Grootboekrekeningen

Hoe kan ik in Billit met grootboekrekeningen werken?

Werkt je boekhouder met het boekhoudsoftwareprogramma Octopus? Dan moet je de grootboekrekeningen instellen op het niveau van de integratie. Meer info vind je hier.

Waarom grootboekrekeningen verwerken in Billit?

Als de boekhoudsoftware van je boekhouder grootboekrekeningen kan uitlezen worden je uitgaven en inkomsten automatisch toegewezen aan de juiste grootboekrekening. Hierdoor hoef je achteraf niet meer alle facturen of factuurregels toe te wijzen aan de correcte grootboekrekening en bespaar je heel wat tijd.

Hoe activeer ik grootboekrekeningen in Billit?

1. Klik in het tabblad “Instellingen”op “Toon geavanceerd”.

 

billit grootboekrekeningen

 

2. In het kader ‘Bèta’ kun je de optie ‘Grootboekrekeningen’ activeren door de checkbox aan te vinken. Vergeet niet om onderaan op “Opslaan” te klikken nadat je de optie hebt aangevinkt.

grootboekrekeningen billit

 

Hoe wijs ik inkomsten toe aan een grootboekrekening?

Nadat de je de optie ‘Grootboekrekeningen’ hebt geactiveerd verschijnt er bij het aanmaken van een factuur, leveringsbon, bestelbon of creditnota de optie om een volledige factuur of een factuurregel toe te wijzen aan een grootboekrekening. Vul je een grootboekrekening in in het veld ‘Grootboekrekening’ dan is deze van toepassing op de volledige factuur. Je kan wel nog steeds de grootboekrekening voor een individuele factuurregel overschrijven door de grootboekrekening aan te passen in het veld ‘Rekening’ op de desbetreffende factuurregel. Wanneer je voor een bepaalde klant of leverancier een grootboekrekening hebt ingesteld op klant- of leverancierniveau zal het veld ‘Grootboekrekening’ vooraf ingevuld zijn. Ook dan kun je de vooraf ingevulde grootboekrekening nog overschrijven op factuur- of factuurregelniveau.

grootboekrekening grootboekrekeningen billit

 

Hoe wijs ik uitgaven toe aan een grootboekrekening via ‘Snelle invoer’?

Ook bij het importeren van aankoopfacturen kun je aanduiden of je de volledige factuur wil toewijzen aan een grootboekrekening of verschillende factuurregels wil toewijzen aan verschillende grootboekrekeningen. Vul je een grootboekrekening in in het veld ‘Grootboekrekening’ dan is deze van toepassing op de volledige factuur, je kan wel nog steeds de grootboekrekening voor een individuele factuurregel overschrijven door de grootboekrekening aan te passen in het veld ‘Rekening’ op de desbetreffende factuurregel. Wanneer je voor een bepaalde klant of leverancier een grootboekrekening hebt ingesteld op klant- of leverancierniveau zal het veld ‘Grootboekrekening’ vooraf ingevuld zijn. Ook dan kun je de vooraf ingevulde grootboekrekening nog overschrijven op factuur- of factuurregelniveau.

grootboekrekening grootboekrekeningen billit

 

Hoe wijs ik toe aan een grootboekrekening in Teamleader?

Gebruik je Billit in combinatie met Teamleader? Dan kun je gewoon je facturen blijven aanmaken in je vertrouwde Teamleader-omgeving. Ook daar kun je een volledige factuur of een factuurregel toewijzen aan een grootboekrekening. In Teamleader moet je wel eerst de verschillende grootboekrekeningen ingeven via “Instellingen” > “Facturen”. Klik op het plusje om een nieuwe grootboekrekening toe te voegen. Vraag eventueel eerst een lijst op met de correcte grootboekrekeningen bij je boekhouder, zodat je zeker de juiste grootboekrekeningen gebruikt.

Grootboekrekening Teamleader Billit

 

Waar bewaart Billit grootboekrekeningen in de e-factuur?

In de UBL worden de grootboekrekeningen op twee niveaus dubbel bijgehouden. Op factuurniveau zijn er de regels: “Invoice > AccountingCostCode” en “Invoice > AccountingCost”, op factuurregelniveau de regels “invoiceLine > AccountingCostCode” en “InvoiceLine > AccountingCost”. Hetzelfde geldt voor de creditnota’s, maar dan vallen de velden onder CreditNote en CreditNoteLine.

Hoe stel ik een voorkeurgrootboekrekening in voor een klant of leverancier?

Worden facturen van een bepaalde klant of leverancier steeds aan dezelfde grootboekrekening toegewezen? Dan kun je in de gegevensfiche van die klant of leverancier aanduiden aan welke grootboekrekening facturen voor deze klant of leverancier standaard toegewezen mogen worden. Moet een bepaalde factuur of factuurregel van deze klant of leverancier toch eens aan een andere grootboekrekening toegewezen worden? Dan kun je het vooraf ingevulde veld overschrijven bij het aanmaken van een factuur of het invoeren van de factuurregel.

grootboekrekening billit

 

Hoe voeg ik een grootboekrekening toe aan een dossier? (Boekhoudersaccount)

Als boekhouder kun je de door jou gebruikte grootboekrekeningen manueel invoeren door in het dossier van de klant waarvoor je de grootboekrekeningen wil instellen de verschillende grootboekrekeningen in te voeren.

grootboekrekening billit dossier boekhoudersaccount

 

Geen zin om de grootboekrekeningen per dossier opnieuw in te typen? Dan kun je ook makkelijk een lijst met grootboekrekeningen importeren in Billit doormiddel van een Excel-bestand. Zo krijgen je klanten een lijst met grootboekrekeningen te zien in een suggestiemenu wanneer ze een factuur of factuurregel aan een grootboekrekening proberen toe wijzen. Klik in het dossier van je klant op het tabblad “Importeren”, en importeer het Excel-bestand met je grootboekrekeningen.

grootboekrekening billit excel importeren

 

Welke boekhoudsoftware leest automatisch grootboekrekeningen uit? (Boekhoudersaccount)

Bepaalde boekhoudsoftwarepakketten lezen automatisch de in de factuur toegewezen grootboekrekeningen uit. Zo worden deze facturen automatisch aan de juiste grootboekrekening toegewezen en kunnen ze sneller worden verwerkt. Boekhoudsoftwarepaketten die op de factuur vermelde grootboekrekeningen kunnen uitlezen zijn: Expert M, Exact Online, Octopus, Briljant, Adsolut en Topaccount.

Welke boekhoudsoftware ondersteunt het importeren van grootboekrekeningen? (Boekhoudersaccount)

Bij sommige boekhoudsoftwarepakketten moet je als boekhouder geen CSV-bestand met de grootboekrekeningen meer importeren in Billit, maar doet je boekhoudsoftware dat voor je. Ook dan weer verschijnt er bij het ingeven van een factuur of factuurregel aan een grootboekrekening een suggestiemenu met de ingestelde grootboekrekeningen. Boekhoudsoftwarepakketten die dit doen zijn Exact Online en Expert M.