwerken.

Werkwijze om elektronische documenten te verwerken in Venice

1. Inkomende facturen die u elektronisch van Billit ontvangt, worden bewaart in een vaste map per dossier. 

2. Maak een nieuw werkbestand aan

Hiervoor start u de module Aanvaarden elektronische documenten op (Venice Hoofdmenu, tab Start, groep Verkennen, Elektronische documenten). Vanuit de module Aanvaarden elektronische documenten kiest u vervolgens Nieuw werkbestand (tab Start, groep Elektronische documenten). In het scherm Nieuw werkbestand vult u het pad in naar de map waar de te verwerken elektronische documenten zich bevinden, en vervolgens klikt u op de knop Aanmaken. In de vooruitgangslijst ziet u de vooruitgang van het opnemen van de elektronische documenten in het werkblad en ook de eventuele fouten.

venice werkmap

3. Leg vast hoe en waar het elektronisch document verder moet worden verwerkt

In het werkblad Aanvaarden elektronische documenten krijgt u naast het werkblad zelf ook een voorstelling van het elektronisch document te zien. Dit stelt u in staat om vlot te beslissen wat er precies met het elektronisch document moet gebeuren. U bepaalt allereerst of het mag verwerkt worden (aanvaarden of verwerpen (Ctrl+F12)) en vervolgens geeft u op via welke weg dit moet gebeuren (Boekhouding (Ctrl+F11), Facturatie (Ctrl+F10) of Extern/Andere applicatie (Ctrl+F8)).

venice aanvaarden

Overigens kunt u voor elke leverancier in zijn fiche ( tab Document ) instellen of u zijn elektronische documenten standaard wil verwerken in Venice Boekhouding of in Venice Aankoopbeheer.

venice document

4. U verwerkt de elektronische documenten in de module Aankopen ( Boekhouding) of Aankoopfacturen (Facturatie)

Alle elektronische documenten die u aanvaard hebt en die bestemd zijn voor de boekhouding, worden voorgesteld in het dialoogvenster Importeren van elektronische documenten in de module Aankopen. Op dezelfde manier worden aanvaarde documenten die bestemd zijn voor de facturatie voorgesteld in het dialoogvenster Importeren van elektronische documenten in de module Aankoopfacturen. U kruist hier dan de elektronische documenten aan die u wenst te verwerken en kiest daarna voor Verwerken.

venice ubl

Dankzij het elektronisch formaat van de documenten, stelt Venice u zo veel mogelijk informatie van het document automatisch voor. Bij het eigenlijke boeken verwerkt u zo veel sneller en efficiënter aankoopfacturen en beperkt u de foutenmarge tot een absoluut minimum.

Hoe geschikter het elektronisch formaat, hoe meer Venice volautomatisch kan verwerken. Voor documenten in UBL wordt de hoofding van uw dialoogvenster helemaal vanzelf door Venice ingevuld. Wanneer u vervolgens met Ctrl+G of de knop Naar details in het werkblad met de detaillijnen komt, gebruikt Venice Boekhouding meteen het juiste boekingsvoorstel, of punt u in Venice Aankoopbeheer de corresponderende aankoopbestelling(en) of -levering(en) af. Na het effectief boeken van het document in de boekhouding of in de facturatie, verdwijnt de referentie naar het elektronisch document uit het werkblad Aanvaarden elektronische documenten.

5. Consulteren

U kunt het elektronisch document, waarop een Venice-document gebaseerd is, na het inschrijven nog steeds consulteren (op voorwaarde dat u het fysische bestand niet schrapt uiteraard). In het pad afbeelding van het document blijft het pad naar het elektronisch document bewaard waardoor, naargelang de instelling in configuratie aankopen/configuratie aankoopfacturen, het elektronisch document afgebeeld zal worden in een bijkomend deelvenster of u een voorstelling van het elektronisch document te zien zal krijgen door het dubbelklikken op de afbeelding.

Wenst u meer informatie: http://support.unit4venice.be/nl/index.php/elektronische-aankoopdocumenten-verwerken-in-venice/ of Verwerken elektronische facturen.pdf