Snelle invoer

Kosten of aankoopfacturen laten goedkeuren

Wanneer meerdere mensen binnen je bedrijf een uitgave moeten goedkeuren kun je ook de optie ‘Kosten goedkeuren’ inschakelen. Nadat je deze optie hebt ingeschakeld krijgen de aangeduide gebruikers een e-mail met de vraag om deze aankoopfactuur goed te keuren. De gebruiker kan de facturen die hij moet goedkeuren ook terugvinden in het submenu ‘Goedkeuren’ onder het menu ‘Uitgaven’. Naast goed- of afkeuren kunnen deze personen ook nog een opmerking toevoegen die dan in het veld ‘Interne opmerking’ zal worden ingevuld.

Let op: enkel geregistreerde gebruikers kunnen een factuur goedkeuren. Elke aangemaakte gebruiker kost € 5 per maand.

Om de optie ‘Goedkeuren kosten’ in te schakelen ga je naar het menu ‘Instellingen’. Klik onder het kader ‘Algemeen’ op ‘Toon geavanceerd’ en scroll naar beneden tot je het vak ‘Goedkeuring’ ziet staan. Daar vink je naast het item ‘Goedkeuren kosten’ de checkbox aan.

Kosten goedkeuren

In hetzelfde kader kun je ook instellen of en op welke manier je wil dat Billit onthoudt welke personen een uitgave moeten goedkeuren. Klik op het dropdownmenu om de verschillende mogelijkheden te zien.

Nooit: Billit onthoudt geen voorkeur. Als deze optie is ingeschakeld moet je bij elke import aanduiden welke gebruikers de uitgave moeten goedkeuren.

Onthouden per leverancier: Billit onthoudt telkens de gekozen gebruikers die je bij het importeren van de laatste uitgave voor deze leverancier hebt aangeduid.

Laatste onthouden (standaard instelling): Billit onthoudt telkens de gekozen gebruikers die je bij het importeren van de laatste uitgave (van gelijk welke leverancier) hebt aangeduid.

Als laatste kun je in dit kader ook aanduiden of een factuur geblokkeerd moet worden in de snelle invoer indien er geen goedkeurder is aangeduid. Dit kan handig zijn om niet te vergeten steeds een gebruiker aan te duiden die de uitgave moet goedkeuren.

Nadat je de optie hebt ingeschakeld zal bij het invoeren van een factuur via ‘Snelle invoer’ een extra lijn verschijnen per gebruiker van jouw onderneming. Vink de checkbox aan om de gebruiker de uitgave te laten goedkeuren.

Kosten goedkeuren

 

Eenmaal de optie is ingeschakeld zie je in het overzicht van je uitgaven nu een extra kolom verschijnen met de naam ‘Goedgekeurd’. Hier zal staan of de factuur nog moet worden goedgekeurd (met een zandloper), goedgekeurd werd (groen vinkje) of niet werd goedgekeurd (rood kruisje).

Kosten goedkeuren

 

Via het menu 'Instellingen' kun je in het 'Goedkeuringen'-blok instellen dat facturen enkel geëxporteerd mogen worden indien ze goedgekeurd werden. Ben je verbonden met je boekhouder? Dan krijgt hij een melding dat niet alle facturen geëxporteerd werden. Ben je niet verbonden? Dan zullen de niet goedgekeurde facturen niet in de lijst opgenomen worden die je kunt mailen/exporteren via het menu 'Boekhouder'. Niet goedgekeurde facturen kunnen wel nog steeds gedownload worden als UBL wanneer deze optie is aangevinkt.

Kosten goedkeuren

 

Heb je ingesteld dat een gebruiker een uitgave moet goedkeuren, maar heeft hij dat nog niet gedaan? Dan kun je die gebruiker nu ook een herinnering sturen. Hiervoor klik je op ‘Stuur herinnering’ naast de naam van die gebruiker in het vak ‘Goedkeuringen’ onder de factuur. In de laatste kolom van het vak vind je de datum en het uur waarop de laatste herinnering werd verstuurd.

Kosten goedkeuren