Snelle invoer

Hoe importeer ik verkoopfacturen en andere documenten in Billit?

De snelle invoer is de digitale brievenbus van Billit. Via dit menu kun je allerlei documenten in Billit importeren en indien nodig door de OCR laten omzetten naar een digitaal document in UBL-formaat. Na de scan van de OCR dien je de geïmporteerde documenten enkel nog te controleren en indien nodig aan te vullen om ze definitief in Billit te kunnen importeren en verwerken.

1. Importeren in snelle invoer

Methode 1: Via deze weg importeer je een bestand dat slechts 1 factuur bevat. Dit kan een afbeelding zijn, een pdf of een UBL.

Methode 2: Via deze weg importeer je een bestand dat meerdere facturen bevat die nog moeten opgesplitst worden. Ook hier kan het gaan om een afbeelding, een pdf of een UBL.

Je kan van beide methodes gebruik maken door op de ‘Toevoegen’-knop te klikken, of door je bestand te mailen naar het e-mailadres naast de knop. Zo kan je bijvoorbeeld vragen aan je leveranciers om hun facturen altijd naar het vermelde e-mailadres te versturen. Zo komen al je aankoopfacturen automatisch in je snelle invoer ter verwerking te staan. Deze e-mailadressen zijn uniek voor elk bedrijf en bestaan vaak uit ingewikkelde lettercombinaties, dit om te vermijden dat er ongewenste e-mails in je snelle invoer zouden terechtkomen. Wil je een ander adres gebruiken waar je leveranciers hun facturen mogen naartoe sturen, dan kun je zelf een e-mailadres aanmaken (bv. facturatie@jouwbedrijf.be) en van daaruit je facturen doorsturen naar het e-mailadres van de snelle invoer van je bedrijf, of automatisch alle e-mails op dat adres laten doorsturen naar het e-mailadres van de snelle invoer.

Documenten en facturen importeren via snelle invoer

 

2. Importeren via de Billit-app

Je kunt bestanden ook eenvoudig importeren met de Billit-app. Deze is in de eerste plaats ontwikkeld om onderweg bonnetjes in te scannen en op te slaan, maar kan ook gebruikt worden om een factuur te importeren.

• Bonnetjes: Belangrijk om te weten is dat de Billit-app eigenlijk alles wat je opslaat in de app doorstuurt naar ‘Snelle invoer’ als een factuur. Echter, wanneer je na het nemen van een foto aanduid dat het om een bonnetje gaat, een categorie aanwijst en de prijs invult, wordt deze automatisch verwerkt en meteen aan de lijst in het menu ‘Uitgaven’ toegevoegd. Bonnetjes worden opgeslagen als factuur van een leverancier met als naam de categorie waartoe het bonnetje behoort (bv. relatiegeschenk, restaurant, ...). Aangezien een bonnetje boekhoudkundig minder info moet bevatten dan een factuur ziet je boekhouder het onderscheid tussen bonnetjes en facturen door de naam van leverancier en het feit dat de leverancier met die naam geen BTW-nummer heeft. Uiteraard kun je ook transacties aan deze uitgaven koppelen (bv. een mastercardafrekening waarin de betaling waarmee het bonnetje werd betaald zit opgenomen).

• Facturen: Wil je dat een document dat via de Billit-app geïmporteerd werd als te verwerken factuur in de snelle invoer tevoorschijn komt, duid dan als categorie ‘Factuur’ aan bij het opslaan, of duid niks aan en sla de foto meteen op.

*Let op: als je boekhouder een Bilit-boekhoudersaccount heeft kan hij ook instellen dat ook bonnetjes altijd via de snelle invoer geïmporteerd worden. Daarnaast kan hij er ook voor kiezen om de bonnetjes bij export te bundelen op basis van betaalmethode in de plaats van per categorie. Dit laatste heeft geen invloed voor het de weergave van de bonnetjes in de uitgaven-lijst in jouw account. (Ben je boekhouder en wil je bonnetjes ook liever per betaalmethode gebundeld zien, klik dan hier voor meer info. Opgelet, bundelen per betaalmethode is enkel mogelijk indien je boekhoudsoftware gekoppeld is via Billsync)

3. Verwerken in snelle invoer

Eenmaal je een bestand hebt geïmporteerd in ‘Snelle Invoer’ kan je het gaan verwerken. Alle bestanden die je geïmporteerd hebt komen na elkaar in het kader ‘Verwerk’ te staan. Je ziet een lijst van alle nog te verwerken pagina’s in het midden van het ‘Verwerk’-kader. Heb je ze via methode 1 geïmporteerd, dan zijn standaard alle pagina’s van een geïmporteerd bestand aangevinkt. Stel dat je via manier 1 een PDF met 5 pagina’s importeert, dan zullen deze 5 pagina’s aangevinkt zijn en kun je deze behandelen als 1 factuur. Heb je een document via methode 2 geïmporteerd dan moet je zelf de pagina’s die samen horen aanvinken. Heb je bijvoorbeeld via methode 2 een document met 5 pagina's geïmporteerd, dan is enkel de bovenste pagina geselecteerd. Methode 2 is vooral handig als je een document waar meerdere facturen inzitten importeert of bijvoorbeeld een e-mail met als bijlage meerdere facturen.

Wanneer je de pagina's die bij elkaar horen hebt aangeduid kun je de door de OCR gelezen informatie controleren en/of aanvullen. Dit kan je doen door de informatie over te typen, of door je cursor in het veld dat je wil verbeteren/invullen te plaatsen en te klikken. Wanneer je nu met je cursor over tekst op de visuele weergave van de factuur (rechts in beeld) beweegt verandert je cursor in een handje. Wanneer je met dit handje op de tekst klikt wordt deze ingevuld in het vak waar je eerst met je cursor had geklikt. Nadat je alle info hebt gecontroleerd en/of aangevuld klik je op ‘Opslaan’. Je factuur zal nu in de lijst komen te staan bij ‘Uitgaven’ (of 'Inkomsten' als je hebt aangeduid dat het om een inkomst gaat). Vanaf dat moment kan Billit ze automatisch gaan koppelen aan een transactie of kan je ze eventueel zelf koppelen.

Documenten en facturen importeren via snelle invoer

 

Zoals eerder vermeld is onze OCR zelflerend. Moet je van een bepaalde leverancier de eerste keer nog veel informatie invullen of corrigeren, dan zal je zien dat de OCR veel velden de volgende keer zelf zal terugvinden en invullen.

Belangrijk: OCR is nooit 100% accuraat, daarom is het belangrijk om steeds de ingevulde informatie na te kijken.

Naast aankoopfacturen kun je ook oude verkoopfacturen importeren via ‘Snelle Invoer’. Dit kan bijvoorbeeld gaan over facturen die je op een andere manier hebt aangemaakt voor je Billit gebruikte en die je toch graag in Billit wil hebben omdat ze bijvoorbeeld nog bij het huidige kwartaal of boekjaar behoren. Vergeet dan niet bovenaan aan te duiden dat het gaat om een inkomst in plaats van een uitgave. Indien je IBAN bankrekeningnummer is opgenomen in je bedrijfsfiche herkent Billit in de meeste gevallen automatisch dat het gaat om een verkoopfactuur. Na het opslaan komen deze facturen terecht bij ‘Inkomsten’ in plaats van bij ‘Uitgaven’.

Heb je een bonnetje doorgestuurd naar de snelle invoer, of heeft je boekhouder ingesteld dat bonnetjes altijd via de snelle invoer geïmporteerd moeten worden? Duid dan bij type ook 'Factuur' aan, maar vul als leveranciersnaam de categorie in waartoe het bonnetje behoort. Wanneer je ooit al een bonnetje met een bepaalde categorie hebt doorgestuurd vanuit de app zal deze categorie al als leverancier in Billit staan in het dropdownmenu/ de leverancierslijst. Heb je nog nooit een bonnetje met een bepaalde categorie als leverancier doorgestuurd, dan moet je die categorie eerst nog aanmaken als leverancier. (Dus een leverancier met als naam de categorie en ZONDER btw-nummer, bonnetjes met als leverancier een leverancier waar een BTW-nummer in de leveranciersfiche staat worden gezien als een factuur en dus niet gebundeld bij export).

Naast 'Uitgave', 'Inkomst', 'Factuur' of 'Creditnota' kun je ook nog aanduiden dat het gaat om een document. Wanneer je een geïmporteerd bestand opslaat als document wordt het niet omgezet in een UBL-document, maar opgeslagen in het menu 'Documenten'. Dit kan je doen om documenten bij te houden/te delen met je boekhouder die je niet kan omzetten in een UBL-document, zoals bijvoorbeeld met een huurcontract.

4. Slimme inzichten/ waarschuwingen

Wanneer je een document na verwerking probeert op te slaan krijg je een foutmelding als er verplichte velden niet ingevuld zijn. Om de kans op foutieve invoer te verkleinen kun je in het kader onder je te verwerken factuur ook nog de volgende slimme inzichten en waarschuwingen te zien krijgen:

• Dubbele invoer: Indien Billit vermoedt dat een document dubbel werd opgeladen, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur. Controleer deze melding, maar aarzel niet om toch op ‘Opslaan’ te klikken als de melding(en) onterecht zijn.

• Factuur fraude: Wanneer Billit vermoed dat iemand een foutief IBAN heeft toegevoegd op de factuur om onterecht het geld van de betaling op het rekeningnummer te ontvangen, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur. Billit geeft deze melding als het IBAN in de leveranciersfiche niet gelijk is aan het IBAN op de factuur.

• Factuur fraude: Indien Billit op basis van historische data vermoedt dat de factuur significant hoger is dan in het verleden, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur.

• Foutieve onderneming: Indien het BTW-nummer van de onderneming niet gevonden is op de factuur, zal deze waarschuwing verschijnen in het kader onder de factuur.