Kennis & vaardigheden

Op weg naar digitaal factureren: wat is Peppol?

In de huidige digitale wereld maken overheden en bedrijven steeds meer gebruik van elektronische facturatie, ofwel e-facturatie. Daarbij worden facturen niet langer op papier verstuurd, maar in digitale vorm. Een van de standaarden voor e-facturatie in Europa is Peppol, wat bij de lancering stond voor Pan-European Public Procurement Online. Vandaag is Peppol een solide internationale merknaam geworden, die breder gaat dan Europa en overheden. Wat moet je weten over dit netwerk?

Offiicial Peppol Acces Point

Peppol is een beveiligd Europees netwerk dat bedrijven en organisaties (inclusief overheidsinstellingen) toelaat om onderling elektronische facturen uit te wisselen via verschillende formats en volgens een bepaald protocol.

Je kan dit netwerk beschouwen als een soort ’telefoonnetwerk voor facturen’. Om je ontvanger een bericht te sturen, heb je enkel zijn of haar unieke Peppol-ID nodig. Die ID kan je vergelijken met een telefoonnummer. Ook wanneer je ontvanger verandert van service provider of access point, blijft hij of zij, net als bij een telefoonnummer, bereikbaar via hetzelfde, unieke Peppol-ID. Bedrijven kunnen veilig facturen naar elkaar sturen via unieke identificatienummers (‘Peppol-ID’s’).

 

Opgestart in 2008

Het internationaal vastgelegde Peppol-netwerk werd in 2008 opgestart als testproject van de Europese Commissie, die – samen met 18 overheidsinstanties – voor de financiering zorgt. Het doel? Het purchase-to-pay-proces (lees: het hele proces van bestelaanvraag, inkoop/aankoop tot en met het (automatisch) betalen van facturen) tussen overheidsinstanties en leveranciers aanzienlijk vereenvoudigen dankzij het automatisch verwerken van facturen.

 

Gebaseerd op open standaarden en specificaties

Het Peppol-netwerk is gebaseerd op open standaarden en specificaties, en gebruikt een gestandaardiseerd formaat voor elektronische documenten, met name Universal Business Language (UBL). UBL is ontworpen om de uitwisseling van elektronische documenten te vergemakkelijken en om ervoor te zorgen dat de documenten in een gestandaardiseerde en begrijpelijke vorm worden uitgewisseld.

 

Veilig netwerk van ‘communities’

Peppol bestaat uit ‘communities’. Organisaties kunnen via een community lid worden van Peppol. Die zijn altijd landspecifiek en door de overheden gefaciliteerd: zo is de Belgische Peppol-community bijvoorbeeld BOSA. In Nederland is dit de Nederlandse Peppol-autoriteit (NPa).

Peppol kent een aantal veiligheidsaspecten die je met standaard e-mails niet kan realiseren. Zo heeft het Peppol-protocol mechanismen om de authenticiteit van een verzender te garanderen. Daarnaast kan een factuur in Peppol niet gewijzigd worden. Ook vertrouwelijkheid is een belangrijk aspect, want alle verzonden gegevens tussen twee Peppol Access Points worden versleuteld verzonden. Het is ook telkens de lokale Peppol-community die de Peppol-ID voor die community vastlegt. In België wordt hiervoor vooral het btw-nummer gebruikt, terwijl dit in Nederland het KvK-nummer is.

 

Het belang van Access Points

Access Points geven je toegang tot het beveiligde netwerk om facturen te versturen en te ontvangen. Vergelijk een Access Point met een telecomprovider die jouw bedrijf verbindt aan het telefonienetwerk: een Peppol Access Point verbindt je met het Peppol-netwerk. Dit gebeurt via zogenaamde Peppol ID’s waarvan je als bedrijf gebruik kan maken. Zo krijg je toegang tot het internationale facturennetwerk.

 

Uitrol in diverse Europese landen

Almaar meer landen verplichten het gebruik van het Peppol-netwerk om e-facturen te versturen. In België is het gebruik van Peppol al sinds 2017 verplicht voor de facturatie aan Vlaamse overheidsinstanties. In Nederland zijn leveranciers sinds april 2019 verplicht om e-facturen te sturen naar de overheid als dit contractueel opgenomen is of in de aanbesteding vermeld staat. In Italië is het versturen van e-facturen zelfs al verplicht voor B2B-facturatie. Die laatste trend – e-facturatie tussen bedrijven onderling – is de laatste jaren niet meer te stuiten.

 

Het belang van Peppol

Dankzij Peppol kunnen bedrijven en overheidsinstanties in Europa op een gestandaardiseerde manier elektronische documenten uitwisselen. Dat betekent dat bedrijven die deelnemen aan het Peppol-netwerk profiteren van een veilige en efficiënte manier van documentuitwisseling, zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken over de compatibiliteit van verschillende systemen of over de veiligheid van hun documenten.

Daarnaast biedt Peppol bedrijven en overheidsinstanties de mogelijkheid om kosten te besparen en hun efficiëntie te verbeteren. Door gebruik te maken van e-facturatie en het Peppol-netwerk, kunnen bedrijven bijvoorbeeld tijd besparen die anders zou worden besteed aan het handmatig invoeren van facturen, en wordt de kans op (menselijke) fouten aanzienlijk kleiner. Ook overheidsinstanties profiteren van de efficiëntie van e-facturatie, omdat zij in staat zijn facturen sneller te verwerken en te betalen. Hierdoor verminderen ze hun administratieve lasten.

 

Wist je trouwens dat Billit het grootste Peppol Access Point heeft in België, en zelfs wereldwijd? Lees hoe je met Billit facturen verzend en ontvangt via Peppol.


Op Weg Naar Digitaal Factureren Wat Is UBL
Kennis & vaardigheden

Op weg naar digitaal factureren: wat is UBL?

In een vorig blogartikel kon je lezen wat Peppol is en hoe dit beveiligde Europese netwerk het mogelijk maakt om elektronische facturen uit te wisselen. Een van de bouwstenen bij e-facturatie is UBL (Universal Business Language). Begin 2015 was Billit een van de eerste facturatiesoftwarepakketten in België waarmee ondernemers UBL-facturen konden versturen en automatisch verwerken. Maar wat is UBL precies? Hoe werkt het en wat zijn de voordelen? Een overzicht.

Lees meer
Op Weg Naar Digitaal Factureren Wat Is Mercurius
Kennis & vaardigheden

Op weg naar digitaal factureren: wat is Mercurius?

In vorige blogs legden we al uit wat Peppol is en wat de rol is van UBL bij de opmaak van facturen en andere documenten. In dit artikel zoomen we in op de basisprincipes van het platform Mercurius. Wat moet je hierover weten?

Lees meer
Op Weg Naar Digitaal Factureren. Wat Is Chorus Pro
Kennis & vaardigheden

Op weg naar digitaal factureren: wat is Chorus Pro?

In vorige blogs zoomden we in op de basisprincipes en het belang van Peppol, UBL en Mercurius. In dit artikel ontdek je wat Chorus Pro is. Wat moet je over deze oplossing weten?

Lees meer
Sluit je aan op het Billit Peppol Access Point

Ga meteen aan de slag met Peppol