Tijdsregistratie bijhouden in Excel en importeren in Billit

Hoe kan ik geregistreerde uren uit Excel toevoegen als een productlijn op een factuur?

 

Hoewel Billit geen CRM-software is en dus geen uitgebreide projectmanagementfuncties bevat, kun je wel bepaalde functies die je in projectmanagementsoftware terugvindt in Billit gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld werkuren per klant bijhouden in Excel en deze dankzij de E2Billit-add-in uit de Microsoft Office Store omzetten naar facturatielijnen op een nieuwe factuur.

Stap 1: De Add-in downloaden uit de Microsoft Office Store

 

Er zijn verschillende manieren waarop je de E2Billit-add-in kunt downloaden.

1. Rechtstreeks uit de Microsoft Office Store: Surf naar de Microsoft Office Store en typ ‘E2Billit’ in het zoekveld. Bij de zoeksuggesties krijgt u nu de add-in ‘E2Billit’ te zien. Klik op ‘Nu downloaden’ om de add-in op uw computer te downloaden. Als je niet meer ingelogd bent met je Microsoft-account in je browser krijg je eerst nog een login-versie te zien waar je kunt inloggen met je Microsoft-account. Let op! Hoewel het mogelijk is om met je Microsoft-account in te loggen op Billit (meer info over inloggen bij Billit met je Microsoft-account vind je hier) is de login van je Microsoft-account niet noodzakelijk dezelfde als die van je Billit-account. Vergewis je er dus van dat je met de juiste logingegevens probeert in te loggen. (Dit zijn de logingegevens waarmee je de licentie van je Office-pakket hebt gekocht/verkregen).

Tijdsregistratie via Excel

 

2. Vanuit Excel (methode 1): Klik op het tabblad ‘Invoegen’ in een Excel-werkblad. Wanneer je klikt op ‘Invoegtoepassingen downloaden’ word je doorgestuurd naar de Microsoft Office Store in je browser. Volg vanaf hier de instructies die hierboven beschreven staan.

Tijdsregistratie via Excel

 

3. Vanuit Excel (methode 2): Klik op het tabblad ‘Invoegen’ in een Excel-werkblad. Wanneer je klikt op ‘Mijn invoegtoepassingen’ opent zich een nieuw venster met als titel ‘Invoegtoepassingen voor Office’. Klik onderaan in het venster op ‘Zoek meer invoegtoepassingen op Microsoft App…’. Je wordt nu doorgestuurd naar de Microsoft Office Store in je browser. Volg vanaf hier weer de instructies in puntje 1 van stap 1.

Tijdsregistratie via Excel

Tijdsregistratie via Excel

 

Stap 2: Installeer de add-in in Excel

Ga in een leeg Excelwerkblad naar het tabblad ‘Invoegen’ en klik op ‘Mijn invoegtoepassingen’. Er opent zich een nieuw venster met als titel ‘Invoegtoepassingen voor Office’. Indien je E2Billit correct hebt gedownload in stap 1, zie je nu een nieuwe thumbnail met de ‘E2Billit’-add-in. Selecteer de add-in door er op te klikken, en klik onderaan op ‘Toevoegen’ om de add-in toe te voegen aan Excel. Je krijgt nu een melding dat de E2Billit-add-in is toegevoegd aan je ‘Start’-tabblad.

Tijdsregistratie via Excel

 

Stap 3: Uren registreren en importeren als factuurlijnen in Billit.

Eenmaal de E2Billit-add-in in het startmenu van Excel is geïnstalleerd klik je op ‘Start E2Billit’ in je ‘Start’-tabblad om de add-in toe te voegen aan een Excel-werkblad.

Tijdsregistratie via Excel

 

Daarna klik je op ‘Log in’ om in te loggen met je Billit-account.

Tijdsregistratie via Excel

 

Klik op ‘Set up worksheet’ om de tijdsregistratielijnen toe te voegen aan je werkblad.

Tijdsregistratie via Excel

 

Hierop verschijnen 8 kolommen in je werkblad:

• In kolom A (Customer) kun je via het dropdownmenu de klant selecteren waaraan je de gepresteerde uren wil factureren. In het dropdownmenu krijg je alle klanten te zien die in je klantenlijst in Billit staan.

• In kolom B (Description) geef je aan wat gefactureerd wordt. De add-in is ontwikkeld om werkuren mee te registreren, dus logischerwijze komt hier ‘Uurloon’ of ‘Gepresteerde uren’ te staan, maar je kan als beschrijving ook iets anders invullen.

• In kolom C (Hours) geef je het gepresteerde aantal uren in.

• In kolom E (VAT) geef je het BTW-percentage in.

• In kolom F en G worden nu automatisch de totaalprijs inclusief en exclusief BTW ingevuld.

• In kolom H komt na het exporteren van het aantal uren naar Billit het factuurnummer van de factuur te staan waarin de gepresteerde uren zijn opgenomen. Wanneer in een rij dus het factuurnummer is ingevuld zijn deze gegevens al geëxporteerd naar de factuur met dat factuurnummer. De add-in exporteert enkel die rijen waar nog geen factuurnummer is ingevuld (om te voorkomen dat je dezelfde uren meerdere keren zou aanrekenen).

Om meerdere rijen te creëren kun je de tabel vergroten met het blauwe driehoekje rechtsonder in de tabel.

Tijdsregistratie via Excel

 

Om de rijen naar een factuur in Billit te exporteren klik je in het venster rechts op ‘Sync Invoice Lines’. In Billit wordt nu een factuur aangemaakt met het eerstvolgende factuurnummer uit je nummering in Billit. Rijen met elementen voor dezelfde klant worden op dezelfde factuur gezet. Indien ze dezelfde beschrijving, prijs per uur en hetzelfde BTW-tarief hebben worden ze samengeteld op 1 factuurlijn. Staan er rijen in je werkblad voor meerdere klanten, dan wordt er per klant een factuur aangemaakt. Wil je aan één van deze facuren nog factuurlijnen toevoegen die niet bestaan uit gepresteerde uren, maar bijvoorbeeld met producten uit je productenlijst, dan kan je steeds de aangemaakte factuur selecteren in het submenu ‘Facturen’ onder het menu ‘Inkomsten’ en factuurlijnen toevoegen door op ‘Bewerken’ te klikken.

Tijdsregistratie via Excel

Tijdsregistratie via Excel