Nog sneller geholpen worden?

Schrijf het perfecte supportticket

Bij Billit staan we erop onze klanten zo snel mogelijk te helpen. Toch kan je er zelf voor zorgen dat jouw vraag of probleem nog sneller opgelost raakt door een duidelijk supportticket aan te maken. Met de juiste info kunnen onze supportmedewerkers namelijk veel sneller je probleem analyseren en oplossen. Bovendien bespaart het ons team en jezelf een heleboel e-mails met bijkomende vragen die onze medewerkers soms nodig hebben om je probleem te kunnen op te lossen.

Waar let je best op bij het aanmaken van een supportticket?

• Schrijf een duidelijke en beknopte onderwerpregel. Dankzij een duidelijk en beknopt onderwerp kunnen onze supportmedewerkers snel inschatten welke medewerker je het best kan helpen of inschatten of je probleem met prioriteit behandeld moet worden.

• Introduceer jezelf. Geef het btw-nummer of e-mailadres van je account mee, of laat ons weten in functie van welke onderneming je contact opneemt.

• Vermeld je einddoel. Wat was je aan het doen, en in welke stap van het proces liep het fout? Probeer het probleem duidelijk te omschrijven. Welk resultaat verwachtte je van het proces dat ja aan het uitvoeren was en wat was het resultaat dat je bekwam en niet tevreden mee bent?

• Vermeld technische details. Nuttige technische details kunnen zijn: het webadres of de URL waar de fout is opgetreden, het dossier waarin het probleem is opgetreden (btw-nummer), de factuur waarover het gaat, het apparaat waarop het probleem zich voordoet en je besturingssysteem en browserversie. Twijfel je aan de technische details van je toestel/browser? Surf naar www.supportdetails.com. Deze pagina analyseert de gegevens via je browser en voorziet je meteen van alle details.

• Visualiseer je probleem. Neem een screenshot van het moment waarop iets fout ging. Of probeer op zijn minst zo goed mogelijk te beschrijven wat het probleem is.

• Vermeld het tijdstip en de frequentie van het probleem. Wanneer deed het probleem zich voor en blijft het probleem zich voordoen? Dankzij logboeken kunnen we vaak terugkijken wat er misliep op het moment dat het probleem zich voordeed. Deze info kan voor onze medewerkers heel nuttig zijn om je probleem snel te kunnen analyseren en op te lossen.

• Wat heb je zelf al geprobeerd? Heb je zelf al stappen ondernomen om het probleem op te lossen? Geef deze dan zeker mee in je supporticket. Zo hoeven onze medewerkers deze stappen niet opnieuw uit te voeren of kunnen ze misschien sneller afleiden waar en waarom iets fout ging.