Wat is een proforma-factuur?

Een proforma factuur is geen officiële factuur.

Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.

In de praktijk kan een pro-forma factuur diverse doelen dienen:

1. Het begeleiden van zendingen waarvoor geen betaling vereist is (bv. garantieleveringen of de levering van stalen en monsters);
2. Ter bevestiging van een order, in samenhang met de verkoopsvoorwaarden;
3. Voor het opstellen van een inklaringsdocument;
4. Voor het opstellen van een Letter of Credit (L/C of documentair krediet);
5. Voor het aanvragen van vergunningen;
6. Voor het afsluiten van een transportverzekering;
7. Omdat het een verplicht document is in het land van invoer.

In Billit kan je via Instellingen > Huisstijl een nieuwe huisstijl toevoegen  voor offerte of leveringsbon (niet bij Facturen) met als titel proforma. Vervolledig de lay-out van deze huisstijl zoals je wenst dat de proforma factuur er moet uitzien. Vervolgens maak je een nieuwe document aan (bijvoorbeeld offerte) en selecteer je in de lay-out de proforma layout. Je zal merken dat het document dat Billit aanmaakt een Proforma PDF is. Deze PDF kan je vervolgens eenvoudig bezorgen aan je klant. Later kan je met een klik op de knop een echte factuur maken van deze proforma factuur.