Een bestelbon is een niet te onderschatten document. Hij geldt namelijk als verkoopovereenkomst en wordt gebruikt wanneer een product of dienst niet direct leverbaar is.
Bestelbonnen en Leveringsbonnen
Super handig!
BESTELBONNEN
Een bestelbon is een document dat je over het algemeen invult als je de aangekochte koopwaar niet meteen kunt meenemen, omdat het goed te omvangrijk is (bv. een meubel, een groot elektrisch huishoudtoestel) of omdat het niet onmiddellijk beschikbaar is (bv. een auto).
Heel wat handelaars hebben elke dag met “de bestelbon” te maken.Toch zijn er enkele elementen die minder geweten zijn. Soms is een bestelbon verplicht. Stel dat u aan een consument (particulier) een voorschot vraagt voor een dienst of een product dat u later zal leveren. In dat geval bent u verplicht een bestelbon op te maken.
Wat moet er zeker op een bestelbon staan?
Bovenaan moet u op de bestelbon de term “bestelbon” en het volgnummer (bv. bestelbon 16) zetten. Vergeet de datum niet.
Uw gegevens. Uiteraard zet u er uw naam, adres en handelsregister op of uw inschrijving in het ambachtsregister als u een ambacht uitoefent.
Let op ! En wat verrassend is, is dat uw handtekening erop moet staan. Dit wordt vaak vergeten.
Gegevens van de klant. Uiteraard zet u er de gegevens op van de klant, maar eigenaardig genoeg is dit NIET wettelijk verplicht, ook de handtekening van de klant is niet verplicht. Tip. Toch laat u steeds de klant tekenen, kwestie van bewijsproblemen te vermijden. Maar een klant kan de bestelling niet als ongeldig beschouwen omdat zijn adres er bv. niet op staat.
Prijs. U moet niet alleen de te betalen prijs vermelden, maar ook de eenheidsprijs, de hoeveelheid en de totale prijs. Ook het voorschot moet u vermelden en het resterende saldo.
Beschrijving. U moet ook aangeven welk product of dienst werd gekocht. Voor een product mag u zich beperken tot een productcode.
Vergeet niet de datum of de termijn van de levering te vermelden (bv. 15 maart of binnen drie weken).
Tip 1. Kies eerder voor een omschrijving als “de derde week van maart” dan voor “15 maart”.
Tip 2. Als u nu een van deze bepalingen vergeet, zal elke onvolledigheid of onduidelijkheid in het voordeel van de klant geïnterpreteerd worden.
LEVERINGSBONNEN
Wanneer je als ondernemer in goederen handelt moet je naast facturen ook vaak leveringsbonnenmeesturen. Het is in de volksmond hetzelfde als een pakbon. Het is een omschrijving van de inhoud van goederen die worden verzonden en geleverd.
U vraagt zich af of het nuttig is om met leveringsbonnen te werken bij het afleveren van goederen aan uw klanten? Het is een document dat bij levering van de goederen aan de klant ter ondertekening wordt voorgelegd. De klant tekent “voor ontvangst”. Meestal is de bon opgemaakt in twee exemplaren en behoudt de klant de kopie.
Is dit verplicht? Hoewel dit nergens met zoveel woorden geschreven staat, bent u op zich in ieder geval verplicht om een document bij te hebben waaruit blijkt dat u goederen aan een van uw klanten gaat leveren. Dit kán een leveringsbon zijn, maar het moet dus niet (mag bv. ook een bestelbon of een factuur zijn).
Wat moet er zeker op een leveringsbon staan ?
Niets specifieks. Er zijn als dusdanig geen voorwaarden waaraan een leveringsbon moet voldoen. Dit wil natuurlijk niet zeggen dat het niet belangrijk is wat u erop zet. Dit kunt u toch best minstens vermelden : 1. de datum van levering, 2. de goederen die u geleverd heeft, met vermelding van het aantal, 3. de klant waaraan geleverd werd.
Bijvoorbeeld. “Voor ontvangst van (aantal) (goederen), op (datum) geleverd aan (klant)op hierna vermeld adres : (…)”.
Handtekening. Laat uw klant dit document ondertekenen bij ontvangst van de goederen.
Nummer. Nergens is voorzien dat uw leveringsbonnen genummerd moeten zijn. Al kan dit natuurlijk zeer handig zijn voor u, bv. om uw bonnen snel terug te vinden.
Prijs. U bent evenmin verplicht om de prijs op uw leveringsbon te vermelden.
Algemene voorwaarden. Op zich kunt u ze erop zetten, het kan geen kwaad. Maar het is belangrijker dat uw voorwaarden op uw bestelbon en/of factuur staan
Een ondertekende leveringsbon is op zich zeer nuttig.
Uw klant kan immers achteraf niet meer beweren dat hij niets gekregen heeft. Vermeld op zo’n bon minstens de naam van de klant, de datum, de goederen en het geleverde aantal.
Tip. Als uw factuur al werd opgemaakt, kunt u ze natuurlijk altijd meenemen en ze door uw klant “voor ontvangst van de goederen” laten aftekenen. Uw factuur wordt dan tegelijk ook uw leveringsbon.
Let op ! Een leveringsbon is dus geen factuur. Een factuur moet trouwens wél aan een hele reeks voorwaarden voldoen (prijs, BTW-nummer, enz.).